Czy samodyscyplina w pracy zdalnej jest możliwa?

fot. iStock

W wyobraźni wielu osób praca w domu otwiera drzwi do raju bez szefa i porannych korków, we własnym fotelu i piżamie. Rzeczywistość nie jest jednak tak różowa. O to, jak – dla własnego dobra – ustalić zasady pracy zdalnej, pytamy trenerkę biznesu Małgorzatę Kniaź.

Koleżanka z sąsiedniego biurka ma focha, szef od rana wściekły, spotkanie z klientem przedłuża się i boisz się, że nie zdążysz po dziecko do przedszkola… Gdy pracujesz zdalnie, nie zależysz od czyichś nastrojów i organizacji, możesz zasmakować samodzielności i niezależności.
Ale potrzebna Ci będzie wiara w siebie i pewność, że w razie potrzeby poradzisz sobie bez struktury – zwłaszcza jeśli decydujesz się na własną działalność, w której sama musisz zarobić na pensję czy lunch z klientem. Przy pracy z domu istnieje również ryzyko izolacji społecznej, a to może spowodować frustrację i poczucie bezsilności. Jeśli jednak jesteś otoczoną przyjaznymi ludźmi i świadomą siebie indywidualistką, a samodyscyplina i samokontrola nie będą dla ciebie problemem – praca z domu może okazać się dobrym rozwiązaniem.

ABC PRACY ZDALNEJ

Wyodrębnij przestrzeń, w której będziesz pracować, i uporządkuj ją.
To powinno być miejsce, które się wiąże tylko z pracą, czyli lepiej nie stawiaj biurka w sypialni ani w kuchni. Zgromadź w nim wszystkie rzeczy potrzebne ci do pracy – niech to będzie prawdziwe biuro lub pracownia, tyle że w domu.

Ustal z domownikami jasne zasady, jakie będą obowiązywały w czasie twojej pracy. Poproś, żeby nikt ci w tym czasie nie przeszkadzał. Na drzwiach swojego „gabinetu” możesz umieścić zawieszkę „Nie przeszkadzać. Pracuję”, a jeśli nie masz drzwi, wymyśl jakiś znak, który będzie sygnalizował to samo.

Gdy pracujesz, nie odbieraj prywatnych telefonów i nie załatwiaj domowych spraw, takich jak rozwieszanie prania czy zakupy. Ubieraj się wygodnie, ale w miarę reprezentacyjnie, ponieważ zadbany wygląd poprawia samopoczucie, a to wzmacnia motywację do pracy.

Precyzyjnie planuj rozkład zajęć. Wyznaczaj sobie cele i codziennie sprawdzaj, co udało ci się zrealizować, a co przenosisz na kolejny dzień. Raz w tygodniu, najlepiej w piątek, rób podsumowanie mijającego tygodnia i plany na następny. Sama wymyśl dla siebie ramy działania, także pory na przerwy w pracy – bez nich popadniesz w chaos.

Grupuj zadania o podobnym charakterze: w określonym czasie odpowiadaj na e-maile, wykonuj telefony albo skup się na pilnym raporcie. W godzinach porannych pracuj nad zadaniami wymagającymi koncentracji lub kreatywności. W miarę możliwości umawiaj się na spotkania tylko w niektóre dni tygodnia.

Pilnuj domykania poszczególnych zadań, żebyś nie miała pokusy kończenia ich wieczorem lub w weekend. Nie przerywaj, zanim nie skończysz przynajmniej jakiegoś etapu zadania. Planuj nie tylko pracę w tygodniu, ale i weekendowy odpoczynek.

Zadbaj o samomotywację, która „nakręci” cię do działania. Odpowiedz sobie na pytanie, co cię najskuteczniej motywuje: pieniądze, rozwój i nowe doświadczenia, pasja, możliwość bycia bliżej rodziny, a może niezależność? Przypominaj sobie o tym, gdy będziesz tracić motywację.

Jeśli pracujesz zdalnie dla jednej firmy, doceń zaufanie, jakim obdarzył cię pracodawca. Utrzymuj kontakt z szefem i dbaj o jasną komunikację – tylko pod tymi warunkami praca z dala od biura będzie zadowalająca dla obu stron.

Regularnie spotykaj się z ludźmi z pracy. Nie zapominaj o kontaktach z osobami z branży, żeby nie popaść w odosobnienie i nie wypaść z rynku. Inni ludzie są najlepszym źródłem inspiracji.

NA POSYŁKI CAŁEJ RODZINY

Mojej rodzinie wydaje się, że skoro pracuję w domu, mogę załatwiać różne sprawy w ciągu dnia. Od kiedy wykonuję pracę zdalną, moim obowiązkiem są codzienne zakupy, odbieranie ubrań z pralni, podwożenie czegoś do babci czy sprawy urzędowe. – Magdalena, 37 lat

Małgorzata Kniaź: W takich okolicznościach potrzeba asertywności, samodyscypliny oraz ustalenia zasad, które będą przez wszystkich akceptowane. Zwłaszcza że codzienne zakupy można przecież zrobić wieczorem lub zamówić przez Internet, pralnie w centrach handlowych są otwarte do późna, a babci zazwyczaj wystarczy informacja, że mamy sztywne godziny pracy, bo przecież kiedyś wszyscy pracowali „od–do”. Jedyny wyjątek stanowić mogą sprawy urzędowe, które i tak trzeba załatwiać albo w godzinach pracy, albo w wolny dzień, bo urzędy czynne są najczęściej do godziny 16.

Jasno nakreślone granice to podstawa, ale nie wystarczy je wyznaczyć – potem trzeba samemu ich przestrzegać i wymagać tego od pozostałych. Na początku z pewnością będzie trudno, ale w większości przypadków wystarczy być konsekwentnym. Może się jednak okazać, że w rodzinie wszyscy mamy tendencję do swobodnego traktowania reguł – wtedy pomyślmy o korzystaniu z przestrzeni coworkingowych, czyli biur albo biurek wynajmowanych na godziny lub dni. To dobre rozwiązanie, zwłaszcza gdy nie możemy wygospodarować spokojnego miejsca w domu.

NON STOP POD TELEFONEM

Pracując zdalnie, przyzwyczaiłam partnerów biznesowych i klientów do nienormowanych godzin oraz pracy w weekendy. Dzwonią do mnie o najróżniejszych porach, wysyłają e-maile w środku nocy, wymagając pełnej dyspozycyjności. Mam tego dosyć! Aśka, 29 lat

Małgorzata Kniaź: W tym przypadku dużo zależy od charakteru pracy oraz stref czasowych, w których pracują nasi partnerzy i klienci. Jeżeli nie musimy być dyspozycyjni przez całą dobę (a to dotyczy tylko niewielu zawodów, zresztą najczęściej wykonywanych w organizacjach, a nie samodzielnie) i położenie geograficzne kontrahentów czy współpracowników nie wymaga pracy w godzinach wieczornych lub nocnych, to musimy się zmierzyć z tematem asertywności. Tylko od nas zależy, czy odbierzemy służbowy telefon po godzinie 20 albo odpowiemy na wysłany w nocy e-mail.

Okoliczność, że klient nie może spać lub w oczekiwaniu na samolot nadrabia zaległą korespondencję, nie wymaga od nas reakcji. Jeśli wcześniej przyzwyczailiśmy partnerów biznesowych do dyspozycyjność przez całą dobę i teraz zaczyna nam to przeszkadzać, zacznijmy powoli zmieniać stan rzeczy. Uprzejmie informujmy, że jesteśmy do ich usług na przykład do godziny 18.00 i zawsze odpowiadamy możliwie najszybciej, a w sytuacjach kryzysowych będziemy elastyczni. Jeśli tylko klienci przekonają się, że interesy nie cierpią na tych zmianach, w końcu je zaakceptują.

JAK ZARZĄDZAĆ ZLECENIAMI

Moje zarobki zależą od tego, ile mam zleceń. Z lęku, że jeśli odmówię, nie przyjdą następne, biorę wszystkie „jak leci”. A potem jestem zmęczona i zestresowana. – Karolina, 22 lata

Małgorzata Kniaź: Brak regularnych dochodów, nieprzewidywalność zleceń, zachwiane poczucie bezpieczeństwa – to problemy, które dotykają wiele osób prowadzących własną działalność.

Myślę, że warto wchodzić w tak zwane kooperatywy, czyli tworzyć nieformalne sieci znajomych z branży, z którymi będziemy mogli wymieniać się pracą. Kiedy mamy spiętrzenie zleceń, dzielimy się nimi z innymi lub zapraszamy inną firmę do współpracy przy projekcie. Zasadą kooperatywy jest wzajemność, czyli możemy liczyć na to, że inna firma czy inny freelancer zaproponują nam pracę, kiedy akurat będziemy mieć mniej zleceń. To świetnie sprawdza się w praktyce.

Z czasem warto także nauczyć się selektywnie przyjmować zlecenia, to znaczy wybierać te najbardziej korzystne i indywidualnie negocjować terminy ich wykonania. Ale to rozwiązanie wymaga pewności siebie i świadomości swoich kompetencji, więc gdy zaczynamy pracę na własny rachunek, początkowo może wydać się nam zbyt ryzykowne.