Zarządzanie zespołem.Czy umiesz wydawać polecenia?

123rf.com

Gdy jesteśmy podwładnymi, często wydaje się nam, że szef to ma dobrze, bo nie musi się z nikim liczyć: niczym król wydaje rozkazy, a pracownicy muszą się im podporządkować, i tyle. Kiedy jednak patrzy się z perspektywy szefa, to sytuacja już nie wygląda tak różowo.

reklama

  • A. Potrzebuję o drugiej mieć gotowe zestawienie kosztów dla klienta, proszę je przygotować, dobrze?
  • B. Zwykle zaległości nie dają pracować, co? To teraz proszę się zająć zrobieniem zestawienia, o którym wczoraj mówiłam, żeby się pani nie zdziwiła potem wysokością wypłaty. Na drugą ma być gotowe.
  • C. Potrzebowałabym o drugiej mieć gotowe to zestawienie, czy mogłaby pani je przygotować? Jeżeli to koliduje z pani bieżącą pracą, to może jakieś sprawy mogłaby za panią wykonać Dorota. Jak będzie trzeba, to z nią porozmawiam.
  • D. Mail: Zestawienie dla klienta powinno być gotowe na 14.00.
  • E. Niech mi pani zrobi zestawienie dla klienta na drugą, to któryś z innych deadline’ów przesuniemy na jutro.

Każda z tych wypowiedzi służy poleceniu wykonania tej samej czynności, jednak różnią się formą, w związku z tym ich efektywność też może być różna. Dlatego, jeśli jesteś szefową i masz problemy z egzekwowaniem swoich poleceń, przyjrzyj się ich warstwie słownej.

Sztuka formułowania poleceń

Jeżeli masz zwyczaj jasnego formułowania wypowiedzi tak, że zawierają one kompletną informację, co i na kiedy ma być zrobione, są zrozumiałe i uzasadnione – wtedy efekty mogą być bardzo dobre, nawet jeśli „nie wiesz, jak robisz, że to robisz”. Ale jeżeli często zdarza się, że masz wrażenie, że ze swej strony zrobiłaś wszystko, by przekazać polecenie i zmotywować pracownika do działania, a efekty są raczej mierne – być może kierujesz się nawykami utrudniającymi komunikację (brakiem jasności wypowiedzi, oczekiwaniem, że to, co oczywiste dla ciebie, będzie również ewidentnie dla innych, brakiem precyzji dotyczącej konkretnych działań i terminów). Być może swój styl wydawania poleceń wzorujesz na zachowaniu osoby, którą postrzegasz jako kompetentną i skuteczną. Masz pewnie sporo pomysłów na temat tego, jak „powinno się” zwracać do pracowników. Ale skoro nie działają, może warto zmienić je na nowe?

Pomoże ci w tym analiza przykładów od A. do E. Który sposób wydawania poleceń wzbudza u ciebie najwięcej emocji? Który cię drażni, irytuje, a który wprowadza uczucie spokoju? Jeśli jesteś w stanie to określić, to robisz krok w kierunku autodiagnozy, pozwalający spojrzeć na to, czy sposób komunikacji z pracownikami, który uznałaś za słuszny, jest rzeczywiście właściwy.

Komunikacja z pracownikami

Ustalanie z pracownikami i komunikowanie im, co mają zrobić, często przebiega bez większych problemów. Jednak zdarzają się sytuacje w których jednomyślność nie występuje. Stajemy wówczas w obliczu mniejszego lub większego konfliktu. Niezgodność zdań („ja chcę, żeby on to zrobił, a on nie chce”) możemy potraktować jako małą apokalipsę, której należy unikać za wszelką cenę (postawa unikania), albo wojnę, na którą trzeba wyruszyć w poszukiwaniu zwycięstwa (postawa rywalizacji). Możemy też postrzegać konflikt wynikający z niechęci wykonania polecenia jako osobistą przegraną (postawa unikania) albo dostosować się do postawy pracownika, traktując to jako poświęcenie się dla dobra innych (postawa akomodacji). Tak czy inaczej, podchodząc niechętnie do konfliktu pojawiającego się w odpowiedzi na polecenia wydawane pracownikom – nie widzimy zalet współpracowania z drugą stroną nad znalezieniem rozwiązania satysfakcjonującego dla obu stron. A właśnie takie podejście (postawa współpracy) pozwala uniknąć rozlewu krwi i skupić się na poszukiwaniu efektywnych rozwiązań, służących i pracownikowi, i szefowi.

Jeżeli, wydając polecenie, robisz to w sposób asertywny i kooperacyjny, zwiększasz maksymalnie prawdopodobieństwo jego wykonania. Jak to wygląda w twoim przypadku, możesz sprawdzić, wykonując tzw. test Thomasa Kilmanna, dostępny w sieci. Warto go zrobić, bo często przyczyny naszych problemów leżą w nieświadomym stosowaniu utartych schematów, które na zasadzie belki i źdźbła w oku mogą być bardzo oczywiste dla naszego otoczenia, ale zupełnie niezauważalne dla nas samych. A nie zawsze pracownicy, przyjaciele czy osoby bliskie są na tyle asertywni, żeby zwrócić nam uwagę na pewne nieprawidłowości komunikacyjne. Zrób ten test jeszcze z jednego powodu: może okaże się, że jesteś szefową asertywną i współpracującą? Wtedy przyjmij nasze gratulacje!

Artykuł pochodzi z archiwum magazynu SENS

ZOBACZ AKTUALNE WYDANIE »