Czy można polubić open space? Jak pracować w otwartym biurze i nie zwariować?

Trudno pokochać open space, ale z pewnością można tę wrogą przestrzeń oswoić. (Fot. iStock)

Praca we wspólnej przestrzeni szkodzi kreatywności, efektywności i koncentracji. Stresuje i obniża poczucie wartości. Jednak open space nadal dominuje w krajobrazie polskich firm. Jak pracować w otwartym biurze i nie zwariować, radzi coach i trenerka biznesu Małgorzata Kniaź.

Jeśli już pracujesz albo pracowałaś w open space, to problemy, o których piszemy, znasz z własnego doświadczenia. Jeśli jednak należysz do szczęśliwców, którzy maja biuro w willi lub w starej kamienicy albo pracujesz przy stole we własnym mieszkaniu, to pamiętaj, że wszystko płynie, więc i ty możesz pewnego dnia powiększyć grono użytkowników otwartych biur. A w przestrzeni, w której dzień w dzień przebywa razem wiele osób, nie tylko spada umiejętność skupienia, ale też wzrasta ryzyko konfliktów. A to kolega zbyt głośno rozmawia przez telefon, a to koleżanka podśpiewuje pod nosem albo szeleści papierkami od cukierków. Do tego dochodzi stała obecność i kontrola szefa, która może działać deprymująco. Trudno pokochać open space, ale z pewnością można tę wrogą przestrzeń oswoić. Jak? Oto kilka wskazówek:

Zasady pracy w open space

Ustalcie wspólnie zbiór zasad, które pozwolą współpracownikom możliwie najefektywniej wykonywać swoje zadania. Każda nowa osoba powinna poznać go i zaakceptować, zanim dołączy do zespołu. Oto przykładowe propozycje:

  • nie jemy przy biurkach
  • mówimy przyciszonym głosem
  • nie nawołujemy się przez ścianki działowe
  • na dłuższą rozmowę wybieramy się do zamkniętego pomieszczenia
  • nie rozmawiamy w grupach
  • do minimum ograniczamy rozmowy prywatne
  • wyciszamy telefony komórkowe
  • ustalamy godzinę ciszy, podczas której nie rozmawiamy i skupiamy się na
    najważniejszych zadaniach; najlepiej sprawdzi się pora przed lunchem, ale nie
    z samego rana (wtedy zazwyczaj ustalamy sprawy na dany dzień). Jeśli decydujemy
    się na dwie godziny ciszy, niech jedna będzie przed południem a druga po.
  • wymyślamy znak, który będzie informował, że pracownik jest zajęty i nie wolno
    mu przeszkadzać (proporczyk na biurku, słuchawki na uszach itp.), ale nie należy
    go nadużywać. Jeżeli w biurze panuje hałas, możecie podsunąć pracodawcy pomysł
    zamontowania pod sufitem ekranów dźwiękoszczelnych czy zainstalowania
    ścianek działowych. Nowoczesne firmy wprowadzają pokoje relaksu, w których
    można odpocząć w czasie przerwy.

3 triki podnoszące jakość pracy w otwartym biurze

1. Słuchaj muzyki poważnej (oczywiście przez słuchawki). Zwłaszcza utwory Mozarta i Bacha uspokajają mózg i pobudzają kreatywność.

2. Co 90 minut rób krótką przerwę: przyjmij wtedy wygodną pozycję ciała, wstań od biurka, głęboko oddychaj, przejdź do pomieszczeń socjalnych.

3. Spersonalizuj swoje miejsce pracy, czyli urządź je tak, żeby było ci przyjemnie (postaw zdjęcie bliskich albo kwiatek doniczkowy na biurku, przynieś ładny kubek). Otaczaj się kolorami, które wyciszają: zielenią, beżem i jasnoniebieskim – unikaj nadmiaru metalu oraz szarości.

Open space w liczbach i faktach

1. Frederick Winslow Taylor, twórca teorii tayloryzmu, na podstawie której powstał open space, założył, że pracownik ma być traktowany jak maszyna posłusznie wykonująca zadania, a jego przełożony ma pilnować, żeby tryby tego mechanizmu działały sprawnie.

2. Larkin Building, pierwszy na świecie open space, powstał w Nowym Jorku w 1906 roku. Zaprojektował go Frank Lloyd Wright. Był jednym wielkim biurem ze stołami ustawionymi w rzędach w bardzo małych odległościach. Pracownicy siedzieli twarzą w twarz, co ułatwiło komunikację i obieg dokumentów.

3. Według badan 46% pracujących w open space’ach komunikuje się za pośrednictwem czatu, poczty elektronicznej lub telefonu, nawet gdy siedzą vis-à-vis.

4. 86% badanych deklaruje, że większą efektywność osiąga, pracując samodzielnie, w skupieniu i odosobnieniu. Aż 6 osób na 10 stwierdza, że przeszkadzają im hałaśliwi współpracownicy.

5. Jeśli pracownik ma wpływ na warunki swojej pracy, w tym na przestrzeń, w jakiej się znajduje, czuje się bardziej dowartościowany i zadowolony, a wraz z wyższą samoocena jego efektywność wzrasta o 30%.

6. W open space spada jakość pracy osób najbardziej zdolnych i kreatywnych, ponieważ są proszeni o pomoc przez tych, którzy słabiej sobie radzą.

Jedzenie przed komputerem

W naszym open space pojawiła się nowa dziewczyna, która głośno chrupie marchewki i często prowadzi przez telefon prywatne rozmowy. Takie zachowania rozpraszają. Jak reagować?

Małgorzata Kniaź: Jeśli nowa koleżanka przeszkadza tylko nam, można zacząć od prywatnej rozmowy i powiedzieć konkretnie, na czym polega problem, przedstawiając swoje odczucia oraz stanowisko, np.: „Trudno mi się skupić na pracy, kiedy słyszę chrupanie. To mnie wybija z rytmu i przez to stresuje się, że nie zdążę i będę musiała dłużej zostać”. Następnie poinformujmy ją o obowiązujących zasadach, np.: „Ustaliliśmy, i wszyscy się tego trzymamy, że w open space nie jemy. Hałas i zapach może przeszkadzać innym w pracy”. Wysłuchajmy, co ta osoba chce nam powiedzieć. Na koniec poprośmy o akceptację naszej prośby. Taką rozmowę warto przeprowadzić w luźnej, koleżeńskiej atmosferze. Jeśli zachowanie nowej osoby przeszkadza także innym kolegom, temat można poruszyć na zebraniu. Zasady komunikowania się pozostają bez zmian. Dobrze, żeby rozmowę rozpoczęła osoba najwyższa ranga w zespole. A gdy te interwencje nie przyniosą rezultatu, problem zgłaszamy przełożonemu.

Biurko w biurko z szefem

Od niedawna pracuję w nowym miejscu. Zdziwiłam się, że w open space siedzi z nami bezpośredni szef. Jego ciągła obecność sprawia mi ogromny dyskomfort. Czuje się skrępowana, nie wiem, jak mam się zachowywać. Co mogę zrobić?

Małgorzata Kniaź: Radziłabym dać sobie trochę czasu na obserwację tej sytuacji, bo może ona okazać się nie taka zła, jak się wydaje. Wiele zależy od kultury zarządzania. Przy partnerskim stylu zarządzania wspólna praca z szefem w open space jest nawet naturalna. Jeśli szef pozytywnie modeluje zachowania pracowników i nie naużywa władzy, to takie rozwiązanie może się naprawdę sprawdzić i podnieść jakość pracy. Plusem może być większa dostępność szefa, łatwość uzyskania pomocy i utrzymanie stosunków partnerskich. W bardziej hierarchicznych organizacjach, w przypadku zarządzania poprzez nadmierna kontrolę, stała obecność szefa w open space rzeczywiście jest źródłem stresu pracowników i w efekcie obniża wydajność pracy. Ale ustalone zasady obowiązują wszystkich, więc jeśli zachowania szefa są nieuprzejme czy wręcz obraźliwe, możemy porozmawiać o tym z wyższym przełożonym. Trzeba jednak uświadomić sobie, że w obecności szefa atmosfera jest najczęściej mniej swobodna, i zaakceptować to. Dla osoby o dużej potrzebie wolności i własnej przestrzeni oraz źle znoszącej kontrolę może okazać się to zbyt duże wyzwanie i najlepszym rozwiązaniem będzie zmiana stanowiska albo nawet znalezienie nowej pracy.