E-maile pozostawione bez odpowiedzi, stos dokumentów do przejrzenia, mnóstwo spraw odkładanych na później, telefonów do wykonania, rozmów do przeprowadzenia. Nie wpadaj w panikę: potrzebujesz tylko chwili, żeby dobrze zaplanować działania.
Nadmiar obowiązków zawodowych coraz częściej bywa normą. Pracujemy z poczuciem ciągłego pośpiechu i w dyskomforcie związanym ze stresem, który wynika z dużej liczby zadań do wykonania. Może się wydawać, że nie ma dobrego rozwiązania: obowiązków nam przecież nie ubędzie, a czas się nie rozciągnie. Co robić? Zainwestować w swoją efektywność. A dokładniej?
– Moja odpowiedź jest prosta: planowanie – mówi Beata Uytenbogaardt, współzałożycielka PEPworldwide Poland, zespołu trenerów i doradców z obszaru efektywności osobistej. – Wielu może kojarzyć się z nudą, sztywnością, ograniczeniami. Ale to nieprawda, bo w planowaniu możemy być kreatywni.
Zdaniem Beaty Uytenbogaardt boimy się planować, bo nie wiemy, jak to robić. Jeżeli się tego nauczymy, zauważymy, że czas można „wrzucić” do kalendarza, wreszcie zacząć nim zarządzać, a także (czemu nie?!) bawić się nim.
Kalendarz to jedno z magicznych narzędzi planowania, drugim jest lista zadań. Beata Uytenbogaardt tłumaczy, że są zadania ważne i mniej ważne. Zajmujemy się tymi ważnymi, a nieważnymi się nie zajmujemy. Po prostu. Ważne sprawy natomiast są albo pilne, albo niepilne. Od razu wykonujemy pilne, a niepilne planujemy. Musimy nauczyć się nimi sprawnie żonglować. Odczujemy, że planowanie jest wolnością, kiedy wytrenujemy w sobie nawyk robienia rzeczy od razu. „Zrób to od razu” jest złotą zasadą planowania!
– Warto sobie uświadomić, że mamy pewną brzydką cechę, a nazywa się ona: „odkładanie” – mówi Beata Uytenbogaardt. – A skoro już to wiemy, możemy zastanowić się, co zrobić, żeby nie odkładać. Najlepszym sposobem na nieodkładanie jest – to logiczne – robienie rzeczy od razu. Często kojarzy się to jednak z robieniem rzeczy naraz, a to zupełnie inna bajka. Mamy wykonywać zadania po kolei, co oznacza, że coś musimy ułożyć w pewnym szeregu.
Czyli wziąć do ręki kalendarz i poustawiać czas na dane sprawy. Czas jest jedną linią, nie mamy dwóch czasów, trzech ani czterech. Dlatego tak łatwo jest się nauczyć planować. Musimy poukładać na jednej linii swoje sprawy. Proste? Żeby wypracować w sobie nawyk robienia rzeczy od razu, eksperci PEPworldwide zalecają wdrożyć w życie i konsekwentnie realizować kilka nieskomplikowanych zasad.
Odkładamy wykonywanie tych zadań, których nie lubimy albo które uznajemy za zbyt skomplikowane. Warto jednak uniknąć stresu związanego z oczekiwaniem na moment, w którym i tak będziemy musieli się z nimi zmierzyć.
– Jeśli masz na przykład trzy rzeczy do zrobienia: pierwsza z nich jest fajna i łatwa, druga jest OK, ale niezbyt ciekawa, bo na przykład rutynowa, a trzeciej nie znosisz robić – zwykle zaczynasz od pierwszej, potem przechodzisz do drugiej i wykonujesz ją tak długo, że na trzecią nie ma już czasu. Oczywiste jest, że nie czujesz się z tym dobrze – mówi Beata Uytenbogaardt.
Co robić? Zaczynać od trzeciej sprawy. Wtedy nie tylko zajmie ci ona mniej czasu, ale równocześnie, gdy się już z nią uporasz, wygenerujesz dużo pozytywnej energii. Z werwą zajmiesz się sprawą pierwszą i drugą, a jeszcze zostanie ci sporo czasu oraz przekonanie, że jesteś świetna.
Drobne problemy lub łatwe zadania, do których nie weźmiemy się od razu, mogą urosnąć do rangi dużych, do rozwiązania których będzie potrzeba już więcej czasu i energii. – Często odkładamy zadania proste i znane – mówi Beata Uytenbogaardt. – Chodzi tu na przykład o napisanie sprawozdania z zebrania, które tuż po spotkaniu zajmie nam 15 minut, ale za kilka dni będzie już wymagało poświęcenia na przykład godziny. Można to porównać do koszenia trawnika latem: jeśli skosisz trawę, gdy urośnie tylko trochę, będzie to zadanie łatwe. Przestanie być proste, gdy urośnie wyższa. Lepiej temu zapobiegać, planując koszenie trawy regularnie.
Na początek kilka przykładów:
- Już prawie kończysz projekt, a tu nagle dzwoni telefon, odbierasz i rozpraszasz się tak bardzo, że spóźniasz się z oddaniem pracy na czas.
- Próbujesz skoncentrować się na pisaniu, ale co jakiś czas sprawdzasz pocztę, bo czekasz na ważną wiadomość.
- Chcesz zadzwonić do szefowej w pilnej sprawie, ale nagle podchodzi do biurka koleżanka. Przez dłuższy czas rozmawiasz z nią i zapominasz o sprawie, którą miałaś załatwić, a to nie jest dla ciebie korzystne.
– Tak zwane przeszkadzacze będą pojawiały się zawsze – mówi Beata Uytenbogaardt. – Jeżeli na to pozwolimy. Jeśli nie dajemy sobie na nie zgody – wyciszamy telefon, wyłączamy alarmy i powiadomienia o przychodzącej poczcie. Zaskakująco dużo zależy od nas samych. To, na ile odetniemy się od zakłóceń, w dużym stopniu powiązane jest z planowaniem.
Jeżeli postanowisz, że na dane zadanie masz pół godziny, zrobisz wszystko, żeby te 30 minut spożytkować jak najlepiej i nie ulegniesz „przeszkadzaczom”. Ile czasu sobie dajesz, tyle wykorzystujesz.
Beata Uytenbogaardt twierdzi, że często wysyłamy sygnały, żeby nam przeszkadzano. Jeśli robią to inni ludzie, to tylko na nasze życzenie. Jedynie my jesteśmy odpowiedzialni za otwarcie się na komunikację ze światem. Trzeba jednak przy tym wszystkim pozostać elastycznym, bo odebranie pilnego telefonu czy zamiana kilku zdań z koleżanką mogą być ważniejsze niż dokończenie jakiegoś zadania w danym momencie.
Są również „przeszkadzacze” wewnętrzne. Na przykład: pracujesz, siedzisz przy biurku, piszesz i myślisz: „Miałam zadzwonić do lekarza, muszę to zrobić, ale nie teraz”. Tak się dzieje, jeśli rzecz, którą się zajmujemy, jest trochę nudna, rutynowa. Jeżeli taka myśl cię dekoncentruje, natychmiast należy zaplanować jej realizację. Masz odebrać płaszcz z pralni? Ile czasu ci to zajmie? Którego dnia możesz to załatwić? W czwartek o godz. 18.00. „Wrzucasz” pralnię do kalendarza i przestajesz o niej myśleć.
– Dzięki temu nie będziesz musiała na przykład przejeżdżać czwarty raz koło sklepu z żarówkami z myślą, że ciągle ich nie kupiłaś, bo nie masz czasu – mówi Beata Uytenbogaardt. – Dlaczego nie masz na to czasu? Bo kupienie żarówek nigdy nie znalazło się na liście zadań do zrobienia.
Wystarczy, jeśli na bieżąco sporządzasz listę spraw do załatwienia, planując czas na ich wykonanie, oraz nie rozpraszasz się przez robienie kilku rzeczy naraz – i od razu łatwiej o skupienie na zadaniu.
– Koncentrację zaburzają nam drobne, zaległe rzeczy do zrobienia – mówi Beata Uytenbogaardt. Swoim klientom proponuje ćwiczenie polegające na wypisaniu na kartce wszystkich pomniejszych spraw do załatwienia: prywatnych i zawodowych, których nie zrobili przez ostatni miesiąc i mają je „z tyłu głowy”. Na przykład: kupienie córce trampek na WF, zaniesienie butów do szewca, zrobienie porządku z e-mailami, zamówienie wizytówek. Takich rzeczy się nie planuje, a to błąd. Zrób zatem listę zaległości, oszacuj, ile te rzeczy mogą ci zająć czasu, i zastanów się, kiedy będziesz mogła je zrealizować.
Gdy zajmiesz się już czymś, nie odkładaj tego – doprowadź tę czynność do końca! Wracając do niej, stracisz czas na przypomnienie sobie tematu lub ponowne wdrożenie się w wykonanie zadania. Rób raz, a skutecznie.
– Ile razy czytamy e-maila, zanim na niego odpowiemy? – pyta Beata Uytenbogaardt. – Dlatego kiedy przychodzi e-mail, trzeba zadać sobie pytanie: mam coś z nim zrobić czy nie? Jeśli tak – teraz czy potem? Jeśli potem, to kiedy? I od razu planujemy zadania na potem.
Generalna zasada, jaką powinnaś przyjąć, brzmi: jeżeli chcesz wykonywać czynność raz, musisz ją wykonać do końca. Dlatego e-maile dobrze wrzucać do odpowiednich folderów, oznaczać, włączać „przypominacze”, a odpowiadanie na nie umieszczać w kalendarzu albo na liście zadań.
Warto wypracować sobie system, który ułatwi życie, korzystając z nowoczesnej technologii. Jeśli masz do czynienia z większymi zadaniami, typu projekt architektoniczny czy pisanie książki, dobrze jest podzielić je na etapy, które doprowadzasz do końca. Tym sposobem będziesz pracować w poczuciu, że nie cofasz się, tylko ciągle kroczysz do przodu. Zrobisz więcej i w krótszym czasie.
– Dzięki planowaniu według zasad PEP zyskujemy wolność. W wyborze zadań i w ich realizacji. Mamy z tego frajdę i poczucie spełnienia – mówi Beata Uytenbogaardt. – Stosuję to z powodzeniem, a jestem bardzo aktywna zawodowo. Do tego mieszkam w Holandii, a pracuję w Polsce. I nie mam wrażenia, że mi coś ucieka, wręcz przeciwnie: mam przekonanie, że realizuję wszystko, co chcę.
Planowanie daje dobrą kontrolę nad rzeczywistością. Gdy ją czujemy, od razu rozwiązuje się problem pod tytułem: „Och, mam tyle pracy, nie dam rady!”. Przestajemy być ofiarą i wchodzimy w rolę bohatera swojego życia. Rządzimy czasem. No bo kto tu jest ważny? Ja czy on – ten tak zwany czas? Ja! Proste, tylko trzeba to sobie uświadomić i wprowadzić w życie. Jeśli planowanie pozostaje tylko w teorii, nie przynosi efektów. A przecież chodzi o to, żeby w dzisiejszym zabieganym świecie pracować mądrzej, a nie ciężej.
Beata Uyten-Bogaardt, współzałożycielka PEPworldwide Poland, zespołu trenerów i doradców z obszaru efektywności osobistej.