fbpx

Zarządzanie czasem – jak dobrze planować?

Jak wydłużyć czas i dobrze go rozplanować
Jakie zastosować strategie, aby zacząć panować nad swoim czasem? (fot. iStock)

Skarżymy się, że mamy go mało. Zdecydowanie za mało! Narzekamy na pracę wykonywaną po godzinach, na zmęczenie. Gdzie przepada nasz czas? Jak go pochwycić, wydłużyć, obłaskawić? Jest na to sposób, a nawet kilka.

Kiedy chcesz na nowo zawładnąć czasem, musisz zacząć od zmiany nawyków. Czyli tak naprawdę stylu życia. Do tego nie wystarczy presja z zewnątrz. Potrzebujesz motywacji! Anna Kupisz-Cichosz, coach i trener rozwoju przedsiębiorczości, powołuje się na książkę rodzeństwa Heathów „Pstryk. Jak zmieniać, żeby zmienić”. Autorzy twierdzą, że każdy z nas ma w sobie jeźdźca i słonia. Jeździec to rozsądek, który mówi na przykład, że trzeba się inaczej zorganizować, wprowadzić zmianę, ulepszenie. Ale jest jeszcze słoń, któremu często zwyczajnie się nie chce.

– Oczywiście, jeździec może się z nim siłować, zmuszać do wykonywania pewnych czynności. W końcu jednak opadnie z sił, gdyż słoń ciągnie w swoją stronę, zgodnie z nawykiem. Bo nie został zmotywowany do wprowadzenia zmiany – mówi Anna Kupisz-Cichosz.

Jeździec kontra słoń

Chcenie lub niechcenie ma ścisły związek z emocjami. A emocje – z priorytetami. I to właśnie priorytety odgrywają kluczową rolę, jeśli chodzi o wykorzystanie czasu. – Pytanie, na ile są one zgodne z naszym systemem wartości, z filozofią życiową. Bo jeśli nie są, będziemy mieli ogromny problem z tym, żeby efektywnie zaplanować dzień, realizować powierzone zadania – ostrzega Anna Kupisz-Cichosz. Emocje to drogowskazy, podpowiedzi: to tak, a to nie, to lubię, w to nie wierzę. Mogą osłabiać nasze działania. Albo wzmacniać. Dzięki nim jesteśmy w stanie porywać się na najtrudniejsze zadania.

– Kultura zachodnia oddzieliła emocje od procesów myślowych, zepchnęła je w kąt. Wielu z nas żyje w przekonaniu, że w miejscu pracy nie można być sobą, okazywać emocji – że to słabość. Niezależnie od tego, czy w grę wchodzi złość, smutek czy radość… Przez lata byliśmy uczeni tłumienia emocji, aż straciliśmy z nimi kontakt. One wciąż są, tyle że w podświadomości, i nie jest to dla nich najlepsze miejsce. Dużo lepiej byłoby przeżywać je świadomie. Kiedy podczas sesji coachingowych pytam klienta „co czujesz?”, często nie potrafi odpowiedzieć. Mówi: „Myślę, że…” albo: „Generalnie rzecz biorąc, czuję się dobrze”. Czyli skupia się na intelektualizowaniu albo ocenie stanu. „Dobrze” to nie emocja! – zauważa Kupisz-Cichosz.

Wracając do słonia: żeby mógł porozumieć się z jeźdźcem, musi wiedzieć, co czuje, czego potrzebuje, na co ma ochotę.

– Powiedzmy, że jeździec ocenił, że dobrze byłoby wcześniej wstawać, ale jeśli nie mam wyznaczonych godzin pracy, nie mam szefa, a rano chce mi się spać – sam pomysł to trochę mało – mówi coach. – Na początku zmuszamy się, potem rezygnujemy. Może nie wzięliśmy pod uwagę, że potrzebujemy ośmiu godzin snu i żeby wcześniej wstać, trzeba się wcześniej położyć? To typowy problem osób wykonujących wolne zawody. Wiele z nich wpada w nawyk realizowania zleceń w ostatniej chwili. Trudno się zorganizować, tyle ciekawych rzeczy można robić… Jednocześnie zdają sobie sprawę, że taki sposób działania jest bardzo wyczerpujący i stresujący. Owszem, stres może wpływać mobilizująco, wręcz wywoływać ekscytację, ale po przekroczeniu pewnego progu staje się obciążeniem nie do zniesienia. Co więcej, spada jakość wykonania.

Ponieważ przyzwyczajenia bywają niezwykle silne, lepiej nie skakać na głęboką wodę, nie zmieniać wszystkiego od razu. Anna Kupisz-Cichosz zaleca taktykę małych kroków. Jeśli zwykłaś wylegiwać się do dziesiątej, trudno, żebyś z dnia na dzień zadecydowała, że będziesz wstawać o piątej. – Przy gwałtownych skokach słoń przestraszy się, zwątpi. Pojawia się lęk przed porażką, przekonanie, że to nie ma sensu, za dużo. Władzę przejmuje podświadomość, zaczyna się szarpanina, frustracja… Tymczasem małe kroki to szansa na małe sukcesy. A każdy sukces – zauważony, doceniony – pozwala wzmocnić siebie, uwierzyć, że się uda.

Jak się odnaleźć w wielu rolach?

A w firmie, korporacji, biurze? Pewne rzeczy wymusza system, choćby godziny urzędowania, ale nie ma co się oszukiwać – i w tym wypadku organizacja czasu jest niezmiernie ważna. Chcesz przecież optymalnie wykorzystać dzień, a o godzinie „0” z czystym sumieniem wyłączyć komputer.

– Zwykle w firmie w godzinach pracy sporo się jednak dzieje – mówi Anna Kupisz-Cichosz. – Zadania merytoryczne, spotkania „odgórne”, „oddolne”, e-maile, telefony. Trzeba nad wszystkim zapanować, nie zapomnieć przy tym o posiłku i chwili odprężenia. Ustalić priorytety. W przypadku menedżerów dochodzą jeszcze zajęcia związane z oceną okresową, planami na przyszłość, koncepcją firmy, rzeczy stricte operacyjne…

Anna Kupisz-Cichosz poleca proste narzędzia do zarządzania projektowego. Na przykład to, które opisuje (w książce „7 nawyków skutecznego działania”) Stephen R. Covey. – Zaczynamy od tego, że wypisujemy wszystkie role, jakie pełnimy w danej firmie. Z jednej strony pracownik i członek zespołu, z drugiej podwładny, z trzeciej często przełożony. W każdej z tych ról mamy pewne priorytety, rezultaty, jakie chcemy osiągnąć. Należy rozpisać je na cele tygodniowe, a następnie rozbić na mniejsze zadania i umieścić w kalendarzu pod konkretną datą. Zwracam na to uwagę, bo często wykonujemy prace związane tylko z byciem członkiem zespołu, zapominając o podwładnych, którzy potrzebują naszej pomocy, czekają na wskazówki.

Z doświadczenia Anny Kupisz-Cichosz wynika, że najtrudniej jest zapanować nad czasem przedsiębiorcom. I to oni najczęściej odwołują się do narzędzi zarządzania projektowego, do specjalnych programów. – Właściciel firmy ma, zwłaszcza na początku, mnóstwo obowiązków: pozyskiwanie klienta, obsługa, nawiązanie relacji z potencjalnymi partnerami biznesowymi, prowadzenie działań marketingowych, koncepcyjne myślenie nad rozwojem przedsięwzięcia, czynności administracyjne. Zawsze radzę korzystać z usług księgowej i jak najszybciej zatrudnić asystenta. To zmniejsza ryzyko, że firma „wejdzie na głowę”. Każdy musi wygospodarować przestrzeń dla siebie, na spotkania z bliskimi, na książkę, film, zadbanie o kondycję, zdrowie, sferę duchowości. Jeśli brakuje na to czasu, życie zaczyna przypominać kierat.

Jaką przyjąć strategię?

Niektóre zadania sprawiają nam przyjemność, inne nie. Próbujemy sobie z tym radzić za pomocą różnych strategii i z różną skutecznością. Jedni zaczynają dzień od wyzwań. Mają więcej energii, żeby wziąć byka za rogi, no i chcą to mieć jak najszybciej z głowy. Inni wolą rozpocząć od czegoś łatwiejszego – rozkręcić się.

– Jeżeli jakieś strategie się sprawdzają, nie ma powodu, by je zmieniać – mówi Anna Kupisz-Cichosz. – Zalecam jednak nie odkładać nielubianych czynności, które zajmują niewiele czasu. Być może wywołują opór, niechęć – na przykład musimy do kogoś zadzwonić. Ale jeśli to kwestia trzech minut, zrób to natychmiast! Odbębnij to, miej za sobą, inaczej zmarnujesz dzień.

Ogromne znaczenie przy zarządzaniu czasem odgrywa koncentracja – przy nadmiarze otaczających bodźców łatwo ją tracimy, a wtedy wszystko rozłazi się, rozpada… Jednym ze sposobów na to jest technika Pomodoro. Innym – robienie tego, co się lubi. – Kiedy jakaś czynność sprawia nam dużą przyjemność albo mocno się w nią zaangażujemy, potrafimy się zatracić – zauważa coach. – Wpadamy w trans. W przepływ. W szał twórczy. Tracimy poczucie czasu, jesteśmy w stanie pracować tak długo, aż ta energia się wyczerpie. Nawet kilkanaście godzin. Pasja zapewnia inną jakość pracy, inny wymiar.

Matryca Eisenhowera

Cennym przewodnikiem po dniu pracy jest matryca Eisenhowera. Dzieli ona zadania na cztery ćwiartki: ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne, nieważne i niepilne. Pierwsza ćwiartka (ważne i pilne) to tzw. pożary. – Nie ma o czym dyskutować, trzeba to zrobić – mówi Anna Kupisz-Cichosz. – Zwykle zdecydowanie za mało czasu poświęca się na drugą ćwiartkę – „ważne, niepilne” – a szkoda, bo to działania prewencyjne, pozwalające uniknąć sytuacji kryzysowych. W rezultacie liczba pożarów wzrasta i wciąż jesteśmy w tzw. bieżączce. Rzeczy nieważne, ale pilne najlepiej od razu delegować, a nieważne i niepilne – odpuścić sobie. Te ostatnie to pożeracze czasu – strony w sieci, na które wchodzimy na chwilę i ani się spostrzeżemy, jak mija godzina. Matryca Eisenhowera zwraca uwagę na drugą ćwiartkę – żeby jak najczęściej do niej zaglądać, nie tylko w pracy. Na przykład w kwestii profilaktyki zdrowotnej – w tym wypadku „pożarem” jest choroba.

– Matrycę Eisenhowera dobrze jest połączyć z zarządzaniem przez role – podpowiada coach. – Przefiltrować przez nią priorytety związane z pełnionymi rolami. Być może, patrząc na drugą ćwiartkę, menedżer przypomni sobie, jak istotny jest rozwój podwładnych. Albo analiza skończonego projektu.

Wreszcie planowanie. Bardzo ważne! Zwłaszcza że – jak twierdzi Anna Kupisz-Cichosz – ludzie mają tendencję do planowania „na styk” i do niedoceniania pracochłonności poszczególnych zadań. – Ich terminarze są przeładowane, spotkanie po spotkaniu. A potem spóźniają się, bo nie wzięli poprawki na poślizg. Albo wysiada im głowa. Zawsze mówię przedsiębiorcom: „Pod żadnym pozorem nie planuj sobie 12-godzinnego dnia pracy! Po pierwsze, nie dasz rady, po drugie, rodzina ci na to nie pozwoli”. W zarządzaniu projektami trzeba pamiętać, żeby do planowanego czasu realizacji doliczyć 20 proc. To margines na rozmaite niespodzianki, na ryzyko, którego nie dostrzegliśmy.

Przy długoterminowych projektach ustanawia się dodatkowo tak zwane kamienie milowe, czyli cele pośrednie. Na przykład co kwartał. – Ustal swoje cele na poszczególne miesiące. Potem skup się na pierwszym miesiącu – zapisz, jakie zadania mają zostać zrealizowane w danych tygodniach – sugeruje coach. – Wreszcie najbliższy tydzień: wpisz zadania przy konkretnych dniach. Postępuj tak samo z kolejnymi tygodniami, a kiedy dotrzesz do kamienia milowego, zobacz, gdzie jesteś. Kamienie milowe to niezwykle istotny element weryfikujący, taki przystanek na drodze. Zatrzymujesz się, oglądasz na nowo sytuację… Ale też okazja do świętowania. Spory kawał roboty za tobą, coś już osiągnęłaś, pora na nagrodę. Może to być urlop, zakupy, kolacja… Najważniejsze jednak jest poczucie dumy, radości, wiary w siebie.

Ekspertka: Anna Kupisz-Cichosz coach, trener rozwoju przedsiębiorczości, właścicielka firmy Softway, wspierającej przedsiębiorców w rozwoju.

  • Polecane
  • Popularne
  • Najnowsze