Jak zapanować nad służbową pocztą?

fot.123rf

Współczesny pracownik nie wyobraża sobie codziennej pracy bez dostępu do poczty email. To najszybsza i najbardziej skuteczna forma komunikacji, ale niewłaściwe jej używanie może wprowadzić zamęt oraz przytłoczenie w życiu każdego zatrudnionego. W tym przypadku sprawdza się prastara zasada pt. „co za dużo, to niezdrowo”. Podpowiadamy więc, jak zapanować nad służbowym emailem, by stać się bardziej efektywnym.

reklama

Wysyłaj mniej

Może wydawać się to absurdalne, ale wcale nie oznacza, że powinniśmy zrezygnować z odpisywania na ważne wiadomości. 80% przychodzących codziennie na naszą skrzynkę powiadomień wymaga naszej odpowiedzi, pozostała cześć nie ma aż tak wysokiego stopnia priorytetowości. – O wiele efektywniejsze jest segregowanie maili, wedle ich stopnia ważności i pilności. Co zaskakujące, wiele kwestii, które na jakiś czas odłożymy „na bok”, może się w międzyczasie sama rozwiązać – ktoś znajdzie potrzebne mu dane albo stwierdzi, że tak naprawdę nie są mu potrzebne – podkreśla Małgorzata Majewska, ekspert portalu monsterpolska.pl

Ustal czas na odpisywanie

Zbyt duża ilość przychodzących codziennie e-maili powoduje, że zamiast skupić się na wykonywanym właśnie zadaniu – co kilka, kilkanaście minut się od niego na chwilę odrywamy, aby przeczytać wiadomość. To z kolei dekoncentruje i sprawia, że nie jesteśmy w pełni efektywni. Tymczasem nikt nie wymaga, aby na otrzymanego e-maila odpowiedzieć w trybie natychmiastowym. W większości przypadków poruszona kwestia może poczekać co najmniej kilkanaście minut – lub znacznie dłużej. Zamiast więc co chwila „odświeżać” skrzynkę odbiorczą, warto ustalić odpowiedni czas, który poświęcimy na korespondencję.

Wychwytuj najważniejsze

Wielu pracowników ma duży problem z przeoczaniem najważniejszych informacji w wiadomościach. W efekcie odpowiada na nie niezbyt precyzyjnie lub w ogóle nie odpowiada. Powoduje to konieczność wysłania kolejnych e-maili, na które trzeba oczywiście odpowiedzieć. W tym przypadku najlepszych rozwiązaniem będzie staranne czytanie wiadomości i staranne odpowiadanie na każde zawarte w nich pytanie. Selekcja informacji znacznie ograniczy ilość przychodzącej korespondencji.

Użyj technologii

Zainstaluj w swoim komputerze służbowym filtr antyspamowy, aby usunąć niepotrzebne wiadomości, od tych kluczowych dla swojej pracy. – Utwórz również foldery, do których kierowane będą powiadomienia np. od Klientów, przełożonego czy innych pracowników. Dzięki temu wysyłane do Ciebie maile, będą „wpadać” do odpowiednich katalogów, a Ty łatwiej nad nimi zapanujesz – zachęca Małgorzata Majewska.

Wybieraj telefon

Są chwile, kiedy otrzymana wiadomość nie jest dla Ciebie zbyt jasna, albo w treści pada zbyt wiele pytań. Wówczas zamiast odsyłać zwrotkę z dopytaniem albo poświęcać dużo czasu na długiego maila z odpowiedzią na wszystkie nurtujące kwestie, warto sięgnąć po telefon i oddzwonić do nadawcy komunikatu. Można przecież wszystko wyjaśnić mu osobiście. To zaoszczędzi obu stronom czasu oraz skutecznie rozwieje wszelkie wątpliwości.