Przestrzenie biurowe pustoszeją. Pandemia COVID-19 odbiła się szerokim echem na dotychczasowym modelu pracy. Zmieniło się w związku z tym, u wielu ludzi, podejście do pracy biurowej. I chociaż brakuje nam spotkań, kontaktów ze współpracownikami oraz stałego rytmu dnia, niejeden pracodawca przekonał się, że taki system pracy całkiem dobrze się sprawdza z punktu widzenia interesów firmy.
Jak pisze dr Anita Basińska, socjolożka ze School od Form Uniwersytetu SWPS: „Badania pokazują, że 87% badanych chce pracować zdalnie, w tym 48% z możliwością przyjścia do biura, np.: raz w tygodniu, 23% w kilka dni w miesiącu, 16% wyłącznie zdalnie. Z kolei wg raportu Accenture 35% badanych chciałoby zwiększyć częstotliwość pracy z domu w przyszłości, co ciekawe ta liczba wzrasta do 48% w grupie badanych, którzy wcześniej nigdy nie pracowali zdalnie. W październiku 2020 r. Microsoft pozwolił wielu pracownikom na stały home office. Z kolei Facebook przewiduje, że w ciągu 5-10 kolejnych lat, nawet 50% ich pracowników będzie pracować zdalnie na stałe.”
Widać więc, że praca zdalna to przyszłość wielu firm. Nie będziemy już jej kojarzyć z przywilejem, który do niedawna przysługiwał nielicznym. Część osób dostrzegła zalety pracy w domu i zdołała zaaranżować sobie biurową przestrzeń. Dla innych, szczególnie, gdy przebywają w domu z dziećmi, jest ona wciąż problemem, jednak muszą się dostosować.
Czy biura znikną, czy zostaną przeprojektowane? – Biura nie znikną, gdyż zgodnie z koncepcją BA (tłum. z języka japońskiego na angielski jako place) zaadaptowaną do nauk o zarządzaniu przez I. Nonakę, teoretyka organizacji - jest to miejsce niezbędne do wytwarzania wiedzy: dzielenia się nią, przetwarzania i generowania pomysłów. BA to wspólna przestrzeń/miejsce dla powstających relacji między ludźmi. To może być przestrzeń fizyczna (jak biuro), wirtualna (e-maile, telekonferencje), umysłowa (wymiana doświadczeń, pomysłów, ideałów) lub jakakolwiek ich kombinacja. Biura mogą się także przekształcić: przenieść się całkowicie lub częściowo do świata wirtualnego i jednocześnie korzystać z elastycznego najmu (tzw. core&flex – krótkoterminowy najem przestrzeni roboczej czy współdzielonej np. na potrzeby realizacji projektu). Niektóre biura dałyby radę również zmienić swoją powierzchnię – zmniejszyć ją, gdyby wszyscy pracownicy pracowali w modelu hybrydowym na zmiany lub zwiększyć, by móc zapewnić dystans fizyczny, gdyby znów pojawiła się taka konieczność. – zaznacza dr Anita Basińska.
Z pewnością nowe projekty biur muszą być dopasowane do obecnych oczekiwań, a przede wszystkim do kwestii bezpieczeństwa. Większość pracy wykonywana będzie w domu. Z kolei biura mogą stać się miejscem spotkań, gdy potrzebna będzie „burza mózgów”, czy omówienie jakiegoś projektu (model hub and club) – czyli miejscem interakcji społecznych. Całkowite odcięcie od ludzi nie wpływa dobrze na naszą psychikę i samopoczucie, co zresztą pokazują badania.
- Według raportu CBRE minusem pracy zdalnej dla 59% badanych było to, że nie widzą twarzy dookoła siebie. Zatem w trakcie wykonywania pracy samodzielnej, wymagającej skupienia ważne jest to, że dookoła nas są ludzie i można z kimś porozmawiać (współpracownik jest za ścianą) lub można wymienić uśmiech w open space. W biurze nawiązują się relacje między pracownikami, które sprzyjają inspiracji i motywacji oraz buduje się poczucie wspólnoty. Kreatywność i efektywność w rozwiązywaniu zadań zależy od współobecności, od możliwości spotykania się i prowadzenia także nieformalnych rozmów. Podczas pracy zdalnej badanym najbardziej brakowało rozmów ze współpracownikami (59%), bezpośrednich spotkań (54%) i wspólnych lunchy (36%) – podsumowuje socjolożka ze School of Form – Komunikacja, która nie odbywa się twarzą w twarz jest bardziej funkcjonalna i zorientowana na zadanie, mniej bogata i wieloaspektowa.
Taki styl pracy przekłada się więc na to, że mamy większą trudność w tworzeniu stałych, długoterminowych relacji. Możliwość spotkań, w celu omówienia zadań czy projektów, wydaje się wręcz niezbędna. Do tego jednak potrzebne są odpowiednio zaprojektowane przestrzenie biurowe.
Bezpieczeństwo, wielofunkcyjność, elastyczność, modułowość – to podstawowe cechy, jakie architekci i projektanci biorą pod uwagę w przypadku „postpandemicznych” biur. – Tak przynajmniej wynika z wielu raportów (m.in.: Kinnarps, Skanska i InFuture Institute, Cushman & Wakefield).
Jakie zmiany powinny zajść w biurach? – Przede wszystkim przestrzeń biurowa powinna być łatwa do przebudowy (za pomocą różnych ścianek lub mebli modułowych) – po to, żeby można było utworzyć tymczasowe miejsce pracy (dla pracownika, który przychodzi tylko w niektóre dni) lub miejsce do pracy „na chwilę” (z przeznaczeniem na krótkie spotkanie), czy też inne wielofunkcyjne strefy pracy o różnym charakterze.
– Biura mają przypominać przestrzenie domowe pod kątem mebli (np. kanapa, fotel), komfortu akustycznego, dostępu do naturalnego światła, obecności zieleni, możliwości personalizacji miejsca pracy oraz bezpieczeństwa (np. przestrzeń powinna być tak zaprojektowana, żeby zachować dystans fizyczny). Ta domowość biura odnosi się także do naczelnej zasady koncepcji Activity Based Working, czyli to pracownicy najlepiej wiedzą, czego potrzebują, więc przestrzeń do pracy powinna wyglądać tak, aby mogli sami decydować, jak i gdzie chcą pracować – podkreśla dr Anita Basińska – Kluczem do dobrego projektu biura w przyszłości postpandemicznej jest zatem projektowanie nastawione na dobre samopoczucie człowieka (wellbeing design), w ramach którego mieści się projektowanie biofilne (biophilic design). Projektowanie biofilne bazuje na pierwotnym związku człowieka z naturą oraz założeniu, że otoczenie wpływa na komfort i efektywność pracy. Wykorzystuje ono m.in.: naturalne materiały, rośliny, zapewnia dostęp do wysokiej jakości powietrza i maksymalnie możliwy dostęp do naturalnego światła, komfort termiczny i komfort akustyczny, miejsca schronienia (może to być strefa do odpoczynku lub kanapa z wysokim oparciem), czego efektem jest zrównoważona przestrzeń do pracy.
Źródło: materiały SWPS; dr Anita Basińska socjolożka, autorka publikacji z zakresu kultury organizacyjnej i funkcjonowania przedsiębiorstw.