Czego unikać w służbowych mailach?

123rf.com

Czytanie i odpowiadanie na maile zajmuje sporą część dnia pracy. Wiele wiadomości, od razu kasujemy, z szumu informacyjnego wyławiamy tylko te naprawdę istotne albo ciekawe. Jak pisać maile, które nie tylko będą czytane, ale też zbudują nam markę profesjonalisty?
„Przede wszystkim warto pozbyć się z ich treści kilku słów zapychaczy, które albo osłabiają przekaz albo sprawiają, że brzmimy niepewnie. Dzięki temu będziemy dostawać odpowiedzi znacznie częściej”, radzi Bartosz Struzik z międzynarodowego serwisu kariery MonsterPolska.pl.

reklama

Tylko
Przykład: Chciałem tylko sprawdzić, czy masz już odpowiedz do dokumentu, który ci przesłałem.
Dlaczego nie działa? Bo umniejsza wagę tego, o co prosimy. Daje sygnał, że naszą sprawę można spokojnie zdjąć z listy priorytetowych zadań.
Lepiej napisać: Czy masz już odpowiedź do dokumentu, który ci przesłałem? Musi być gotowa do końca dnia

Prawdopodobnie
Przykład: Prawdopodobnie mógłbym przesłać oświadczenie zarządu około południa.
Dlaczego nie działa? Wprowadza niepewność. Jeśli nie jesteśmy czegoś pewni, lepiej tego nie pisać. Założyć, że zadanie może zająć więcej czasu.
Lepiej napisać: Nie dam rady przesłać oświadczenia zarządu do południa, bo muszę przygotować także jego wersję online. Prześlę je do końca dnia.

Próbować
Przykład: Spróbuję zredagować artykuł, który przesłałeś.
Dlaczego nie działa? Pokazuje, że nie jesteśmy pewni swoich umiejętności. Nie ma nic złego w proszeniu o pomoc. Wtedy wysyłamy sygnał, że dbamy o to, by wykonać zadanie poprawnie.
Lepiej napisać: Zabieram się za redakcję artykułu. Ale mam kilka pytań, zanim zacznę – czy możesz spotkać się za mną na pięć minut?

Może
Przykład: Może powinniśmy napisać rozdział o tym, dlaczego powołaliśmy firmę do życia… Może mógłbym pojechać na konferencję w marcu…
Dlaczego nie działa? Sprawia, że brzmimy jak zaniepokojeni albo obojętni wobec sprawy.
Lepiej napisać: Napiszmy rozdział o tym, dlaczego powołaliśmy firmę do życia. Mogę pojechać na konferencję w marcu .

Przepraszam
Przykład: Przepraszam, mam spotkanie o 13, czy 14 będzie w porządku?
Dlaczego nie działa? Jest zupełnie niepotrzebne, umniejsza naszą stanowczość. Lepiej konstruować jasne przekazy i pytać bez przepraszania.
Lepiej napisać: Mam spotkanie o 13. Czy o 14 będzie pan wolny?