W Polsce zapotrzebowanie na pomoc psychologiczną rośnie niemal z dnia na dzień. Tylko w czasie pandemii około 40% naszych rodaków zaobserwowało u siebie pogorszenie zdrowia psychicznego. Później przyszła jeszcze wojna w Ukrainie, rosnąca inflacja i rozwijający się kryzys gospodarczy.
Współpraca reklamowa
To wszystko wpływa i przez najbliższe lata wpływać będzie na coraz większe zapotrzebowanie na pomoc psychologiczną. System nie jest jednak na taką sytuację do końca przygotowany. Brakuje wolnych terminów, a czas oczekiwania na poradę w ramach NFZ potrafi wynieść nawet 110 dni (średni czas oczekiwania na wizytę u psychologa w województwie mazowieckim).
W prywatnych przychodniach również zdarzają się kolejki, a chętnych w najbliższych miesiącach może przybywać. W takich okolicznościach odpowiednie zarządzanie wizytami oraz czasem pracy psychologów jest na wagę złota. W końcu każda odwołana w ostatniej chwili wizyta, każda godzina poświęcona na formalności zamiast faktycznej pomocy, to poważna strata.
Dlatego warto automatyzować niektóre procesy, korzystając z nowoczesnych narzędzi zwanych systemami rezerwacji online.
System rezerwacji online to proste narzędzie, które automatyzuje procesy umawiania wizyt oraz komunikacji z pacjentami. Dzięki wirtualnym kalendarzom (które można osadzić na stronie internetowej lub udostępniać pod postacią linków) umożliwia każdemu chętnemu samodzielne zapisanie się na terapię lub poradę psychologiczną. Bez konieczności dzwonienia na infolinię czy osobistej wizyty w przychodni.
Takie rozwiązanie powoduje, że zapisy na wizyty przyjmowane są przez 24 godziny, a pacjenci mogą umawiać się na z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. System synchronizuje kalendarze psychologów i na bieżąco aktualizuje ich grafiki, co – w przeciwieństwie do rezerwacji w zeszycie – ogranicza ryzyko nieporozumień czy błędów niemal do zera.
Dodatkowo system rezerwacji pozwala automatyzować komunikację z pacjentami (zarówno przed jak i po wizycie). Samodzielnie wysyła potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia o terapii, linki do konsultacji online, a także dane do płatności.
Działanie to można rozszerzyć poprzez synchronizację systemu z innymi aplikacjami (np. Fakturownią czy Paypal). Dzięki temu wiele procesów zadzieje się automatycznie, tworząc zintegrowane centrum prowadzenia przychodni.
Co to wszystko właściwie oznacza? Przyjrzyjmy się korzyścią z posiadania systemu rezerwacji online
#1 Oszczędność czasu i lepsza organizacji pracy
Odpowiednio skonfigurowany system rezerwacji wykona znacznie więcej niż tylko samo umówienie wizyty. Może przyjąć rezerwację, wysłać jej potwierdzenie, wygenerować ewentualny link do konsultacji online, umieścić informację w kalendarzu przydzielonego psychologa oraz przeprocesować płatności online. Do tego, poprzez integracje z innymi aplikacjami, może samodzielnie wystawić i wysłać fakturę czy też przekazać dane do programu księgowego.
Każda z tych czynności w normalnych warunkach zajmuje czas. Niby niedużo, ale zebrane razem wymagają już poświęcenia dłuższej chwili. A gdy jeszcze zbierze się więcej klientów? Automatyzacja tych czynności znacznie odciąży personel i pozwoli im skupić się na tym, co jest najważniejsze – opiece nad pacjentem.
#2 Więcej faktycznie zrealizowanych wizyt
Oszczędność czasu może – w niektórych przypadkach – przełożyć się bezpośrednio na większą przestrzeń do przyjmowania pacjentów. Nie jest to jednak jedyny czynnik, który wpływa na zwiększenie ilości realizowanych wizyt.
Dzieje się tak również dlatego, że wdrożenie systemu rezerwacji likwiduje jedną z najpoważniejszych barier dla pacjentów – ograniczenie czasu, w jakim mogą umawiać wizyty.
Przy klasycznych metodach rezerwacji, pacjenci mogą zapisywać się na wolne terminy jedynie w godzinach pracy przychodni. Tymczasem najwięcej wolnego czasu mają wieczorami. To właśnie wtedy, gdy kończy się pęd dnia codziennego, najwygodniej im umówić wizytę.
Przy rezerwacji telefonicznej nie mają takiej możliwości, ale systemy online działają przecież 24h na dobę. Pozwalają zapisać się na konsultacje o dowolnej porze i z dowolnego miejsca. To duże ułatwienie, które może przełożyć się na większą liczbę chętnych.
Dodatkowo system rezerwacji – poprzez powiadomienia sms – przypomni już umówionym pacjentom o zbliżających się terminach i tym samym umożliwi przełożenie ich odpowiednio wcześniej. Dzięki temu spadnie Ci liczba nieodbytych lub zapomnianych wizyt.
#3 Większy komfort pacjentów
System rezerwacji online to narzędzie bardzo chwalone nie tylko przez personel, ale również przez samych pacjentów. Bardzo chętnie korzystają oni z tej metody umawiania wizyt. Cenią sobie jej szybkość, wygodę i łatwość obsługi. Doceniają, że nie muszą dzwonić ani fizycznie odwiedzać psychologa, żeby umówić lub przełożyć wizytę. Wszystko to robią kilkoma kliknięciami przez Internet.
Co istotne, w wielu przypadkach system rezerwacji lepiej zatroszczy się o pacjenta (przed i po wizycie) niż człowiek. Zawsze przekaże wszystkie informacje, wyśle potwierdzenie, przypomnienie czy instrukcję. Nigdy o niczym nie zapomni. Nigdy nie będzie miał gorszego dnia. Nigdy nie zawiedzie.
#4 Możliwość pobierania opłat online
Według badań nawet 80 proc. transakcji zawieranych w Internecie kończysz się natychmiastową zapłatą należności. Klienci chętnie korzystają z płatności online. Doceniają ich wygodę, szybkość i bezpieczeństwo. Mogą zapłacić od razu po umówieniu wizyty i nie muszą później szykować gotówki czy wysyłać przelewu.
Dlatego zdecydowanie warto udostępnić taką możliwość swoim pacjentom. Aplikacja do rezerwacji wizyt, poprzez integracje z renomowanymi systemami do płatności online (np. Przelewy24 czy BLIK) może od razu pobrać należność za zarezerwowaną wizytę.
Dzięki temu przelew trafi na konto przychodni, zanim ktokolwiek zorientuje się, że pojawiła się nowa rezerwacja. Takie rozwiązanie zabezpieczy przychodnię na wypadek odwołania wizyty w ostatniej chwili. Pacjenci, którzy już zapłacili, bardziej pilnują terminów i przykładają większą uwagę do ewentualnego przekładania ich z wyprzedzeniem.
#5 Wsparcie przy prowadzeniu konsultacji online
Pandemia Covid-19 w znacznym stopniu przyczyniła się do zwiększenia popularności telemedycyny. Według raportu EFL nawet 80% pacjentów deklaruje gotowość do korzystania ze zdalnych konsultacji z lekarzami. Podobnie może być z osobami, potrzebującymi wsparcia psychologicznego.
Konsultacje online dają duże możliwości. Pozwalają oszczędzać czas i łączyć się z ludźmi z innych miast, krajów, a nawet kontynentów. Przy wszystkich tych zaletach wymagają jednak nieco innego podejścia organizacyjnego niż sesje stacjonarne. System rezerwacji może wykonać wszystkie te czynności praktycznie automatycznie.
Po przyjęciu rezerwacji wygeneruje on link do spotkania online, umieści go w kalendarzu psychologa oraz wyśle do pacjenta mailem, razem z instrukcją dołączenia do spotkania. Przypomni też o zbliżającym się terminie, wysyłając sms z odpowiednim wyprzedzeniem. Dzięki temu psycholog będzie mógł się w pełni skupić jedynie na samym prowadzeniu konsultacji.
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, mogących pełnić funkcję systemu rezerwacji online. Są one pod wieloma względami podobne, więc na pierwszy rzut oka wybór, któregoś z nich może wydawać się trudny. Diabeł, jak zwykle tkwi w szczegółach. Warte zwrócić uwagę na kwestie takie jak:
- Pojemność wirtualnych kalendarzy – to od wartości zależy, ile wizyt będzie można
umówić w ciągu miesiąca.
- Ilość kont pracowniczych – jest to istotna dana dla większych placówek, które
zatrudniają więcej niż jednego psychologa.
- Dostępne funkcjonalności i integracje – przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji
koniecznie sprawdź, jakie aplikacje możesz połączyć z wybranym system rezerwacji
online. Wybierz taki, który zapewni Ci połączenie z programami, których używasz.
- Cenę – warto zwrócić uwagę na rozwiązania mniejszych, mniej modnych dostawców,
które gwarantują podobną jakość często w znacznie niższej cenie.
- Obsługę języka polskiego – dla wielu Twoich klientów narzędzie w języku
angielskim może być utrudnieniem, dlatego warto zwrócić na to uwagę. Szczególnie
że większość zagranicznych dostawców nie zapewnia pełnej lokalizacji na rynek
polski.
- Wsparcie techniczne – warto, by dostawca zapewniał 24h opiekę techniczną.
Dlaczego warto wybrać system rezerwacji od Calendesk? Posiada on wszelkie funkcjonalności niezbędne dla przychodni psychologicznej. Pozwala znacznie odciążyć pracę psychologów i personelu administracyjnego, poprawić zarządzanie wizytami i zautomatyzować wiele powtarzalnych czynności.
Do tego, dzięki zróżnicowanym planom cenowym, umożliwia łatwe dostosowanie oferty do Twoich potrzeb i możliwości. Możesz otrzymać narzędzie skrojone wprost pod twoją placówkę w atrakcyjnej cenie. Co więcej, w ramach każdego pakietu, otrzymasz:
- Szeroki zestaw integracji z innymi aplikacjami (pełną listę znajdziesz tutaj)
- Indywidualną pomoc techniczną
- Wsparcie dla e-wizyt
- Dostęp do darmowego kreatora stron www
- Pakiety powiadomień e-mail oraz sms
- Gotowe polityki prywatności i regulaminy
Już dziś możesz umówić się na bezpłatną konsultację z ekspertami Calendesk, którzy przedstawią działanie systemu i doradzą, jakie funkcjonalności najlepiej sprawdzą się w twojej placówce. Możesz również wypróbować aplikację za darmo przez 14 dni. Bez żadnych zobowiązań czy podawania danych do karty kredytowej. Sprawdź sam.
Współpraca reklamowa