Właściwa, efektywna komunikacja ma znaczący wpływ na atmosferę pracy w zespole. Przekłada się na motywację do działania, skuteczną współpracę, a tym samym wyniki pracy całej grupy. Dlatego tak ważne jest, żeby błędy w komunikacji w zespole zredukować do minimum.
W każdej formule współpracy wskazane jest przestrzeganie pewnych nadrzędnych zasad komunikacji. Na poniższym przykładzie widzimy, jakie mogą być skutki, gdy tak się nie dzieje i gdy pojawiają się błędy w komunikacji w zespole:
Anna pracuje w niewielkiej firmie developerskiej. Jej bezpośrednim przełożonym jest właściciel firmy, Piotr. Oboje darzą się szacunkiem i zaufaniem w sprawach zawodowych. Jednak wszystkie, nawet najdrobniejsze decyzje Anna musi konsultować z Piotrem. Tak było od początku ich współpracy i podobne oczekiwania szef ma wobec innych pracowników. Często czas podjęcia ważnej decyzji wydłuża się, bo komunikacja w pracy jest w danej chwili niemożliwa. W ostatnim czasie firma zaczęła mieć trudności i Piotr zrobił się nerwowy i opryskliwy. Miarka przebrała się, kiedy Anna samodzielnie podjęła dobrą – jej zdaniem – dla firmy decyzję. Piotr wściekł się i obraził ją przy innych pracownikach, mówiąc, że się wywyższa, a jednocześnie jest niekompetentna i niedouczona. Anna poczuła się głęboko urażona i niedoceniona. W efekcie przestała się starać i powoli traciła motywację do pracy, a przy tym oczekiwała w duchu, że Piotr ją przeprosi...
Przykład dobrej komunikacji dają w zespołach menedżerowie, w mniejszych firmach dyrektorzy lub właściciele. Jeśli oni popełniają błąd na swoim szczeblu, zespołowi trudniej jest wypracować prawidłowe wzorce komunikacji. W każdej grupie to lider tworzy i proponuje pewne normy zachowania i zasady komunikacji, a zespół je przejmuje lub – w przypadku słabego lidera – próbuje kreować własne. Bywa, że przełożony używa tak destrukcyjnych narzędzi komunikacji, że zespół nie może się zawiązać albo tak silnie odczuwa skutki tej komunikacji, że odbija się to negatywnie na efektach pracy w zespole.
Wiele błędów wynika z trudności interpersonalnych członków zespołu, dlatego tak dużą rolę pełni szkolenie w zakresie tych umiejętności i właściwe obsadzenie stanowisk managerskich.
Obecnie powszechna jest komunikacja w pracy on-line, przy użyciu różnych komunikatorów. Nierzadko zespół współpracuje na odległość, a zatrudnione w nim osoby nigdy się nie spotkały. Taki model współpracy niesie ze sobą pewne ograniczenia, ale z wielu powodów jest korzystny dla pracodawcy i zatrudnionych.
Główną przeszkodą w pracy na odległość jest brak możliwości nawiązania kontaktu osobistego. Takie relacje niosą ryzyko mniejszego zaangażowania we współpracę, mniejszego zaufania do współpracowników i mniejszej identyfikacji z firmą. Dobry bezpośredni kontakt w zespole jest ogromnym motywatorem do wykonywania codziennych zawodowych zadań. Tymczasem w wielu zespołach wyraźnie nadużywana jest forma komunikacji mailowej. Pracownicy często produkują liczne, obszerne maila do menedżera, który nie jest w stanie ich dokładnie przeczytać, ponieważ dostaje dziennie dziesiątki podobnych. Warto pisać konkretne i nastawione na określony cel komunikaty.
- wyraźny cel wiadomości
- precyzyjny tytuł
- zwięzłość
- czytelność i przejrzystość
- odpowiedni dobór słów w celu uniknięcia niedomówień.
Dobrym i niezwykle potrzebnym sposobem zwiększającym skuteczność komunikacji w zespołach pracujący na odległość są systematyczne spotkania. Aby zebranie było efektywne, dobrze jest przygotować plan spotkania i przekazać go uczestnikom przed spotkaniem, najlepiej drogą mailową. Plan powinien zawierać cel spotkania i przewidywać jego przebieg: kto będzie mówił, na jaki temat i w jakim czasie. Jeśli zabraknie czasu, należy zaplanować drugie spotkanie. Ludzie lubią, kiedy ich czas jest szanowany. Nagłe przedłużenia spotkania z 2 do 4 godzin sprawia, że uczestnicy stają się źli i zniecierpliwieni, a to ma wpływ na efektywność komunikacji. Warto sporządzić notatkę ze spotkania zawierającą ważne wnioski i rozesłać ją do uczestników, a także ustalić terminy realizacji poszczególnych, wypracowanych podczas spotkania działań.
Praca w zespole na odległość niesie również plusy – dla pracodawcy głównie ekonomiczne, a dla zespołu te związane z wyraźną koncentracją na zadaniach, a nie na relacjach. Efektem jest oszczędność czasu i często uniknięcie trudnych relacji interpersonalnych. A wreszcie – także możliwość pracy dla kilku pracodawców jednocześnie.
Niezależnie od tego, czy pracujemy na odległość, czy codziennie spotykamy się z naszymi współpracownikami, dbajmy o jakość komunikacji, gdyż jest to narzędzie, które pozwala uniknąć wielu nieporozumień, podnosi wydajność współpracy i przekłada się na osobistą satysfakcję z niej.
Justyna Glińska: psycholożka, certyfikowana psychoterapeutka Polskiego Towarzystwa Psychologicznego. Prowadzi terapie w Centrum-Ja.