Wielozadaniowość umożliwia równoczesne wykonywanie kilku zadań na raz, ale nasze mózgi nie są jednak przystosowane do robienia wielu czynności jednocześnie. Czym skutkuje nieustanne przełączanie się między zadaniami oraz związany z nim brak odpoczynku w pracy?
Nieustanne rozpraszanie uwagi i przerywanie zadań powoduje, że czas pracy wydłuża się – za każdym razem kiedy coś nas, rozprasza tracimy od 10 do 25 minut. Tyle bowiem potrzebuje mózg, by ponownie się skupić. Badania pokazują, że średnio co 11 minut coś nas rozprasza i odciąga naszą uwagę od wykonywanego w danym momencie zadania. To może oznaczać, że w ciągu jednego dnia, w którym nasze czynności są przerywane np. 10 razy, tracimy minimum dwie godziny efektywnej pracy.
Warto także pamiętać, że czas skupienia dorosłego człowieka wynosi maksymalnie 90 minut (w świecie zdominowanym przez nowe technologie średnio wynosi 30-45 minut). Po tym czasie pojawia się fizjologiczne zmęczenie. Praca bez przerw powoduje spadek efektywności, co objawia się m.in. dłuższym czasem reakcji, mniejszą kreatywnością i wydłużeniem czasu wykonywania zadania.
Zdecydowana większość respondentów pierwszego polskiego badania dotyczącego efektywności w miejscu pracy (PRACA, MOC, ENERGIA W POLSKICH FIRMACH) odpowiedziała (81,4%), że z łatwością koncentruje uwagę na wykonywanym w danym momencie zadaniu, choć jednocześnie 50,7% pytanych przyznało, że nie potrafi pracować bez konieczności ciągłego sprawdzania poczty mailowej czy odbierania telefonów. Ponad 1/3 ankietowanych zauważa (35,1%), że w pracy jest często rozkojarzona i rozproszona. Badani (83,1%) informują, że zadania, które wykonują są wielokrotnie przerywane przez maile i telefony (w tym: 92,1% kierowników, 80,0% pracowników). Spokój w trakcie wywiązywania się z obowiązków ma zaledwie 16,9% respondentów (w tym 7,9% kierowników, 20,0% kadry na stanowiskach niekierowniczych).
Jeżeli organizacja chce pracować na wysokim poziomie efektywności, powinna zrezygnować z multizadaniowości i choć na 2 godziny dziennie ograniczyć pełną ekspozycję pracowników na dystraktory, takie jak telefony, komunikatory czy maile. Do spadku produktywności przyczynia się również brak regularnych przerw w pracy. Pracownik, który nie ma czasu nawet na chwilę oddechu, po kilku godzinach i tak doświadczy silnego spadku energii. Korzystanie z hormonów stresu z pewnością mobilizuje, ale na dłuższą metę bycie w strefie walki lub ucieczki obniża naszą efektywność, w tym kreatywne i strategiczne myślenie. Pracownik, który pracuje codzienne przez wiele godzin, nie robiąc sobie żadnych przerw, odczuwa też po pewnym czasie frustrację. Jego koncentracja i motywacja do pracy spada, wzrasta zmęczenie i zniechęcenie do wykonywanych obowiązków. To z kolei przekłada się na osiągane przez niego wyniki, atmosferę w pracy oraz relacje z innymi.
Co można zmienić w pracy?
Badania nad wielozadaniowością w pracy przede wszystkim potwierdzają, że firmy często nie są świadome kosztów jakie ponoszą, gdy ich pracownicy pracują w ten sposób. Organizacje mają jednak realny wpływ na to, by koszty te zminimalizować. Wystarczy zadbać o efektywność pracowników. Warto wprowadzić w firmie 60 lub 90 minut pracy w ciszy, najlepiej rano, które poświęcane będą najważniejszym zadaniom. W tym czasie dobrze, aby nie było obowiązku odpowiadania na maile czy brania udziału w spotkaniach. Zwykle to 2-3 godziny od wstania osiągamy statystycznie największy szczyt efektywności. W tym czasie nasze zmysły, ale też funkcje uwagi są na najwyższym poziomie. Oznacza to, że odpowiadanie w tym czasie na maile, branie udziału w kolejnych spotkaniach, wypełnianie mało znaczących tabel czy dokumentów, jest tak naprawdę marnowaniem potencjału pracownika. Innym pomysłem, związanym z zarządzaniem energią pracowników, jest stworzenie im możliwości odpowiadania na wiadomości w konkretnych godzinach w pracy. Warto ustalić, że pracownicy mogą wysyłać oraz odbierać maile np. trzy razy dziennie i tylko do godziny 20:00.
Ponadto można też skrócić czas trwania zebrań, najpierw o 10 minut, potem o połowę, co powinno skutkować solidniejszym przygotowaniem merytorycznym uczestników oraz większym poziomem ich koncentracji w pracy. Istotne jest również rozdzielenie miejsc pracy, według podejmowanych w nich działań. W firmach powinny funkcjonować osobne sale do pracy kreatywnej, pracy w ciszy oraz spotkań biznesowych. Organizacja może również zapewnić pracownikom szkolenia na temat zarządzania ich własną energią, co będzie przekładać się na mądre planowanie dnia pracy. Ciekawym pomysłem jest także wdrażanie kompleksowych programów dla menadżerów i pracowników, wspierających zarówno ich efektywną pracę jak i regenerację.
Autor artykułu: Małgorzata Czernecka – psycholog, ekspert ds. efektywności, prezes Human Power. ŹRÓDŁO: Raport PRACA, MOC, ENERGIA W POLSKICH FIRMACH.