Praca zdalna przynosi wiele korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom, niemniej jednak wymaga właściwej organizacji. Bardzo istotne jest rejestrowanie oraz kontrolowanie czasu pracy poszczególnych osób, które pozwala między innymi oceniać ich efektywność. Na czym dokładnie polega ewidencja czasu pracy na home office i jak ją wdrożyć?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy nie jest niczym nowym, jednak w dobie home office nabrało ono szczególnego znaczenia. pozwala między innymi:
- kontrolować godziny pracy,
- monitorować wyjścia oraz spóźniania,
- prowadzić efektywną ewidencję nadgodzin,
- monitorować liczbę oraz długość przerw.
Tego typu informacje są niezbędne przede wszystkim managerom poszczególnych działów, którzy mogą efektywniej planować grafiki, rozporządzając tym samym czasem pracy poszczególnych osób. Ponadto ewidencja czasu pracy pozwala uniknąć nieporozumień pomiędzy członkami zespołu, zwłaszcza jeśli podejście niektórych osób do pracy czy ich zachowanie budzą wątpliwości. Warto zwrócić uwagę na to, że dzięki efektywnej ewidencji czasu pracy można wygodnie naliczać wynagrodzenia, rozliczać grafiki czy podróże służbowe pracowników. Jest to narzędzie, z którego bardzo chętnie korzystają w swojej codziennej pracy księgowi oraz kadrowcy, zajmujący się sprawami pracowniczymi i wynagrodzeniami.
Rejestracja czasu pracy, jak do tej pory, nie była powszechnym rozwiązaniem, które byłoby stosowane w wielu firmach. Najczęściej wdrażały ją duże korporacje, w których managerowie działów zarządzają zespołami złożonymi z nawet kilkunastu osób. Kontrolowanie czasu pracy bez odpowiednich narzędzi byłoby bowiem niemożliwe w takim przypadku. Niemniej jednak w dobie home office ewidencja czasu pracy nabrała zupełnie innego wymiaru. Tutaj bowiem brakuje możliwości osobistego kontrolowania tego, jak pracownicy wykonują swoje obowiązki. Choć home office sam w sobie przynosi wiele korzyści, to w niektórych przypadkach może powodować swobodniejsze podejście do pracy. Warto zauważyć, że praca w domu powinna polegać wyłącznie na wykonywaniu powierzonych obowiązków, niemniej jednak niektórzy pracownicy w tym czasie podejmują również różnego typu prace domowe.
Problemem jest też liczba przerw, którymi można dysponować w nieco swobodniejszy sposób, niż będąc w biurze. Pojawia się bowiem ryzyko nadużyć – należy pamiętać, że przerwa na kawę, rozmowę z innym domownikiem czy ugotowanie obiadu również powinna wliczać się do czasu pracy. Zgodnie z obowiązującym prawem pracownikom na home office nie przysługują dodatkowe przerwy. Dlatego też tak kluczowe jest prowadzenie ewidencji czasu pracy, które pomaga usprawnić planowanie obowiązków przełożonym, ale także staje się pomocnym, dyscyplinującym narzędziem dla pracowników. . Czas pracy powinien być ewidencjonowany przez każdego pracownika, bez względu na to, czy wykonuje on swoje obowiązki w standardowych, czy też w elastycznych godzinach.
Ewidencja czasu pracy na home office wymaga kompleksowego podejścia. Przede wszystkim należy rejestrować czas pracy, a więc to, czy pracownik rzeczywiście wykonuje swoje obowiązki o określonych porach. Jest to bardzo istotne szczególnie w przypadku elastycznych godzin pracy, które często są wdrażane na home office. Pracownicy powinni szczegółowo ewidencjonować wykonywane obowiązki oraz czas, jaki jest im potrzebny na poszczególne zadania. Dzięki temu można lepiej ocenić efektywność pracownika, a także zaplanować pracę na dalsze dni.
Program do rejestrowania czasu pracy powinien zawierać funkcję rozróżniania nadgodzin. W kontekście home office jest to niezmiernie istotne, pracownicy bowiem często uskarżają się, że muszą wykonywać swoje obowiązki po godzinach pracy. W programie należy także ustalić sposób wliczania przerw do czasu pracy, co umożliwia sprawdzanie, czy pracownicy korzystają z nich zgodnie z obowiązującymi przepisami zakładowymi. Warto mieć świadomość, że rejestracja czasu pracy to jedno z narzędzi, które pozwala usprawnić pracę w domu oraz kontrolować efektywność pracowników. Dobrze jest skorzystać z tego narzędzia, zwłaszcza w czasach, gdy praca zdalna staje się coraz popularniejsza, a pracodawcy poszukują kolejnych rozwiązań, które ułatwią im sprawowanie funkcji nadzorczych oraz efektywną komunikację z zatrudnionymi.