Jak ułożyć sobie relacje zawodowe?

Z jakimi problemami najczęściej się spotykasz podczas szkoleń w firmach?

Zwykle zaskakuje mnie, jak rzadko zespoły pracownicze mają wypracowane reguły codziennego bycia razem. Nie wiemy, jak się porozumiewać, jak współpracować. Konkretne problemy zwykle dotyczą wspólnego funkcjonowania w przestrzeni typu open space. Osoby, które szkolę, skarżą się, że współpracownicy prowadzą głośne, często prywatne rozmowy przez telefony komórkowe, jedzą przy biurkach obiady, słuchają muzyki. Jeśli nie dogadamy się w kwestiach tego, w czym się zgadzamy, a w czym nie – bardzo trudno nam będzie żyć razem na tych kilkunastu metrach kwadratowych. Jasne reguły są potrzebne w każdej grupie, także w rodzinie.

Często jednak nie mamy tej świadomości.

Moim zdaniem za mało jesteśmy świadomi potrzeb innych ludzi. Tak naprawdę każdy z nas patrzy na świat przez pryzmat swoich potrzeb, swojego światopoglądu, swojego charakteru, temperamentu. Często zapominamy, że tak bardzo się różnimy. I nie mamy odwagi powiedzieć, co nam przeszkadza. A kiedy jest brak porozumienia, najczęściej ten, kto jest silniejszy, narzuca innym swój styl bycia, styl pracy i porozumiewania się. Jeżeli chcemy stworzyć zgrany zespół czy po prostu żyć w zgodzie pomimo różnic, jakie nas dzielą, to – po pierwsze – trzeba ustalić zasady. Najlepiej, kiedy samodzielnie wypracuje to grupa, a nie będzie oczekiwać, że firma czy szef narzucą im gotowe rozwiązania.

Czyli: najlepiej zadbamy o siebie sami.

Tak, trzeba wyjaśnić innym, czego chcemy, a czego nie. Omówić to i ustalić. Możemy odwołać się do listy zasad, jakie obowiązują w naszej firmie, w naszym zespole, jeśli taka jest. Zastanowić się, jak ma to wyglądać u nas. A następnie stworzyć własną listę. Każdy pracownik, każdy członek zespołu powinien ją zaakceptować, żeby nie było dalszych nieporozumień.

Coś w rodzaju kodeksu, regulaminu?

Można to różnie nazwać – kontrakt, „nasze zasady”. Dopóki ustalone przez wszystkich reguły nie staną się dla wszystkich jasne i przejrzyste i nie wejdą nam w krew, można je spisać i powiesić na tablicy ogłoszeń.

Jakich zachowań, oprócz jedzenia przy biurku i prywatnych rozmów, mogą dotyczyć te zasady? 

Na przykład kwestii pogaduszek. Często mamy potrzebę, żeby przerwać pracę i kogoś zaczepić, porozmawiać, podejść do biurka, zapominamy o tym, że ten ktoś może być w tym momencie mocno skoncentrowany na zadaniu. Żeby wrócić do takiego samego poziomu koncentracji, będzie potrzebował potem sporo czasu. Można też wspólnie ustalić, że będziemy otwarcie mówić, co nam się nie podoba, kiedy zauważymy, że czyjeś zachowania nam przeszkadzają. Tym sposobem wykluczamy plotki, częste zjawisko w miejscach pracy.

Szczerość i przejrzystość.

Otwartość i uważność.

Gdybyśmy byli uważni na drugiego człowieka, nie trzeba by kodeksu powieszonego na tablicy ogłoszeń.

Uważność wiąże się ze świadomością, a nie wszyscy są na tym samym jej poziomie. Nie każdy poza tym jest empatyczny. A reguły są regułami. Jeśli wszyscy je zaakceptują, zawsze można się do nich odwołać. To są konkrety. W ustaleniu zasad współpracy pomóc może mapa zespołu, którą można opracować z pomocą coacha. Oddaje ona na przykład preferowane style zachowania osób wchodzących w skład zespołu czy rodzaj komunikacji, której potrzebuje grupa.

To rodzaj testu? 

Można to nazwać testem, bo odpowiada się na pytania. Najczęściej są to analizy on-line, które automatycznie generują odpowiedzi. Mapa zespołu jest przydatnym narzędziem, za którym stoją pewne algorytmy. Na podstawie indywidualnych wyników otrzymujemy grupową syntezę.

Chodzi o to, żeby pogodzić różnice?

Tak. Bo na przykład jedni są ekstrawertykami, drudzy introwertykami. W inny sposób przetwarzamy informacje czy podejmujemy decyzje. Niektórzy wolą skupić się na szczegółach i zanim zdecydują się na jakieś rozwiązanie, muszą mieć czas na analizę i wziąć pod uwagę wiele detali. Takie osoby potrzebują więcej spokoju, ciszy, możliwości indywidualnej pracy. Są to cenne informacje, na podstawie których wiemy, w jaki sposób układać współpracę. Warto wiedzieć, kto w zespole woli rozmowy twarzą w twarz, a nie przepada za rozwiązywaniem problemów w większym gronie. Kto ma naturalną tendencję do otwartej konwersacji, a kto jest dobry w słuchaniu. Świadomość tych wszystkich różnic powoduje, że jest nam łatwiej odnaleźć się w zespole.

W grupie mogą też być osoby, które myślą błyskawicznie, tak też wpadają na pomysły i w lot podejmują decyzje.

Takie osoby często narzucają swój styl, nie mają cierpliwości, żeby czekać na tych, którzy muszą przeanalizować szczegóły. Przez to też często biorą na siebie dużo obowiązków, bo wolą wykonać pracę sami. Z drugiej strony zdarza się, że szybko nudzą się pomysłami i nie wdrażają ich w życie. Ich wizje są dosyć intuicyjne, niepodbudowane faktami, danymi statystycznymi, analizą trendów czy rzeczywistości.

Czyli mamy kodeks i uznajemy, że wszyscy jesteśmy puzzlami jakiejś większej układanki. Co dalej?

Warto stworzyć wspólne forum ciągłego ulepszania tej współpracy. Wiadomo, że wszelkie formy warsztatów, coachingu, szkoleń są niezwykle pomocne, ale uważam, że nie zastąpią regularnych spotkań, podczas których będziemy pracować nad sobą na bieżąco. Wiadomo, problemy i tak się będą pojawiać, ale ważne jest, żeby nie rozpatrywać ich na poziomie personalnym. Że na przykład jakiś konflikt dotyczy tylko dwóch osób, tylko że jest to wyzwanie, z jakim mamy do czynienia w naszym zespole. O co zwykle chodzi w takich konfliktach?

Często dotyczą one wchodzenia na czyjeś terytorium. Nie mając jasnych zasad funkcjonowania w relacjach, łatwo przekraczamy granice innych osób. Z drugiej strony nie mówimy jasno, co nam odpowiada, a co nie. Czasem mamy poczucie nierównomiernego podziału zadań, nierównego traktowania przez przełożonego lub pretensje dotyczące rozwoju naszej kariery, awansu wewnątrz zespołu. Są też konflikty związane z rywalizacją w zespole.

Czy w pracy potrzebna jest rywalizacja?

W obecnych modelach zarządzania coraz częściej odchodzi się od rywalizacji wewnątrzzespołowej. Rywalizacja tak naprawdę niszczy zespoły. Współpraca przynosi dużo lepsze wyniki. Czy rywalizujemy, czy też nie – to może być jedna z zasad nas obowiązujących. Tutaj dotykamy tematu wartości, jakimi się kierujemy w miejscu pracy, rozumianym jako nasze codzienne tu i teraz.

Czy jest najważniejsza zasada, jaką wartością kierować się w pracy?

Z góry nałożone nakazy i zakazy niewiele są warte. Chodzi o to, żeby zespoły wspólnie wypracowały taki system wartości, który potem przełożą na konkretne zachowania. Jeśli tak się stanie, między współpracownikami pojawia się szacunek, akceptacja dla inności, otwartość i co najważniejsze – wzajemne wsparcie. Wszystko to robimy po to, żeby nam się chciało codziennie przychodzić do pracy, być ze sobą. Podczas szkoleń czy coachingów zespołów często rzucam hasło: „Czego potrzebujemy, żeby stworzyć dream team?”.

I jest to możliwe?

Możliwe, ale niełatwe. Wiele osób nie jest przyzwyczajonych do tego, żeby budować relacje w oparciu o konkrety. Często mamy przekonanie, że między ludźmi pewne rzeczy dzieją się automatycznie. W konsekwencji zdajemy się na żywioł. Łudzimy, że samo się ułoży. A tak się nie stanie. Trwałe porozumienie wymaga solidnej pracy, dużej samoświadomości i samodyscypliny. Na początku może być trudno.

Ale warto?

Na pewno warto. Wręcz trudno mi sobie wyobrazić, żeby bez jasnych zasad można było dobrze funkcjonować w jakimkolwiek miejscu pracy.

Małgorzata Kniaź certyfikowany trener biznesu i coach, menedżer z wieloletnim doświadczeniem. Specjalizuje się w warsztatach i szkoleniach z zakresu  przywództwa oraz zarządzania zespołem, czasem i organizacją pracy. Wspiera organizacje w budowaniu kultury coachingowej.

Tekst pochodzi z wydania specjalnego SENS w Pracy