Praca w wirtualnym otoczeniu dotyczy niemal każdego. Komunikacja mailowa, komunikatory czy wideokonferencje stają się standardem realizacji zadań w firmie. Mimo tej powszechności menedżerowie, jak i wszyscy pracownicy zmagają się z wyzwaniami związanymi z wirtualnością. Natura ludzka dostosowana do komunikacji bezpośredniej skonstruowana jest z trzech elementów: słów, tonu głosu oraz mowy ciała. Technologia nie jest na tyle rozwinięta, by pozwolić na odpowiedni odczyt we wszystkich płaszczyznach komunikacji. Nie możemy wpłynąć na ograniczenia wynikające z naszej biologii. Mamy jednak możliwość wprowadzenia zasad zarządzania w wirtualnym otoczeniu, które pozwolą na ograniczenie negatywnych skutków wirtualnej komunikacji.
Przygotuj się
Wirtualne otoczenie wymaga bardzo dobrych kompetencji miedzy innymi w zakresie komunikacji, wrażliwości na różnice kulturowe, budowania relacji w zespole, motywacji pracowników, a także monitorowania i ewaluacji postępów. Wirtualność wpływa na takie obszary zarządzania jak budowanie zaufania, prowadzenie dialogu, zarządzanie zespołem czy też zrozumienie kontekstu komunikacji. Zarządzanie zespołem w oparciu o technologie jest trudne, ponieważ to sposób mniej interaktywny niż bezpośredni kontakt. Ma również mniejszy wymiar społeczny. Badania prezentowane w Virtual Teams Trends Report w 2016 roku wskazują, iż 96% liderów zespołów wirtualnych uważa, że dobrze zarządza zespołami, natomiast jedynie 19% ma podobne zdanie odnośnie pracy swojego lidera.
Zacznij od zbudowania osobowości zespołu, a nie podziału zadań
Biorąc pod uwagę obecne tempo pracy w biznesie, często koncentrujemy się na zadaniach do wykonania, a nie na budowaniu relacji. W wirtualnym otoczeniu niezbędne jest włożenie sporego wysiłku w stworzenie porozumienia między członkami zespołu, a potem opracowanie planu realizacji projektu. Bez tego istnieje znacznie większe prawdopodobieństwo rozwoju konfliktu. W tradycyjnych zespołach relacje nawiązywane są w „między czasie”, na przykład w kuchni przy kawie, na lunchu czy nawet w windzie. W wirtualnym zespole pracownicy nie mają szansy na takie interakcje, stąd potrzeba skupienia się na budowaniu relacji.
Zadbaj nie tylko o deadline, lecz również o dobrą atmosferę w zespole
Poza czuwaniem nad deadlinem, menadżer wirtualnego zespołu powinien trzymać pieczę nad tym, jak rozwijają się relacje między członkami zespołu. W wirtualnym otoczeniu jest to niezwykle trudne, ponieważ pracownicy często korzystają z komunikacji asynchronicznej, czyli e-maili. Lider często zostaje dołączony do konwersacji dopiero, gdy konflikt jest natężony. Poprawa atmosfery, gdy ta już raz zostanie zepsuta, jest trudniejsza niż w tradycyjnym środowisku pracy. Głównie ze względu na to, że pracownicy mają mniejszą możliwość interakcji niezwiązanej z zadaniami projektowymi, która pozwoliłaby na odbudowanie więzi. W takim otoczeniu łatwiej jest budować negatywne stereotypy, ponieważ istnieje mniej możliwości ich zmiany poprzez interakcję z współpracownikami. Nasz mózg często nadbudowuje brakujące elementy obrazu danej osoby. A tych elementów w wirtualnym otoczeniu jest więcej. Wirtualna komunikacja daje nam zatem gorsze możliwości percepcji danej osoby.
Dobieraj odpowiednie narzędzie do komunikacji uwzględniając złożoność komunikatu
Mail wydaje się być najlepszym narzędziem komunikacji – daje możliwość przemyślenia komunikatu lub jego poprawy, jest także szybszy. Jednakże dobra komunikacja w otoczeniu wirtualnym wymaga wykorzystywania wielu narzędzi komunikacji stosując zasadę „im bardziej złożona i problematyczna sprawa, tym bardziej zaawansowane narzędzie komunikacji”. Stąd też sprawy proste, wymagające jedynie potwierdzenia można załatwić mailem. Natomiast w kwestiach decyzyjnych lepiej jest zadzwonić lub zorganizować konferencję video, która umożliwia uczestnictwo kilku członków zespołu.
Dobra komunikacja to częsta komunikacja
Częsta komunikacja z innymi członkami zespołu jest ważna z dwóch powodów. Po pierwsze, badania wskazują, że pozwala na szybkie zbudowanie wspólnego kontekstu między członkami pracownikami – wspólnych modeli myślowych i terminologii niezbędnej to realizacji projektu. Wpływa to na poprawę efektywności pracy. Po drugie, częsta komunikacja pozwala na szybkie wychwycenie błędów w odbiorze komunikatów. Stąd też ważne ustalenia należy powtarzać minimum dwa razy, na przykład raz podczas wideo konferencji, a zaraz potem w mailu podsumowującym spotkanie.
Dbaj o dzielenie się wiedzą
Badania wykazują, że zespoły wirtualne gorzej dzielą się wiedzą, w szczególności tą dotyczącą „know how”, która wymaga bezpośredniej obserwacji lub nauki przez mentoring. Dodatkowo, w asynchonicznej komunikacji, która jest nielinearna i wielowątkowa często dochodzi do przeciążenia informacyjnego. Łatwo przeoczyć istotne informacje, gdy dostaje się kilkadziesiąt maili dziennie w jednej konwersacji. Dodatkowo, brak sekwencyjności przekazu informacji ogranicza punkty odniesienia, które pozwalają na identyfikację tego w jaki sposób wiadomości pasują w kontekście całej komunikacji.
Spotkania face to face – filar sukcesu pracy wirtualnej
Można uznać to za swojego rodzaju paradoks, ale praca wirtualna wymaga spotkań. Pozwalają one na wzmocnienie więzi między pracownikami i budowanie wspólnego kontekstu komunikacji. Pracownicy mają możliwość rozwijania relacji poza ścisłym kontekstem zawodowym. Za całkowite minimum uważa się 3 spotkania w roku dla całego zespołu.
Autorką tekstu jest dr Kaja Prystupa-Rządca - ekspertka w dziedzinie zarządzania w wirtualnym otoczeniu z Akademii Leona Koźmińskiego.