fbpx

Komunikacja pracy. „Popychacze” w mailach

Komunikacja pracy. „Popychacze” w mailach
123rf.com

Co jest największą przeszkodą w jasnym komunikowaniu się? Udzielanie rad, których adresat niekoniecznie od nas oczekiwał. W efekcie zamiast skupić się na treści przekazu, poczuje wzbierającą falę irytacji. Jak wybrnąć z takiej sytuacji? Nasza ekspertka rozpracowuje problem na przykładzie pewnej wymiany e-maili.
Mając dobre intencje, nieraz robimy rzeczy, które zdają się przynosić skutek odwrotny od pożądanego. Przekonał się o tym Błażej, który po przyjściu do nowej firmy próbował nawiązać współpracę z kolegą na równorzędnym stanowisku, lecz w innym oddziale firmy. Napisał do niego takiego e-maila:

Piotr,

chciałbym, żebyśmy coś zmienili w strategiach stosowanych w przypadku małych klientów – chodzi o mikrozamówienia. Już o tym ostatnio rozmawialiśmy i myślę, że dobrze by było, żebyś porozmawiał o tym z szefem, bo sposób, w jaki jest to teraz rozwiązane, kompletnie się nie sprawdza. Może jak będziesz na spotkaniu z GM, to zagadaj do szefa w tej sprawie. W końcu zarząd nie może tak żyć w oderwaniu od tego, co się dzieje na rynku, i jego zadaniem jest nas wspierać. Miałby więc okazję to zrobić, dając jakieś realne cenniki dla małych klientów. Powiedz to szefowi, to może do niego dotrze.

Błażej

Dobre rady to jest coś, co rozdajemy zazwyczaj chętnie i spontanicznie. Robimy to, nawet nie uświadamiając sobie, że właśnie kogoś pouczamy, jak ma postąpić. Udzielanie porad jest łatwe i atrakcyjne dla naszego „ja”, bo z jednej strony możemy wykazać się elokwencją, a z drugiej – jeśli rada okaże się nieskuteczna, nie my poniesiemy konsekwencje. Jednocześnie nie ma to zazwyczaj nic wspólnego ze złymi intencjami. Bardziej z sytuacją pod tytułem: „dobrymi intencjami piekło jest wybrukowane”. Skutek jest taki, że używając w komunikacji mechanizmów nazywanych nieraz popychaczami, otrzymujemy w odpowiedzi reakcję podobną do tej, jaką byśmy otrzymali, kiedy fizycznie popychamy drugą osobę – może nam oddać szturchnięciem. Spontaniczne mówienie komuś, co i jak ma zrobić, jest udzielaniem rad, o które nikt nie prosił. Taka forma komunikacji zazwyczaj blokuje porozumienie. Dlatego nie ma podstaw, żeby specjalnie dziwić się odpowiedzi Piotra:

Błażej,

nie wiem, czy Ty czytasz moją korespondencję, tam jest czarno na białym, co zostało sztywno ustalone, a gdzie jest możliwość ruchu. Jestem w stanie rozwiązać ten problem bez zwracania się do szefa. Ja, w przeciwieństwie do Ciebie, mam zwyczaj radzić sobie sam. Nie widzę potrzeby bicia piany. A tak przy okazji, to sądzę, że trochę Ci się pomieszało, kto na jakim stanowisku pracuje i kto komu może mówić, co ma zrobić. Swoje rady zachowaj dla siebie. Jeśli chodzi o wsparcie, to licz raczej na cud niż na pomoc zarządu; jeżeli jeszcze na to nie wpadłeś, to się wkrótce przekonasz.

Pozdrawiam i życzę udanego dnia.

Piotr

Piotr zareagował w stylu „odczep się”, bo e-mail Błażeja go zdenerwował. Nie miał świadomości, że stało się tak dlatego, że odebrał go jako rodzaj popychania w kierunku, który może jest wygodny dla kolegi, ale nie dla niego. Piotr odbiera ustalanie każdego posunięcia z szefem jako brak samodzielności i nie chce postępować w ten sposób. Dodatkowo mówienie mu, co ma zrobić, odbiera jako postawienie go w sytuacji podwładnego, któremu wydaje się polecenia, a Błażej nie jest jego przełożonym. Kwestia wsparcia ze strony zarządu jest również dla Piotra trudnym tematem, on także odczuwa brak w tym zakresie. Jednak już jakiś czas temu uznał, że ma na to niewielki wpływ, i pogodził się z niewygodną sytuacją, można powiedzieć, że się poddał, z czego nie jest specjalnie dumny. Słowa Błażeja rozjątrzają więc starą ranę.

Gdyby jednak był w stanie zatrzymać się na chwilę i odebrać e-maila kolegi jako – może niezręcznie wyrażoną – ale jednak prośbę o współpracę w znalezieniu rozwiązania trudnej sytuacji, mógłby odczytać też takie informacje: Błażej chciałby, żeby wspólnie zajęli się problemem zamiecionym pod dywan, którego rozwiązanie mogłoby pomóc zwiększyć zyski firmy, ale też ich zarobki. Myśli, że Piotr ma większą możliwość bezpośredniego wpływu na szefa i zachęca go do rozmowy w tej sprawie. Nie wie, że takie próby były już podejmowane… z miernym skutkiem. W sumie po raz pierwszy pojawia się ktoś, kto mógłby zostać jego sojusznikiem, a on mu mówi: „odczep się”. Gdyby była możliwość cofnięcia się w czasie i napisania odpowiedzi na nowo, można by ją sformułować tak, żeby raczej otworzyć furtkę do współpracy, niż ją zatrzasnąć:

Błażej,

czytam twego e-maila i mam wrażenie, że naprawdę masz ochotę coś zrobić z problemem mikrozamówień. Ja już dawno chciałem coś ruszyć w tej sprawie, ale jedyne, co mi się udało osiągnąć, to mały margines swobody. Dotąd pracowałem tak, żeby wykorzystywać tę wąską furtkę, bo nie bardzo wierzyłem, że zarząd zmieni swoje postanowienie. Ale jeśli teraz jest nas dwóch, to może warto byłoby spróbować zawalczyć o zmianę? Może spotkajmy się i spróbujmy wspólnie przegadać projekt zmiany? Wtedy moglibyśmy razem przedstawić to szefowi. Co o tym sądzisz?

Piotr

  • Polecane
  • Popularne
  • Najnowsze