fbpx

Mechanizmy komunikacji: bojowy ton

Mechanizmy komunikacji: bojowy ton
fot.123rf

Czasem, chcąc zawalczyć o swoje, posługujemy się bojowym tonem, bo jesteśmy przekonani, że odbiorca będzie się z nami bardziej liczył. Jednak opresyjne mechanizmy komunikacyjne przynoszą skutek zgoła odmienny. W rzeczywistości jesteśmy bliżej zaognienia sytuacji niż znalezienia rozwiązania korzystnego dla obu stron.
Karolina, wzburzona po otrzymaniu od sekretarki prezesa informacji, że ma zaprojektować tylko część handlową sklepu, bez zaplecza oraz że ze względu na trudną sytuację finansową do końca roku firma zamówi u niej mniej projektów niż to było zakładane, wysłała e-maila do Prezesa z prośbą o rozmowę w sprawie przewidywanych zmian. Po tygodniu, nie otrzymawszy odpowiedzi, postanowiła ponowić korespondencję:

Panie Prezesie,

już drugi tydzień czekam na odpowiedź na mojego e-maila w sprawie projektu wnętrza sklepu firmowego. Unika Pan kontaktu ze mną i wyręcza się sekretarką, ale to nie z nią zawierałam umowę dotyczącą projektu, więc nie z nią będę ustalać zmiany. Chyba umawialiśmy się na coś innego, niż warunki, jakie mi teraz narzucacie. Zgodziłam się na niższą cenę jednostkową w zamian za możliwość wykonania projektów wnętrz czterech sklepów i siedziby zarządu. Czy naprawdę tak trudno dotrzymać obietnicy wobec projektanta, który ma nazwisko i firmując tym nazwiskiem Waszą markę, podnosi jej prestiż?

Z jakiegoś powodu komunikacja z Panem jest utrudniona. Na moje e-maile odpowiada Pan wybiórczo. A teraz nagle stawia mnie Pan przed faktem dokonanym obniżenia mojego honorarium. Uważam, że to jest kwestia braku szacunku w stosunku do mojej osoby. Dlatego nie kryję, że jest to dla mnie bardzo przykra sytuacja. Zanim podejmę ostateczną decyzję, chciałabym wiedzieć, co to znaczy mniej projektów do końca tego roku?

Nie wiemy na pewno, jaki był zamysł autorki e-maila, ale można przypuszczać, że Karolina postanowiła „zawalczyć” o swoje zlecenie. Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że pismo jest waleczne w tonie i z tego powodu skłoni prezesa do liczenia się z nią w większym stopniu niż dotychczas. Jednak Karolina posłużyła się mechanizmami, które prowadzą raczej do kłótni niż do osiągnięcia konsensusu:

Na pewno zręczniej byłoby odnieść się do informacji o dacie wysłanego pisma i braku odpowiedzi na nie, niż pisać „czekam już drugi tydzień” (bo takie sformułowanie rodzi chęć zadania pytania: „no i co w związku z tym?” oraz budzi przekonanie, że taka osoba będzie raczej czekać niż działać).

Diagnozowanie w kwestii unikania kontaktu przez prezesa jest przenoszeniem rozmowy w rejony hipotez wymagających sprawdzenia (czy rzeczywiście unika on kontaktu, czy może jest po prostu zaangażowany w inne sprawy). A z racji tego, że jest to mało wykonalne zadanie, prowadzi to rozmowę na manowce.

Wydaje się, że sprawą sekretarki w tej konkretnej sytuacji było przekazanie zmian dotyczących zakresu konkretnej pracy, a nie renegocjowanie całości umowy, więc pokrzykiwanie: „nie z nią będę ustalać zmiany” jest trochę wyprawą z szabelką na czołg, co nie buduje obrazu osoby sprawczej.

Sformułowanie: „chyba umawialiśmy się na coś innego, niż warunki, jakie mi teraz narzucacie” znowu wskazuje na to, że Karolina podświadomie postrzega siebie jako osobę stojącą na niepewnej pozycji. „Chyba” – to nie jest sformułowanie używane w umowach biznesowych i nie warto posługiwać się nim w przypadku renegocjowania umowy, bo sugeruje brak pewności co do swego stanowiska. Z kolei określenie „narzucacie mi” sugeruje, że propozycji nie traktujemy jako punktu wyjścia do negocjacji, tylko coś, co musimy zaakceptować.

Uderzanie w ton „czy naprawdę tak trudno dotrzymać obietnicy wobec projektanta, który ma nazwisko” powoduje odbieganie od meritum sprawy. Wszak firma zamawia u projektantki wykonanie projektu wnętrza, kwestie prestiżu wydają się w tej konkretnej sytuacji raczej drugoplanowe, więc jest to słaby argument w dyskusji. Kolejna próba wpłynięcia na zmianę postawy prezesa polega na zarzuceniu mu, że nie szanuje swojego zleceniobiorcy oraz wzbudzaniu poczucia winy. To nie jest jednak droga prowadząca do poszukiwania konstruktywnych rozwiązań.

Jak zatem powinien wyglądać e-mail Karoliny, żeby był rzeczywistą próbą poszukiwania rozwiązania mającego na względzie interesy obu stron? Zawsze dobrym wyjściem jest skoncentrowanie się na faktach i próbie znalezienia nowego rozwiązania:

Panie Prezesie,

w miniony czwartek wysłałam do Pana e-maila w sprawie projektu, do tej pory nie otrzymałam odpowiedzi, więc ponawiam moją prośbę o więcej informacji na temat planowanych zmian, ponieważ chciałabym mieć jasność na temat tego, jak planować swój czas. To, co dla mnie najistotniejsze, to następujące kwestie: Czy nadal chcecie Państwo zlecać mi projekty wnętrz pozostałych trzech sklepów? Czy projekt siedziby firmy jest nadal aktualny? Czy mniej projektów do końca roku oznacza, że umowa nie ulega zmianie i jej realizacja przesuwa się w czasie na przyszły rok, czy raczej na czas bliżej nieokreślony, co powodowałoby konieczność renegocjacji naszej umowy? Proponuję, byśmy spotkali się, zanim przystąpię do projektowania części handlowej sklepu, wspólnie przyjrzeli się zmienionej sytuacji i omówili kwestie finansowe wynikające z ewentualnych zmian dotychczasowych ustaleń.

Bardzo proszę o odpowiedź w ciągu dwóch najbliższych dni, co pozwoli mi podjąć decyzje dotyczące innych projektów. Kontakt telefoniczny z Pana strony też jest mile widziany.

  • Polecane
  • Popularne
  • Najnowsze