Firmowe potyczki

W tym biurze nic nie można znaleźć

Czyjeś bałaganiarstwo może stanowić spory problem. Nie możesz przecież przez pół dnia szukać papierów, porzuconych gdzieś niefrasobliwie przez roztrzepaną koleżankę. – Nie obejdzie się bez poważnej rozmowy – uważa Jarosław Chybicki, psycholog i trener. – Ale niech ta rozmowa wzbudza jak najmniej negatywnych emocji. Żadnego manipulowania poczuciem winy (przez ciebie tego nie zrobiłam), obwiniania (bo ty je zawsze gdzieś zgubisz) czy napaści (mam tego serdecznie dość!). Najprościej jest powiedzieć, o co chodzi, tłumacząc swoją prośbę i prosząc o zmianę zachowania.

– Ludzie w magiczny sposób reagują na słowo „proszę” i uzasadnienie prośby – podkreśla psycholog. – Jeśli wytłumaczysz, czemu o to prosisz, zrobią prawie wszystko. Powiedz „bardzo by mi zależało, żebyś kładła to tu, to mi bardzo ułatwi pracę, proszę”. Możesz wręcz pokazać koleżance, gdzie odkładać skoroszyty.  Nie reaguj agresją czy awanturą, bo zamiast słuchać, koleżanka będzie się bronić. Jeśli na kogoś nakrzyczysz, reprymenda zadziała tylko raz, a potem papiery znów gdzieś zginą.

– Zastosuj „zasadę kota” – radzi Jarosław Chybicki. – Kot pamięta zdarzenie tylko przez siedem minut i w tym czasie karanie go ma sens. Podobnie z koleżanką: reaguj od razu, gdy odkłada dokumenty w złym miejscu. Dzięki temu unikniesz nagromadzenia negatywnych emocji i uda ci się rozmawiać bez agresji czy pretensji, ukrytych w postawie i tonie głosu. Inaczej zostanie odebrana negatywna intencja, a nie treść słów, choćbyś była bardzo oględna w ich doborze.

On znowu nie zdążył…

Zdarzają się w każdym zespole osoby, które wolniej pracują. Zdarza się także, niestety, że cały zespół musi nadganiać spóźnienie powolnego kolegi. To cię drażni, bo masz poczucie, że pracujesz za kogoś. – Sposób postępowania ze spóźniającym się kolegą zależeć będzie od tego, w czym tkwi jego problem: czy jest leniwy, niezorganizowany, czy może sobie nie radzi – uważa Jarosław Chybicki. – Dlatego, nim zaczniesz rozmowę, zbadaj sytuację. Jeśli spóźnia się z pracą, bo woli przeglądać zawartość Internetu, dzwonić do znajomych czy układać pasjansa, rozmowa powinna być treściwa i krótka.

– Nie powołujemy się na emocje (drażni mnie twoje lenistwo, złości mnie, że pracuję za ciebie), ale raczej na konkretne umowy. Możesz powiedzieć: „Umawialiśmy się, że to będzie gotowe na 19. Tymczasem 19. minęła, a ty gotowy nie jesteś. Co proponujesz?”. Zawsze warto też powiedzieć, że blokuje zespół i obciąża go swoim spóźnieniem – radzi psycholog.

Przeprowadź rozmowę zgodnie z zasadami asertywności: powiedz, co ci się nie podoba; naświetl konsekwencje, wyraź prośbę o zmianę i wyjaśnij sankcje, zaplanowane, gdy nic się nie zmieni. Może to wyglądać tak: „Nie przykładasz się do pracy i muszę zostawać przez ciebie po godzinach. Nie mam na to ochoty. Chciałabym (chciałbym), żebyś mniej czasu poświęcał na gry komputerowe, a więcej na tworzenie projektu. Jeśli się to nie zmieni, powiem o tym na zebraniu zespołu i wspólnie poszukamy rozwiązania”.

– Ludzie, którzy notorycznie się spóźniają, często podświadomie szukają agresji czy konfrontacji, ponieważ w sytuacji konfrontacji budują swą pozycję. Wyrażając w stosunku do nich złość, wchodzisz w ich grę, a to nie zbliży was do rozwiązania problemu. Rozmawiać trzeba spokojnie i jasno. Jeżeli rozmowy z delikwentem nic nie dadzą, a jego obowiązki cię obciążają, możesz iść do przełożonego, ale zrób to tylko w ostateczności. Jeśli kolega spóźnia się z powodu jakichś kłopotów, zapytaj, czy nie potrzebuje pomocy i pomóż mu – dla dobra całego działu.

Przepraszam, ale zawracasz mi głowę

W każdym biurze znajdzie się osoba towarzyska, która wciąż szuka okazji do rozmowy. Przychodzi i zagaja: „Byłaś na ostatnim filmie Tarantino? O, nowa fryzura… Czy mogę skorzystać z twojego zszywacza, mój nie działa…”. A ty – zawalona pracą i wciąż od niej odrywana – wolałabyś, by już sobie poszła.

– Większości z nas trudno jest zaprotestować – uważa psycholog. – Ludzie boją się wygłaszania uwag typu „przeszkadzasz mi, idź sobie”, bo nie chcą urazić innych. Poniekąd słusznie, bo koleżanka rzeczywiście może się obrazić, a tego nie chcemy. Dlatego warto powiedzieć, że choć teraz nie masz czasu, to znajdziesz go w innej chwili, specjalnie dla niej. – To technika, której się uczy sprzedawców: jeśli klient czeka w kolejce, nie wolno mu powiedzieć: „Nie mogę się zająć panem w tej chwili”. To za mało. Trzeba koniecznie dodać: „Przyjdę, kiedy to będzie możliwe”. Dlatego powiedz koleżance, że do 16 musisz pilną pracę wykonać, ale o 16.30 (albo w przerwie na lunch) jesteś do jej dyspozycji – proponuje psycholog. Możesz też powiedzieć: „Jestem bardzo zajęta, ale dla ciebie znajdę pięć minut”. Po tym czasie przeproś, powiedz, że żałujesz, iż nie możesz dłużej oddawać się przyjemności pogawędki i wróć do pracy. Jeśli jednak nie lubisz koleżanki i nie dbasz o to, że i ona przestanie cię lubić, po prostu konsekwentnie odmawiaj konwersacji. Powtarzaj, że nie masz czasu; prędzej czy później dotrze to do niej.

Wszyscy o wszystkich plotkują

Wiele firm, w których pracują głównie kobiety, to rozplotkowane środowiska (choć mężczyźni też nie stronią od plotek). Nie masz ochoty brać udziału w ogólnej „szeptanej” zabawie? – To normalna reakcja, większość ludzi nie lubi plotkarzy – uważa Jarosław Chybicki. – Dlatego z czystym sumieniem możesz odmówić wysłuchiwania czy powtarzania plotek. Jak? Możesz zignorować plotkującą osobę. Ale jeśli powiesz wprost, że plotki cię nie interesują, narazisz się na powstanie plotki o tobie, że jesteś sztywna i niekomunikatywna.

– Skuteczniejsze jest zagrożenie plotkarzowi, że całą sprawę nagłośnisz – uważa psycholog. – Powiedz: „O, to ciekawe, zapytam Dorotę, czy to, co mówisz, to rzeczywiście prawda”. W ten sposób zakomunikujesz, że będziesz weryfikowała zasłyszane brednie i w dodatku wyda się, kto je roznosi. Plotka działa, gdy jest przekazywana z ucha do ucha. Wydobyta na światło dzienne traci moc.

Obawiasz się, że sama jesteś obiektem plotek? Podejdź do sprawy z poczuciem humoru. Im więcej okażesz emocji, tym więcej pożywki dla plotek dostarczysz rozszeptanym koleżankom. Jeśli natomiast wchodząc do biura z uśmiechem rzucisz: „Ciekawe, czegóż interesującego dowiemy się o mnie dzisiaj” – wytrącisz im broń z ręki.

Ona patrzy na mnie z góry

Choć jesteś świetnym pracownikiem, koleżanka pokazuje, że nie ma o tobie najlepszego zdania i traktuje cię wyniośle. Kiedy widzi efekty twojej pracy, wymownie przewraca oczami. Rzuca niezbyt miłe uwagi, typu „w tym dziale nikt nie potrafi projektować na komputerze”, choć tym właśnie się zajmujesz. To irytujące. – Możesz się z nią skonfrontować, jeśli jej zachowanie ci przeszkadza – radzi psycholog. – Pokaż, że jesteś kompetentna, coś wiesz i coś znaczysz. Najlepiej w obszarze, w którym ona nie ma wiele do powiedzenia, a w którym ty możesz sama zachować się wyniośle. Możesz powiedzieć: „Być może dobrze radzisz sobie z finansami, ale programowanie to moja mocna strona i w tym jestem zdecydowanie lepsza”.

Druga polecana strategia to rzeczowość. Nie koncentruj się na emocjach, odpowiadaj jak najbardziej na temat i konkretnie. Czasem jednak, gdy masz gorszy dzień i czujesz, że nerwy puszczają, możesz posłużyć się techniką, zwaną demaskowaniem aluzji. – Wiadomo, że ta osoba mówi coś nie wprost, sugeruje, daje do zrozumienia. A więc gdy następnym razem rzuci wyniosłą uwagę, „rozszyfruj” jej przekaz: „Czy chcesz powiedzieć, że to, co zrobiłam, do niczego się nie nadaje?”. Ludzie mają wtedy z reguły tendencję do wycofywania się z niesłusznych zarzutów. A nawet jeśli powie „tak”, odpowiedz „ja myślę o tym inaczej, uważam, że robię coś wartościowego i inni mnie doceniają” – radzi Jarosław Chybicki.

Musisz dać wyraźny odpór, pokazać, że nie jesteś słabsza. Możesz się posłużyć poczuciem humoru. Stworzysz wrażenie, że panujesz nad sytuacją, jeśli będziesz wyglądać, jakbyś się świetnie bawiła, gdy z uśmiechem odpowiesz dowcipną, ciętą ripostą.

Ty nic nie potrafisz

Zdarza się, że pracujemy z kimś, kto chętnie krytykuje, choć nie potrafi tego robić w sposób konstruktywny. Wtedy krytyka bywa bolesna. Bywa także niepotrzebna – gdy krytykuje nas ktoś, kto naszym zdaniem nie ma prawa do oceniania naszej pracy. – Jeśli atak jest wypowiedziany wprost, możemy posłużyć się jedną z trzech technik: zamianą oceny na opinię, zamglaniem lub poszukiwaniem krytyki – wylicza psycholog. Na czym to polega? Pierwsza technika to postawienie sprawy: to, co mówisz, jest tylko twoją opinią. Możesz powiedzieć: „Masz prawo myśleć o mnie w ten sposób, ale ja tak o sobie nie myślę i ważniejsze jest dla mnie to, co JA myślę o sobie”.

– Zamglanie polega na zgadzaniu się z rozmówcą i niezgadzaniu zarazem – wyjaśnia Jarosław Chybicki. – Wygląda to tak: „Może moja praca rzeczywiście niczemu nie służy, ale być może wiele osób z niej korzysta”. Natomiast poszukiwanie krytyki to szczegółowe dopytywanie się, co miała na myśli krytykująca osoba: „Co robię źle, co mogę zmienić, jakie popełniam błędy?”. Zanim zaczniesz odpierać krytykę, zastanów się, czy nie ma w niej ziarna prawdy. Kiedy dotyczy konkretnej rzeczy, może być cenną wskazówką.

– Możesz też otwarcie poprosić krytykującego, by wyrażał krytykę w sposób mniej raniący – dodaje psycholog. – Zwłaszcza że krytyka nie musi mieć żadnego związku z negatywnym nastawieniem do ciebie, a tylko z nieumiejętnością jej wyrażania.

Zwyczajnie jej nie lubię

Są zawody, w których sympatie i antypatie w zespole mają szczególne znaczenie. – Dotyczy to zwłaszcza zawodów twórczych, gdzie zadania nie są proste i konkretne, wymagają kreatywności i współpracy – uważa Chybicki. – Nie zawsze jest możliwe, byśmy współpracowali tylko z tymi ludźmi, których darzymy sympatią..

Z reguły ludzie, którzy się nie lubią, unikają się. Tymczasem…

– Powinno się postąpić odwrotnie: doprowadzić do spotkania, które mogłoby pomóc nam się polubić – mówi psycholog. – Ludzie nielubiący się, pozostający w konflikcie, postrzegają sytuację jako „ja przeciw tobie”. Warto przeformułować sytuację „ja przeciw tobie” na „my przeciw problemowi”.

Trzeba zbadać, co was poróżniło, co sprawia, że się nie lubicie. I jasno sformułować problem, który powoduje to nielubienie. Nawet jeśli jest tak prosty, jak „chemia między nami nie działa”. Wtedy stajecie w opozycji do tego problemu. Co z tym zrobić, skoro musimy razem pracować?

– Jeśli jednak nie znajdujecie rozwiązania, umówcie się, że nie będziecie wchodzić sobie w drogę. Powiedzcie sobie: „Nie musimy się lubić, ale musimy współpracować”. Dlatego zawsze, gdy połączy was praca, zostawcie jak najmniej miejsca na niedomówienia, możliwość odczytywania intencji, pretensje – radzi Jarosław Chybicki.
Jeśli musicie współpracować blisko, warto popracować nad tym, żeby się polubić. Zacząć trzeba od poznania drugiej osoby. Im więcej o niej wiemy, im bardziej „ludzka” nam się wydaje, tym mniejszą budzi antypatię czy obawę.

– Warto też przyjrzeć się sobie – uważa psycholog. – Jeśli nasza reakcja na daną osobę nie jest podzielana przez innych, być może problem leży w nas. Gdy zaczniesz się przyglądać tej relacji, możesz odkryć, że nie lubisz tak naprawdę czegoś w sobie.

A może się okaże, że denerwuje nas nie osoba, a tylko jej konkretne zachowania? Gdy o tym porozmawiacie, może postara się je zmienić?

WOBEC KONFLIKTÓW

• Konflikty są nieuniknione. Kluczem do sukcesu jest umiejętność ich rozwiązywania, a nie unikania.
  
• Nie rozumiesz, o co chodzi koleżance z pracy? Pytaj! Kobiety mają tendencję do oczekiwania,
  
• że ktoś odgadnie, co mają na myśli.
  
• Nie bój się mówić współpracownikom, co ci przeszkadza w ich zachowaniu. Ludzie często nie mają pojęcia, jak są odbierani przez innych. Kiedy im o tym mówisz, są zdziwieni, a często… nawet wdzięczni.
  
• Pamiętaj: mężczyźni podczas dyskusji skupiają się nie na emocjach, ale na argumentach. Nawet jeśli będą one mocne, a sama dyskusja burzliwa, nie traktuj wymiany zdań osobiście.
  
• Nigdy nie zaczynaj rozmowy, kiedy jesteś zły czy zdenerwowany. Agresja będzie przebijać przez twoje słowa i konflikt, zamiast zostać rozwiązany, będzie się zaostrzał.
  
• Gdy widzisz, że któryś z kolegów sobie nie radzi, zapytaj, czy możesz mu pomóc. Mężczyźni często nie proszą o pomoc, choć jej potrzebują, bo taka prośba jest dla nich oznaką słabości.
  

Jarosław Chybicki psycholog, absolwent Uniwersytetu Gdańskiego i Sorbony, specjalizuje się w zarządzaniu kompetencjami firm