Wiele firm przyjęło za normę, żeby mimo dłuższej nieobecności pracownika nie zatrudniać nikogo na zastępstwo - a rozdzielać jego zadania pomiędzy kolegów. Jak wykorzystać szansę, którą niesie taka zmiana?
Kiedy koleżanka czy kolega z działu idą na urlop, przekazują na ten czas część swoich zadań współpracownikom, szczególnie te, których niewykonanie mogłoby zaburzyć lub wręcz uniemożliwić pracę pozostałym. Taką sytuację zwykle rozumiemy, bo to tymczasowe rozwiązanie, więc z mniejszą czy większą ochotą się na nie godzimy. Gorzej, gdy wakat na stanowisku, od którego wiele zależy, zbytnio się przedłuża. Nie dość, że musimy rzetelne wykonywać swoje obowiązki, to dostajemy też „w spadku” cudze. Z punktu widzenia pracodawcy rozdzielenie obowiązków nieobecnego pracownika jest nie tylko zgodne z prawem, ale w większości sytuacji jest też koniecznością. Jego rolą jest przede wszystkim zapewnienie płynności funkcjonowania organizacji. Tylko co ma zrobić pracownik, któremu taka zmiana się nie podoba?
Istnieją regulacje prawne, które określają, do jakiego stopnia możemy być obciążeni dodatkową pracą – teoretycznie pracodawca powinien w taki sposób zarządzać i dostosowywać zakres i ilość obowiązków, abyśmy mogli je wykonać w normalnym czasie pracy. Ale w praktyce bywa różnie. Jak zareagować, gdy szef składa nam taką propozycję nie do odrzucenia?
Przede wszystkim – nie podejmować decyzji od razu, ponieważ pośpiech i działanie pod wpływem silnych emocji, nawet strachu, może przynieść więcej szkody niż pożytku. Najlepiej poprosić o czas do namysłu i zaproponować powrót do rozmowy chociażby nazajutrz, a zanim do niej dojdzie, dobrze się przygotować. Odsyłam do konsultacji z kompetentnym prawnikiem, bo to skomplikowane sprawy, ale ogólnie rzecz ujmując, odmowa przyjęcia dodatkowych zadań niesie ryzyko zwolnienia – o tym mówi Kodeks pracy, ale i doświadczenie życiowe, ponieważ pracodawca kierowany wyższą koniecznością ma prawo przeorganizować pracę działu czy zespołu ze względu na wakat. Decyzja, gdzie jest granica przyjmowania obowiązków, które dotychczas wykonywał ktoś inny, i dokąd chcemy się posunąć, mając świadomość konsekwencji (włącznie z utratą pracy), to sprawa indywidualna. Jako coach wolę skupić się na tym, że może to być dobry moment, aby wynegocjować dla siebie godziwe warunki. Jak do tego podejść?
Dobrze jest pamiętać, że kiedy oprócz swoich zwykłych obowiązków wykonujemy przez dłuższy czas pracę w zastępstwie nieobecnego kolegi, mamy prawo negocjować z szefem dodatkowe wynagrodzenie. Okazuje się, że niewielu pracowników czuje się na siłach, by „walczyć o swoje”, większość nawet nie próbuje. Zwykle w mniej lub bardziej ukrywanym niezadowoleniu podporządkowuje się poleceniom pracodawcy. Niestety, nie istnieje żadna magiczna formuła, którą wystarczy wypowiedzieć – wiele zależy od tego, jak dobrze się przygotujemy do negocjacji, ale przede wszystkim od tego, czy potraktujemy tę sytuację jako szansę na zmianę.
Decydując się na negocjacje warunków pracy w nowych okolicznościach, pokazujemy pracodawcy, że znamy swoją wartość i potrafimy walczyć o swoje prawa. Ważne, by się do tych negocjacji przygotować i opowiadać o swoich umiejętnościach oraz doświadczeniu. Jak to zrobić – patrz ramka. Rozpoczynanie negocjacji z pozycji rozczarowanego, niezadowolonego pracownika z góry stawia nas w sytuacji, w której możemy być odebrani jako osoby roszczeniowe i niesprawdzające się w trudnych sytuacjach. Nie zapominajmy, że szef ma obowiązki wobec całego zespołu, a nawet firmy, a jego umiejętność zarządzania kryzysem również jest oceniana. Naturalne jest więc, że patrzy na sytuację punktu widzenia dobra organizacji i raczej będzie zadowolony, jeśli znajdzie w tobie sprzymierzeńca w kłopocie. Brak jednego pracownika, którego obowiązki są niezagospodarowane, raczej nie skłania do pozbywania się kolejnego.
Dowiedz się, w jakim zakresie pracodawca oczekuje od ciebie przejęcia obowiązków po nieobecnym współpracowniku. Po ich przeanalizowaniu przygotuj listę swoich kompetencji i doświadczeń zawodowych na tym polu. Chodzi o to, żeby pokazać się z jak najlepszej strony w czasie rozmowy z szefem i wzmocnić swoją pozycję negocjacyjną.
Sprawdź w dostępnych źródłach, jaki jest zakres płacowy za pracę, którą będziesz wykonywać. W sytuacji przyjęcia dodatkowych obowiązków można negocjować dodatkowe wynagrodzenie, ale weź też pod uwagę listę innych form świadczeń, np. forma umowy (zawarta na realizację tych dodatkowych obowiązków: umowa o dzieło, na zlecenie itp.), dni wolne czy elastyczne godziny pracy lub możliwość pracy zdalnej.
Unikaj radykalnych komunikatów typu: „Jeśli firma zapewni… (i tu pada konkret), to ja przyjmę na siebie nowe obowiązki”. To twardy i dość ryzykowny sposób na rozpoczęcie negocjacji. Pracodawca może uznać, że twoje warunki nie są negocjowalne w takim stopniu i że stawiasz ultimatum, co raczej zamyka możliwości rozmowy, niż je otwiera.
Możesz przyjąć następującą formułę rozmowy: „Rozumiem, że w tej sytuacji potrzebna jest większa mobilizacja. Dziękuję za zaufanie, oczywiście firma i pani/pan może (albo ty możesz – nie ma powodu, by zmieniać obowiązujące zasady zwracania się do siebie) na mnie liczyć”. Poczekaj na odpowiedź pracodawcy, a następnie kontynuuj: „Jeśli jest taka możliwość, chciałbym porozmawiać jeszcze o dwóch aspektach oferty. Nie wiem, czy może pani/pan (ty możesz) ją zmodyfikować, ale byłbym za taką możliwość bardzo wdzięczny”. Chodzi o to, by przedstawić swoje konkretne oczekiwania. Możesz zaproponować rozwiązania danego problemu, i pokazać, jakie realne korzyści wynikają dla firmy z nowego rozdzielania zadań. Siła tak poprowadzonej rozmowy polega na tym, że przenosi ją poza typowe negocjacje. Nie narażasz się na kłopoty, raczej otwierasz możliwości ustalenia najlepszych dla siebie warunków. Poza tym mówiąc : „Nie wiem, czy jest pan w stanie”, odwołujesz się do autorytetu pracodawcy. Ludzie lubią pokazywać, że mają wysokie kompetencje. Używając takiego stwierdzenia, dajesz im pretekst, aby to zrobili.