Planowanie czasu w pracy

„By posuwać się naprzód, najpierw trzeba wyruszyć. By zaś wyruszyć, trzeba podzielić złożone, przytłaczające zadania na małe, możliwe do wykonania kroki, po czym zacząć od pierwszego” - napisał Mark Twain, słynny amerykański pisarz.

Organizacja krok po kroku

A zatem do dzieła. Zaplanuj dzień poprzedniego wieczora. Ten zwyczaj jest jednym z najpotężniejszych narzędzi ludzi sukcesu. Zrób listę zadań do wykonania. Harmonogram ułóż tak, żeby na pierwszych pozycjach znajdowało się to, co najważniejsze. Po czym wybierz to, którym zajmiesz się pierwszej kolejności. Niech to będzie największa i najbrzydsza „żaba”, a ty ją zjedz. Czyli weź się od razu za to, co najtrudniejsze i najmniej przyjemne, wówczas reszta dnia będzie łatwiejsza, a ty efektywniejsza, bo nabierzesz rozpędu. To skuteczna strategia. Odwlekanie polega na nadziei, że żaba sama sobie pójdzie albo zamieni się w księcia. Tak jednak nigdy się nie dzieje. Następnie zaplanuj pozostałe czynności dnia. Jeśli masz do wykonania pięć telefonów, ustal ich kolejność. Zapisz nazwiska i numery telefonów osób, do których masz zadzwonić. To, co wymaga większego nakładu pracy, wykonaj wcześniej, kiedy nie jesteś jeszcze zmęczona. Pomyśl też o ok. 30-minutowych przerwach mniej więcej co trzy godziny. Po powrocie do biurka znowu rozpoczynaj od tego, co najtrudniejsze. Po sporządzeniu listy poświęć kilka minut na wyobrażenie sobie, jak dokładnie chciałabyś, żeby jutrzejszy dzień wyglądał. Jack Canfield, amerykański trener sukcesu, autor bestsellerów, twierdzi, że dzięki temu zabiegowi twoja podświadomość przez całą noc będzie obmyślać twórcze sposoby rozwiązania każdego problemu. Stworzenie wieczorem listy zadań na kolejny dzień umożliwi ci szybki start już od pierwszych chwil po wstaniu z łóżka. Zanim minie południe, w realizacji zadań na dany dzień znacznie wyprzedzisz tych, którzy przynajmniej pierwsze pół godziny dnia tracą na planowanie i przygotowywania się do dnia pracy. Ty w tym czasie wyobraź sobie siebie, jak uśmiechnięta, lekko stąpająca, odprężona i z poczuciem spełnionych obowiązków wychodzisz z pracy. Pełna energii, którą możesz wydatkować na kolejne zadania dnia. Zobacz też siebie, jak odpoczywasz. Nie tylko pomyśl o tym, ale też poczuj. Skup się jedynie na pozytywach. Wizytę u dentysty czy wywiadówkę w szkole u krnąbrnego nastoletniego syna pomiń. Jeśli planujesz awans czy podwyżkę, na początku każdego dnia pracy wyobraź sobie szefa, który ci tego gratuluje. To dwie skuteczne techniki motywacyjne. Sprawdź, która najlepiej na ciebie działa. Następnie zrób kilka głębokich oddechów i zabierz się do pracy. Bo „to, co myślimy, co wiemy lub w co wierzymy, ostatecznie nie ma większego znaczenia. Liczy się jedynie to, co robimy”, jak twierdzi John Ruskin, angielski pisarz i krytyk sztuki.

Koncentracja na zadaniu

Dwie przerwy w ciągu dnia potraktuj jako nagrody. Odkładaj je do chwili, kiedy kolejne zaplanowane poprzedniego wieczoru zadania będą wykonane. Zadbaj o to, żebyś przynajmniej raz w ciągu dnia opuściła budynek i zaczerpnęła świeżego powietrza. Jeśli to niemożliwe, zrób ćwiczenie oddechowe, żeby dotlenić mózg. Posiłki jedz tylko w czasie przerw. Na ten czas zostaw też pogaduszki z koleżankami. Gdy pracujecie, rozmawiajcie konkretnie o sprawach tylko zawodowych. Chodzi bowiem o koncentrację. Według Johna C. Maxwella, autora książki „Talent nie wystarczy” skupienie na wykonywanym zadaniu niesie w sobie potężną moc. Powiększymy zasoby energii, jeśli będziemy żyć w teraźniejszości. Żeby to osiągnąć, trzeba przestać tkwić w przeszłości, zastanawiając się bezustannie dlaczego postąpiłam tak czy inaczej i z jakiego powodu szefowa była we wtorek nadąsana. W ten sposób wpędzamy się w nieuzasadnione poczucie winy, pozbawiając się sił na tu i teraz. Podczas pracy również nie należy wybiegać w przyszłość, roztaczając wizje wydarzeń, które nie nadeszły. W ten sposób tak naprawdę karmimy lęk przed sukcesem, odrywając się od bieżących możliwości na jego osiągnięcie. Moc koncentracji można osiągnąć, jasno wyznaczając sobie cel i drogę do niego prowadzącą. Dlatego dobrze, żebyś miała świadomość kierunku, w którym chcesz rozwijać karierę zawodową. To może być stanowisko lub wymarzona firma, w której chciałabyś pracować za jakiś czas. Potem wyznacz sobie cele pośrednie, czyli etapy, które pokonasz, żeby zrealizować swój plan. Dlatego zaplanuj sobie szczeble kariery. Kiedy będziesz mieć jasność kierunku, w którym zmierzasz, obecna praca stanie się dla ciebie ważna. A wtedy staniesz się człowiekiem celowym, czyli skoncentrowanym. Każde twoje działanie będzie się liczyło, znajdziesz w sobie więcej sił na jego wykonanie. Stanisz się bardziej efektywna. Jak? Wystarczy, że wykonując pracę, będziesz się zajmowała tylko jedną czynnością naraz. Skup się wyłącznie na tym, co masz przed sobą. Fakt, koncentracja wymaga wysiłku, ale rezultaty są znaczące. Ostatnią godzinę pracy poświęć na kończenie zadań, tak aby nic nie zostało na jutro. Niedomykanie spraw ograbia z cennych jednostek uwagi. I zrób porządek na biurku. Laurence J. Peter, amerykański nauczyciel i pisarz, zastanawiał się „Jeśli zaśmiecone biurko jest obrazem zaśmieconego umysłu, to co obrazuje uprzątnięte biurko?”.