„Myślałam, że ASAP to imię” – mówi Dorota Peretiatkowicz w podcaście „zaTASKowani 2”. O tym, jak zmienia się język pracy i gdzie czyhają pułapki – także międzypokoleniowe – rozmawiamy w ósmym odcinku z Dorotą oraz jej drugą połową w duecie Socjolożki.pl, Katarzyną Krzywicką oraz Tomaszem Wileńskim, CEO iSlay_tech. To rozmowa o mailozie, milczeniu w odpowiedzi i przekleństwach, które czasem bywają bardziej zrozumiałe niż korpomowa.
Dziś rozmawiamy o zasadach etykiety w pracy związanej z językiem, ale żeby nie wyszedł z tego jeden z prostych poradników, które jak wiadomo w prawdziwej korporacji raczej nie działają, podejdziemy do tematu bardziej autorsko i selektywnie, w zacnym gronie –znawców tzw. pracowych szachów: Tomasz Wileński, prezes firmy analitycznej, iSlay_tech, który posiada ponad 20 letnie doświadczenie w branży internetowej oraz Dorota Peretiatkowicz i Katarzyna Krzywicka, które po latach spędzonych w korporacjach założyły firmę Socjolożki.pl.
Zaczynamy od języka, bo z nim jest najwięcej problemów - z jednej strony – tego używanego w pracy nie lubimy, wkurzają nas te wszystkie asapy, deadliny, in progresy a z drugiej z powodu różnic pokoleniowych nie rozumiemy się wzajemnie i często za nim nie nadążamy, co potwierdza raport „Nie mów do mnie asap!” na zlecenie firm rekrutacyjnych Rocket Jobs i Just Join In. Aż 87 proc. pracowników biurowych regularnie słyszy w miejscu pracy słowa lub sformułowania, które wywołują ich irytację. Najbardziej wkurzają nas anglicyzmy oraz ponaglenia i zbywające: „nie wiem", „nie pamiętam”. Co ciekawe wulgaryzmy przeszkadzają tylko 10 proc. ankietowanych. Dorota mówi: w pracy zdarza jej się „bluzgać straszliwie”. Tomasz dodaje, że osoby zbyt ugrzecznione bywają w zespole postrzegane jako nienaturalne.
Dorota podkreśla, że kluczem w komunikacji zawodowej powinna być nie forma, lecz skuteczność. Przekaz ma docierać, niekoniecznie zgodnie z podręcznikiem etykiety z lat dziewięćdziesiątych. Jednocześnie – jak pokazują badania – dla większości pracowników wulgaryzmy nie są aż tak problematyczne. Zaledwie 10 procent z nich uznało je za irytujące. Znacznie bardziej przeszkadzają im puste odpowiedzi lub całkowity brak reakcji. Skuteczna komunikacja jest więc nie zawsze jest elegancka, ale musi być autentyczna.
Jednak język, choć często budzi emocje, nie jest tylko kwestią stylu. Z jednej strony, wielu pracowników traktuje go jako barierę – aż 1/3 przyznaje, że zdarzyło im się poczuć zawstydzonymi, gdy nie rozumieli jakiegoś pojęcia. Z drugiej, niektórzy widzą w skrótowości i zwrotach zapożyczonych z angielskiego sposób na zwiększenie dynamiki i precyzji przekazu.
Tomasz Wilenski zauważa, że język „zwinny”, oparty na skrótach, lepiej odpowiada na tempo współczesnych projektów. Ale jednocześnie podkreśla wagę długofalowej odpowiedzialności za to, co piszemy. – Staram się, żeby moja historia w internecie dobrze się zestarzała. Jeśli ktoś za trzy lata trafi na moją wymianę komentarzy na Linkedinie, chciałbym, żeby nie było mi wstyd – mówi.
Kolejnym problemem jest brak wspólnego kodu językowego w zespole, który często ma charakter pokoleniowy. Młodsze osoby – osłuchane z anglicyzmami, wychowane na komunikatorach – operują skrótami jak rodzimym językiem. Starsi pracownicy mogą czuć się wykluczeni, a w konsekwencji – mniej pewni siebie w sytuacjach zawodowych. I choć wielu z nich nie przyzna się do niewiedzy wprost, frustracja może narastać. Dorota Peretiatkowicz opowiada anegdotę: przez długi czas była przekonana, że „asap” to po prostu imię i pisałam w mailach „dear Asap”.
W tym kontekście warto przypomnieć zasadę, o której mówił Janusz Głowacki: unikaj pierwszych reakcji, bo są szczere. Choć może brzmieć ironicznie, dobrze oddaje emocjonalne tło językowych nieporozumień. W pracy, jak nigdzie indziej, słowo może stać się źródłem niechcianego konfliktu.
Osobne zasady rządzą komunikacją mailową. Problemów tu nie brakuje. Jednym z nich jest tzw. mailoza – zjawisko, które w skrócie można opisać jako nadmiar wiadomości, z której niewiele wynika. Jedni nie są w mailach precyzyjni, bo nie potrafią, ale są też tacy, którzy robią to celowo.
Z kolei Katarzyna Krzywicka przyznaje, że nic tak jej nie irytuje, jak milczenie odbiorcy po wysłaniu wiadomości. Określa to jako „gaslighting mailowy” – zjawisko, w którym odbiorca wiadomości udaje, że jej nie widzi lub nie czuje się zobowiązany do odpowiedzi. - W przypadku trudnych maili nie odpowiadam od razu, a potem swoją odpowiedź konsultuję z drugą osobą tzw. double check - dodaje.
Tomasz Wileński proponuje roboczy standard czasów reakcji, który może pomóc uporządkować komunikację:
-
na e-mail warto odpowiedzieć w ciągu 24 godzin
-
SMS zasługuje na odpowiedź w ciągu trzech godzin
-
w komunikatorze firmowym – do kwadransa
W środowisku korporacyjnym, w którym wszystko można zinterpretować jako sygnał – począwszy od godziny wysyłki, przez kolejność adresatów, aż po ton wiadomości – ważna bywa adekwatność reakcji i umiejętność czytania tzw. niepisanych znaków. Czy brak odpowiedzi oznacza lekceważenie? Czy pominięcie kogoś w kopii wiadomości to sygnał, czy niedopatrzenie? Czy szef innego działu powinien pisać bezpośrednio do pracownika, pomijając jego przełożonego? Czy każda wiadomość musi zawierać w kopii wszystkie osoby decyzyjne? I czy szef powinien odpowiadać pierwszy, czy może pozwolić pracownikowi zabrać głos?