Planowanie pracy: jak zwiększyć efektywność?

fot.123rf

E-maile pozostawione bez odpowiedzi, stos dokumentów do przejrzenia, mnóstwo spraw odkładanych na później, telefonów do wykonania, rozmów do przeprowadzenia. Nie wpadaj w panikę: potrzebujesz tylko chwili, żeby dobrze zaplanować działania.
Nadmiar obowiązków zawodowych coraz częściej bywa normą. Pracujemy z poczuciem ciągłego pośpiechu i w dyskomforcie związanym ze stresem, który wynika z dużej ilości zadań do wykonania. Może się wydawać, że nie ma dobrego rozwiązania: obowiązków nam przecież nie ubędzie, a czas się nie rozciągnie. Co robić? Zainwestować w swoją efektywność. A dokładniej?

reklama

– Moja odpowiedź jest prosta: planowanie – mówi Beata Uytenbogaardt, współzałożycielka PEPworldwide Poland, zespołu trenerów i doradców z obszaru efektywności osobistej. – Wielu może kojarzyć się z nudą, sztywnością, ograniczeniami. Ale to nieprawda, bo w planowaniu możemy być kreatywni.

Zdaniem Beaty Uytenbogaardt boimy się planować, bo nie wiemy, jak to robić. Jeżeli się tego nauczymy, zauważymy, że czas można „wrzucić” do kalendarza, wreszcie zacząć nim zarządzać, a także (czemu nie?!) bawić się nim.

Kalendarz to jedno z magicznych narzędzi planowania, drugim jest lista zadań. Beata Uytenbogaardt tłumaczy, że są zadania ważne i mniej ważne. Zajmujemy się tymi ważnymi, a nieważnymi się nie zajmujemy. Po prostu. Ważne sprawy natomiast są albo pilne, albo niepilne. Od razu wykonujemy pilne, a niepilne planujemy. Musimy nauczyć się nimi sprawnie żonglować. Odczujemy, że planowanie jest wolnością, kiedy wytrenujemy w sobie nawyk robienia rzeczy od razu. „Zrób to od razu” jest złotą zasadą planowania!

– Warto sobie uświadomić, że mamy pewną brzydką cechę, a nazywa się ona: „odkładanie” – mówi Beata Uytenbogaardt. – A skoro już to wiemy, możemy zastanowić się, co zrobić, żeby nie odkładać. Najlepszym sposobem na nieodkładanie jest – to logiczne – robienie rzeczy od razu. Często kojarzy się to jednak z robieniem rzeczy naraz, a to zupełnie inna bajka. Mamy wykonywać zadania po kolei, co oznacza, że coś musimy ułożyć w pewnym szeregu.

Czyli wziąć do ręki kalendarz i poustawiać czas na dane sprawy. Czas jest jedną linią, nie mamy dwóch czasów, trzech ani czterech. Dlatego tak łatwo jest się nauczyć planować. Musimy poukładać na jednej linii swoje sprawy. Proste? Żeby wypracować w sobie nawyk robienia rzeczy od razu, eksperci PEPworldwide zalecają wdrożyć w życie i konsekwentnie realizować kilka nieskomplikowanych zasad.

Zasada 1: Rób najpierw rzeczy trudne i niemiłe

Odkładamy wykonywanie tych zadań, których nie lubimy albo uznajemy za zbyt skomplikowane. Warto jednak uniknąć stresu związanego z oczekiwaniem na moment, w którym i tak będziemy musieli się z nimi zmierzyć.

– Jeśli masz na przykład trzy rzeczy do zrobienia: pierwsza z nich jest fajna i łatwa, druga jest OK, ale niezbyt ciekawa, bo na przykład rutynowa, a trzeciej nie znosisz robić – zwykle zaczynasz od pierwszej, potem przechodzisz do drugiej i wykonujesz ją tak długo, że na trzecią nie ma już czasu. Oczywiste jest, że nie czujesz się z tym dobrze – mówi Beata Uytenbogaardt.

Co robić? Zaczynać od trzeciej sprawy. Wtedy nie tylko zajmie ci ona mniej czasu, ale równocześnie, gdy się już z nią uporasz, wygenerujesz dużo pozytywnej energii. Z werwą zajmiesz się sprawą pierwszą i drugą i jeszcze zostanie ci sporo czasu oraz przekonanie, że jesteś świetna.

Artykuł pochodzi z archiwum magazynu SENS

ZOBACZ AKTUALNE WYDANIE »