1. Zwierciadlo.pl
  2. >
  3. Styl Życia
  4. >
  5. Czego unikać w służbowych mailach?

Czego unikać w służbowych mailach?

123rf.com
Czytanie i odpowiadanie na maile zajmuje sporą część dnia pracy. Wiele wiadomości, od razu kasujemy, z szumu informacyjnego wyławiamy tylko te naprawdę istotne albo ciekawe. Jak pisać maile, które nie tylko będą czytane, ale też zbudują nam markę profesjonalisty?

„Przede wszystkim warto pozbyć się z ich treści kilku słów zapychaczy, które albo osłabiają przekaz albo sprawiają, że brzmimy niepewnie. Dzięki temu będziemy dostawać odpowiedzi znacznie częściej”, radzi Bartosz Struzik z międzynarodowego serwisu kariery MonsterPolska.pl.

Tylko
Przykład: Chciałem tylko sprawdzić, czy masz już odpowiedz do dokumentu, który ci przesłałem. Dlaczego nie działa? Bo umniejsza wagę tego, o co prosimy. Daje sygnał, że naszą sprawę można spokojnie zdjąć z listy priorytetowych zadań. Lepiej napisać: Czy masz już odpowiedź do dokumentu, który ci przesłałem? Musi być gotowa do końca dnia

Prawdopodobnie Przykład: Prawdopodobnie mógłbym przesłać oświadczenie zarządu około południa. Dlaczego nie działa? Wprowadza niepewność. Jeśli nie jesteśmy czegoś pewni, lepiej tego nie pisać. Założyć, że zadanie może zająć więcej czasu. Lepiej napisać: 
Nie dam rady przesłać oświadczenia zarządu do południa, bo muszę przygotować także jego wersję online. Prześlę je do końca dnia.

Próbować Przykład:
 S
próbuję zredagować artykuł, który przesłałeś. Dlaczego nie działa? Pokazuje, że nie jesteśmy pewni swoich umiejętności. Nie ma nic złego w proszeniu o pomoc. Wtedy wysyłamy sygnał, że dbamy o to, by wykonać zadanie poprawnie. Lepiej napisać: Zabieram się za redakcję artykułu. Ale mam kilka pytań, zanim zacznę - czy możesz spotkać się za mną na pięć minut?

Może
Przykład: Może powinniśmy napisać rozdział o tym, dlaczego powołaliśmy firmę do życia... Może mógłbym pojechać na konferencję w marcu... Dlaczego nie działa? Sprawia, że brzmimy jak zaniepokojeni albo obojętni wobec sprawy. Lepiej napisać: Napiszmy rozdział o tym, dlaczego powołaliśmy firmę do życia. Mogę pojechać na konferencję w marcu .

Przepraszam Przykład: Przepraszam, mam spotkanie o 13, czy 14 będzie w porządku? Dlaczego nie działa? Jest zupełnie niepotrzebne, umniejsza naszą stanowczość. Lepiej konstruować jasne przekazy i pytać bez przepraszania. Lepiej napisać:
 Mam spotkanie o 13. Czy o 14 będzie pan wolny?

ZAMÓW

WYDANIE DRUKOWANE E-WYDANIE
  • Polecane
  • Popularne
  • Najnowsze