Jak mądrze zarządzać mailami

Jak mądrze zarządzać mailami
123rf.com

Chcesz lepiej zarządzać swoim czasem w pracy? Zacznij od tego, z czym większość z nas sobie nie radzi: od maili.
Za każdym razem gdy odświeżasz skrzynkę mailową, czekają już na ciebie. Czasem dwa, czasem pięć, a czasem tyle, że nie zauważasz, kiedy ucieka ci kolejna godzina, którą spędziłeś by na nie odpisać. Maile: wysyłane indywidualnie, zbiorowo, od szefa, współpracowników, księgowej, kadr, od klientów, firm zewnętrznych etc. Dlatego zarządzanie swoim czasem pracy zacznij od zarządzania mailami. Odzyskasz stracony czas.

1. ustal ze sobą czas, jaki poświęcasz na odpisywanie na maile. Niech to będzie 3 razy dziennie: po przyjściu do pracy, w połowie dnia i na godzinę przed wyjściem z pracy. Po przejrzeniu maili, odpisuj na te, które są ważne i pilne; te, które mogą poczekać, zostaw na później.

2. poinformuj współpracowników i szefa o swoich planach, by nie doszło do sytuacji, że ważny mail od przełożonego czeka na twoją odpowiedź od 3 godzin. Dla innych to też będzie sygnał, że jeśli potrzebują twojej pilnej odpowiedzi mogą zadzwonić, zamiast pisać rozwlekłe maile.

3. odpisuj na maile grupowo. Jeśli widzisz, że ta sama osoba wysłała do ciebie dziesięć maili, na wszystkie odpowiedz w jednym. Jeśli zostałeś podłączony do maila grupowego, nie wchodź w dyskusje z kolejnymi uczestnikami mailowej „rozmowy”, tylko odpowiedz w jednym mailu na wszystkie argumenty. Zaoszczędzisz na tym mnóstwo czasu.

4. za każdym razem zanim wyślesz maila, przeczytaj dokładnie to, co napisałeś: czy wiadomość jest zrozumiała, czy nie zawiera błędów (także ortograficznych czy stylistycznych), czy jest na tyle jasno sformułowana, że nie zostaniesz zasypany lawiną odpowiedzi pod hasłem „nie rozumiem, co masz na myśli”.

5. pamiętaj, że każdy mail, jaki wysyłasz ze skrzynki służbowej jest publiczną informacją, a ty reprezentujesz w nim swojego pracodawcę. Dlatego zwróć uwagę na ton, w jakim piszesz daną wiadomość, staraj się by twoje wiadomości były zawsze jasne i rzetelne, a także miłe w odbiorze.