Badania dowodzą, że multitasking to iluzja. IQ ludzi, których rozpraszają przychodzące e-maile i dzwoniące telefony, obniża się o 10 punktów. Jakie są tego efekty? Takie same jak w przypadku nieprzespanej nocy. I dwa razy poważniejsze niż te spowodowane paleniem marihuany…
Czy tobie też zdarzyło się zachłysnąć pomysłem, że możemy być multizadaniowi i wykonywać zamiast jednej – dwie, trzy, pięć czynności naraz? To pewnie dotarłaś już także do momentu, kiedy – ku twojemu ogromnemu zdziwieniu – okazało się, że tak naprawdę zużyłaś w ten sposób więcej czasu i wykonałaś swoje zadania mniej starannie. Nie mam tu na myśli połączenia typu wieszanie prania i słuchanie audycji radiowej, bo takie zestawienie nie jest specjalnym wyzwaniem: jedna czynność angażuje oczy i ręce, druga uszy i mózg – procesy nie wchodzą sobie w drogę. Chodzi tu o aktywności wykluczające się nawzajem: albo patrzysz na ekran monitora i czytasz, co jest napisane w e-mailu, albo spoglądasz na dokument, który ktoś ci podtyka pod nos, i zapoznajesz się z jego treścią. Nie możesz jednocześnie czytać dwóch różnych tekstów. Chociaż jako ludzie mamy parę oczu, to ciągle nie nabyliśmy umiejętności obsługiwania każdym z nich odrębnego wyimka rzeczywistości.
Pomysł, że możemy bez szkody dla jakości wykonania robić wiele rzeczy naraz, jest wyrazem magicznego myślenia w stylu: „Wszystko, czego chcę, jest możliwe”. Lub jeszcze bardziej niebezpiecznej opcji: „Wszystko, czego ktoś ode mnie chce, jest możliwe, jeśli się tylko postaram”. Ile razy słyszałaś: „Inni jakoś sobie z tym radzą, jeśli naprawdę ci zależy na… (pracy, relacji, matce, córce, koleżance), to to zrobisz”? Jednak takie myślenie niewiele ma wspólnego z rzeczywistością. Kiedy tego typu komunikaty płyną zewsząd, często ulegamy ich presji, bo nie chcemy odstawać od reszty. Kupujemy kolejny poradnik typu „Jak przygotować bilans roczny w pięciu krokach w pół godziny”, ale okazuje się, że w tak krótkim czasie nie da się go nawet przeczytać. Jak zatem nie dać się zwariować?
Kiedy masz wrażenie, że przestajesz panować nad swoim życiem i gubisz się w nadmiarze rzeczy do zrobienia „na już”, spróbuj zatrzymać się na chwilę i odpowiedzieć sobie na pytanie, czyje potrzeby są w tej sytuacji zaspokajane. Twoje własne czy kogoś innego? Propaganda pojawia się dziś często w subtelnej postaci mody na pewne postawy, ale nadal służy do tego, do czego służyła zawsze: żebyś zrobiła to, czego inni chcą od ciebie, bez względu na to, czy jest to dobre dla ciebie. Kiedy ulegasz modzie na tego typu postawy, pozwalasz sobą sterować. Zdarza się, że sam sterujący ma jak najlepsze intencje, tylko, niestety, uległ owczemu pędowi i zaniechał refleksji nad tym, co i dlaczego robi. Bo jaka intencja stoi za postawą szefa, który motywuje do działania zachętami typu: „Postaraj się bardziej, skoro Dagmara może, to znaczy, że da się to zrobić”? Najprawdopodobniej dąży do zwiększenia efektywności twojej pracy, tak jak i innych pracowników, marząc, że przełoży się to na lepsze wyniki firmy. Problem polega na tym, że strategia, jaką wybrał pod wpływem propagandy sukcesu, w tym przypadku może być mało skuteczna.
Nie ma uniwersalnego sposobu działania dla wszystkich. To samo sprawdza się w wypadku wielozadaniowości. Profesor Etienne Koechlin przeprowadził badania nad skutkami podziału uwagi w trakcie wykonywania kilku czynności naraz, które dowiodły, że ludzki mózg nie jest wielozadaniowy. Wykonywanie kilku zadań jednocześnie zmusza do intensywnego wysiłku, który jednak nie przekłada się na efekty. Praca w takim trybie przyczynia się natomiast do popełniania błędów i braku zapisu w pamięci ważnych informacji. Bo brak skupienia jest wrogiem dokładności. Każde zadanie zajmuje w takim trybie pracy więcej czasu, niż gdyby było wykonywane jedno po drugim.
Co więcej, rozpraszając uwagę (co jest zawsze efektem ubocznym multitaskingu), odciągamy ją przy okazji od problemu, który w głębi duszy nas przeraża – wtedy przerażenie pozornie wydaje się zmniejszać. Łatwo zrozumieć, że taka strategia może pojawić się jako próba radzenia sobie z trudną sytuacją w najlepszy możliwy sposób na zasadzie: „Jeśli mówią, żeby tak robić, to się podporządkuję – bo inaczej mogą mnie zwolnić”. Jednak całkowitym absurdem wydaje się promowanie strategii wielozadaniowości jako metody samodoskonalenia i rozwoju.
Dlaczego więc nie jest dla nas wyzwaniem wieszanie prania w trakcie słuchania audycji? Otóż nie jest to problemem dla osoby, która wieszała pranie wielokrotnie i ma tę czynność tak opanowaną, że wykonuje ją automatycznie. Ostatnie badania dowiodły bowiem, że rzeczywiście dobrze radzimy sobie z łączeniem czynności, którą jesteśmy w stanie wykonywać automatycznie (na jej obsługę mózg nie musi zużywać wiele energii), z inną, która wymaga większej uwagi i skupienia. I tu jest sedno problemu dotyczącego pomysłu, że „jeśli ktoś może jednocześnie robić wiele rzeczy, to ty też”. Otóż niekoniecznie.
Zazwyczaj do jednego worka multitaskingu wrzuca się zupełnie różne czynności uznane za „robienie jednej rzeczy”. Niezwykle istotne jest jednak to, jakie to są rzeczy i czy nadają się do wykonywania w sposób automatyczny. Bo o ile da się wytrenować odruchowe kładzenie zielonego segregatora na półkę z zielonymi segregatorami, o tyle nawet rutynowego spotkania z pacjentem chorym na grypę nie da się obsłużyć automatycznie i z wykluczeniem uważności. Czyli im bardziej skomplikowana sytuacja, tym większej uważności i jednozadaniowości wymaga.
Jak nie ulec presji? Skąd wiedzieć, że coś nam rzeczywiście nie służy? Najprostszą, a mało docenianą techniką samoobrony jest słuchanie „echa z dna serca” – stamtąd zazwyczaj płyną pierwsze ostrzeżenia o tym, że sytuacja nie służy naszemu dobru. I to jest moment, żeby coś z tym zrobić. Zareaguj, zamiast czekać, aż sytuacja sama się zmieni. Bo sytuacje zazwyczaj nie zmieniają się same, a jeśli już, to rzadko na naszą korzyść. Trzeba się o tę zmianę zatroszczyć.
Pułapka wielozadaniowości polega na tym, że myśląc o niej, fiksujemy się na pomyśle, że musimy wiele rzeczy robić w tej samej chwili. Dobrym rozwiązaniem jest uznanie chęci (czasem konieczności) wykonania wielu zadań „w terminie do”. Możesz wówczas przyjrzeć się liście rzeczy do zrobienia, posegregować je pod względem pilności, ważności, przyjemności czy długotrwałości określonego pojedynczego procesu – czyli pracy nad jedną sprawą w sposób możliwie ciągły. Ustawienie kolejności zadań i wykonywanie ich jedne po drugich pozwala uniknąć rozproszenia, nerwowości z powodu ewentualnego krachu naprawdę ważnych projektów oraz dostarcza uczucia satysfakcji systematycznie, w miarę wykonywanej pracy, kiedy możemy odhaczyć „zrobione” przy kolejnych punktach listy. Taki system pracy prowadzi do większej równowagi we wszystkich dziedzinach życia, bo jest strategią oddalającą od pułapki pracoholizmu i toksycznego sukcesu.
Jak zainicjować zmianę zgubnego nawyku „naraz” na zdrowszy „po kolei”? Najlepiej zacząć od rozmowy z osobą, która wydaje nam polecenia i rozlicza z ich wykonania. Spokojna rozmowa z przełożonym powinna skupić się na przeanalizowaniu, jakie czynności wyjątkowo możemy wykonywać równolegle, (bo jedna z nich jest czynnością wykonywaną automatycznie), a jakie zdecydowanie nie. Jeśli to szef jest osobą zalewającą cię potokiem poleceń, postaraj się wyjaśnić – bez zbędnych emocji – że potrzebujesz bardziej planowego systemu pracy, żeby rzeczywiście zwiększyć swoją efektywność, a nie stwarzać iluzję „bycia zapracowaną”.
Na początek możesz zaproponować zmianę nawyków pracy na miesiąc i wspólne przyjrzenie się efektom modyfikacji strategii po upływie tego czasu. I nie zakładaj z góry, że na pewno na taką propozycję usłyszysz odpowiedź odmowną. Daj szansę sobie, szefowi i zmianie. Po prostu spróbuj.
Ewa Mażul jest coachką, doradczynią, ekspertką ds. komunikacji w biznesie.