Home Office w trybie 365

Home Office w trybie 365
(Fot. Filip Blank/materiały prasowe Microsoft)

Obecna sytuacja w ekspresowym tempie (na tzw. ASAP-ie) zmusiła nas do pracy zdalnej. I tak zaczęła się nieodwracalna zmiana cywilizacyjna – wszyscy sięgnęliśmy po nowe technologie i okazało się, że łączenie roli pani domu z biznes leaderem jest możliwe.


W miarę pozytywną stroną przymusowego odosobnienia jest przyspieszony kurs funkcjonowania w trybie zdalnym, w świecie nowych technologii. Nawet osoby przywiązane do tradycyjnych metod komunikacji, nauki i pracy przekonały się, że korzystanie z nowych rozwiązań wcale nie jest trudne, umożliwia realizację codziennych zadań i ułatwia życie. 

Na pracodawcach i właścicielach firm obowiązek kwarantanny wymusił zapoznanie się z narzędziami do pracy zdalnej. Okazało się, że „bajki o pracy na odległość” wcale nie są fantazją. Prowadzenie firmy, zarządzanie zespołem i realizacja projektów z dowolnego miejsca w znakomitej większości przypadków jest możliwa. W niektórych firmach pokutowało wcześniej przekonanie, że „lepiej, bardziej profesjonalnie i efektywniej” jest się spotkać w sali konferencyjnej. Wielu szefów żyło w przeświadczeniu, że praca w domu nie może być zrobiona tak samo dobrze jak pod okiem szefa.

Przez lata trochę z zazdrością słuchałam koleżanek pracujących w międzynarodowych korporacjach, kiedy opowiadały o swojej pracy zdalnej mówi Karolina z działu marketingu w sieci drogeryjnej. – Sporo myślałam wtedy o pracy z domu, bez porannych dojazdów i popołudniowych powrotów w korkach. Z czasem udało mi się wynegocjować jeden dzień w systemie home office. Pierwsze wrażenie? – Po dniu pracy z domu byłam bardziej zmęczona niż zwykle. Ale miałam też większą satysfakcję, ponieważ okazało się, że pracując z domu, robię dużo więcej, niż będąc w biurze. Bo jestem bardziej skupiona i wydajna. 

Przykład Karoliny znajduje potwierdzenie w wielu badaniach. Pracodawcy boją się, że pracownik pozbawiony bezpośredniej kontroli stanie się mniej wydajny, ale fakty temu przeczą. 

Home Office w trybie 365

Elastyczność, mobilność, równowaga

W badaniu Grupy IWG z 2018 roku* 89 proc. pracodawców potwierdziło, że wprowadzenie elastycznych godzin pracy przyczyniło się do rozwoju firmy. 87 proc. zadeklarowało zwiększenie konkurencyjności, a 82 proc. – wzrost produktywności. Aż 80 proc. pracodawców zauważyło też, że możliwość pracy zdalnej przyciąga najzdolniejszych pracowników.

„Adres na wizytówce pracownika ma coraz mniej wspólnego z miejscem, w którym ta osoba faktycznie pracuje. Firmy muszą rozszerzyć to, co do tej pory było uważane za »biuro« czytamy w raporcie „Harvard Business Review” dotyczącym roli technologii w zaangażowanie w pracę. 

Zmianę podejścia do pracy wymusili na pracodawcach tzw. milenialsi, czyli pokolenie dzisiejszych 20- i 30-latków. Dla nich praca jest ważna, ale nie bardziej niż inne sfery życia. Zgodnie z ideą work-life balance. Z badań „Harvard Business Review” wynika, że młodzi, zdolni szukający pracy zwracają uwagę na: niezależny styl pracy oraz elastyczność czasową, czyli możliwość pracy zdalnej. Potwierdziło to aż 68 proc. ankietowanych.

„Dla ludzi wychowanych w czasach Ubera, Twittera i smartfona korzystanie z nowoczesnych technologii jest oczywiste i ważne w kontekście rozwoju zawodowego. Aż 86% przyznało, że technologia pozytywnie wpływa na ich zaangażowanie w pracę” czytamy w raporcie HBR. 

Współcześni pracownicy chcą wykonywać swoją pracę dobrze, ale dbają o równowagę między życiem zawodowym i prywatnym. Wiedzą to również pracodawcy, bo wypoczęty i zadowolony pracownik to dobry pracownik. 

Japoński oddział Microsoftu w sierpniu 2019 roku przeprowadził eksperyment polegający na wprowadzeniu czterodniowego tygodnia pracy. Pracownicy zatrudnieni na pełny etat wszystkie piątki mieli wolne, przy zachowaniu całego wynagrodzenia. Przełożyło się to na zwiększenie przychodu na pracownika o 40 proc. względem analogicznego okresu w poprzednim roku. 92 proc. uczestników testu wyraziło zadowolenie z wprowadzonych rozwiązań.

Dzieciaki na hołmie
Home office w czasach przymusowej kwarantanny to dla rodziców wyzwanie z kategorii ekstremalnych. Jak się zachować, kiedy na przykład prowadzimy właśnie ważną telekonferencję, a po domu biegają dzieciaki? Jedyne, co możemy zrobić, to po prostu zaakceptować tę sytuację, przyjąć ją ze spokojem i uśmiechem. Maluch wbiega z krzykiem w kadr? Nie stresuj się. On jest teraz częścią twojego zespołu. Weź go na kolana, pozwól przywitać się z kolegami z pracy. Rozluźnicie trochę atmosferę, a może nawet do calla dołączą kolejne dzieciaki.

Home Office w trybie 365
(Fot. Filip Blank/materiały prasowe Microsoft)

Home office ‒ jak to wszystko zorganizować?

Wszyscy szefowie i pracownicy   rozpoczynając model pracy zdalnej, muszą zmienić podejście. Najistotniejsze jest nastawienie na rezultat, przejrzystość w definiowaniu celów, odpowiednie narzędzia i dobra atmosfera, także na spotkaniach w sieci. Bo utrzymanie kontaktu z zespołem i zarządzanie oczekiwaniami to podstawa efektywnej pracy zdalnej.

Na początku szefowie mogą mieć poczucie utraty kontroli nad pracownikiem, co może skutkować nadmiernym rygorem wobec podwładnych. Muszą pogodzić się z tym, że w trybie home office pracownik ma więcej autonomii. Liczy się efekt końcowy, a nie kontrola na każdym kroku. Pracownik, który ma jasno postawione cele i swobodę w działaniu, pracuje lepiej, bardziej kreatywnie i z większym zaangażowaniem. Nakazy, zakazy i nadmierna kontrola krępują i blokują.

Ważne jest jednak utrzymanie regularnego kontaktu – wideokonferencje, spotkania online, zespołowy kalendarz. Czas, kiedy cały team może porozmawiać o projektach i problemach, na przykład raz w tygodniu.

Narzędzia ‒ top 4, które umożliwiają efektywną pracę zdalną 

Chmura OneDrive 

Usługa OneDrive to tzw. magazyn dokumentów w chmurze. Pozwala na dostęp do wszystkich naszych plików z każdego miejsca, z dowolnego urządzenia. Chmura daje też komfort, że dokumenty nie przepadną w razie awarii albo zaginięcia sprzętu.

SharePoint, współdzielenie plików

Projekty, przy których pracuje wiele osób, wymagają szybkiego przepływu informacji, reagowania na zmiany. Praca na wspólnym pliku umożliwia obserwowanie zmian wprowadzonych przez kogoś w czasie rzeczywistym. Pozwala wspólnie z innymi osobami stworzyć prezentację. Dzielenie pliku w programach Word, Excel, PowerPoint odbywa się w chmurze.

Teams

To specjalna nakładka na SharePointa przeznaczona do pracy w zespołach. Ta aplikacja cieszy się coraz większą popularnością. Służy do komunikacji zespołowej, współdzielenia plików czy kalendarza spotkań. Może być platformą kontaktu z współpracownikami oraz osobami spoza firm. Daje możliwość zarządzania kalendarzem, koordynowania wirtualnych spotkań wideo, czatowania, tworzenia grupy dla wielu projektu, kierowania pracą zespołów, organizowania potrzebnych plików czy wspólnej przestrzeni do przygotowywania dokumentów projektowych. 

Outlook

Dostępny dla wszystkich plan działań czy pogrupowane zadania to podstawa dobrej organizacji pracy każdego. Outlook z wszystkimi funkcjami spiętymi z kalendarzem pozwala na to, by na przykład po otrzymaniu ważnego maila dwoma kliknięciami przypisać go do konkretnej kategorii zadań, konkretnego klienta itp. Aplikacja daje także możliwość dostępu do kalendarza innych osób z zespołu (jeśli go nam udostępnią) lub też założenia drugiego kalendarza – np. do spraw domowych, który możesz współdzielić z partnerem.

* Badanie Grupy IWG przeprowadzone zostało na grupie ponad 18 000 przedsiębiorców z 96 krajów. Objęło ono swoim zasięgiem również respondentów z Polski.

Barbara Michalska
Modern Workplace Group Lead w polskim oddziale Microsoft

Home Office w trybie 365

Przejście w 100 proc. na przysłowiowy home office jest jednym z najtrudniejszych on-boardingów, jaki mogłybyśmy sobie wyobrazić. I bynajmniej nie ze względów technologicznych – akurat narzędzia do zdalnej komunikacji, pracy w chmurze czy współdzielenia zasobów są szeroko dostępne i, jak pokazały ostatnie tygodnie, zdały ten egzamin wzorowo. Naszym celem jako matek, żon i menedżerek jest wypracowanie jasnych zasad i elastycznego workflow, które pozwolą nam łączyć światy home i office. A technologie mogą nam w tym tylko pomóc.

  • Polecane
  • Popularne
  • Najnowsze