fbpx

Jak powinien wyglądać profesjonalnie napisany mail biznesowy?

Jak powinien wyglądać profesjonalnie napisany mail biznesowy?
(Fot. materiał partnera)

Poznaj 5 zasad, które pozwolą Ci budować dobry wizerunek w sieci, co z pewnością przełoży się na dobre relacje w biznesie. Zaczynajmy!

  1. Stosuj zwroty grzecznościowe
  2. Napisz w jakim celu się kontaktujesz
  3. Używaj profesjonalnego języka
  4. Przede wszystkim ortografia!
  5. Sprawdź jak wyglądasz jako nadawca

Dobrze napisany mail biznesowy to wbrew pozorom nie taka prosta sprawa. Przedstawiamy 5 zasad, dzięki którym nauczysz się to robić!

Stosuj zwroty grzecznościowe

Kultura osobista obowiązuje zarówno w relacjach na żywo, jak również rozmowach telefonicznych i w nie mniejszym stopniu w sieci. Dobrze napisany e-mail biznesowy powinien zaczynać się od zwrotu grzecznościowego, np. „Szanowny Panie” lub standardowe „Dzień dobry”. Zwracają na to uwagę w ostatnim czasie wykładowcy akademiccy, mierząc się z niechlujnie napisanymi wiadomościami od swoich studentów. Szacunek do partnerów w biznesie to podstawa, dlatego warto unikać błędów w tej sferze. Jednym z nich na pewno jest stosowanie przywitania „Witam”, jeśli jest to komunikacja biznesowa.

Napisz w jakim celu się kontaktujesz

Zasada ta obowiązuje w standardowych listach formalnych, a mail biznesowy do takich współcześnie można zaliczyć. Osoby zajmujące się różnego rodzaju przedsięwzięciami biznesowymi dostają nawet kilkadziesiąt maili dziennie. Nie lekceważmy czyjegoś czasu i już w pierwszym akapicie napiszmy krótkie, ale treściwe zdanie na temat tego czego zasadniczo dotyczy wiadomość. Przy okazji, odrzucasz ryzyko, że Twój mail zostanie nieprzeczytany lub porzucony po pierwszych kilku sekundach. Ludzie biznesu na ogół nie mają czasu czytać długich wiadomości, szczególnie od mało sobie znanych osób, gdzie po minucie czytania nadal nie wiedzą czemu tak naprawdę służy taka wiadomość.

Używaj profesjonalnego języka

Mail biznesowy to nie rozmowa z przyjaciółmi na komunikatorze. Tutaj nie możesz zwracać się jak do kolegów, no chyba że relacja z klientem czy pracodawcą przerodziła się w przyjaźń i wiesz, że takie zachowanie jest akceptowane. W większości przypadków e-mail biznesowy zawiera formalne wyrażenia, klarowną strukturę, wyszczególnione akapity. E-mail biznesowy nie może być niechlujny. Warto pamiętać o przywitaniu, wyjawieniu celu wiadomości, stopce. Możesz stosować słownictwo branżowe lub skróty, jeśli są zrozumiałe dla odbiorcy i pozwalają skrócić wiadomość.

Przede wszystkim ortografia!

Na tym temacie wykłada się wiele osób, które często wiedzą jak wygląda netykieta i piszą naprawdę dobre i przyjemne w odbiorze maile biznesowe. Jeśli Twój odbiorca dobrze zna zasady ortografii lub po prostu dużo czyta, to bez problemu wyłapie nieeleganckie błędy, które postawią Cię w nienajlepszym świetle. Jeśli bowiem tak niechlujnie podchodzisz do pisowni, to być może w innych sferach również nie zachowujesz się profesjonalnie? Warto zatem sprawdzić maila przed wysłaniem w edytorze tekstów podkreślającym błędy.

Sprawdź jak wyglądasz jako nadawca

Jeśli piszesz do kogoś mail biznesowy to wyrzuć do kosza swój adres e-mail z czasów szkolnych, np. szalony18@amorek.pl i tym podobne. Jeśli nie posiadasz firmowej domeny, możesz spokojnie korzystać z ogólnodostępnych dostawców poczty np. gmail lub wp, stosując np adres: jannowak1980-agrocentrum@gmail.com. Warto aby nazwa wyświetlana odbiorcy brzmiała wtedy Jan Nowak – Agro Centrum. Pamiętaj o stopce, możesz ją ustawić np. w stylu:

Best Regards,

Jan Nowak,
menedżer Agro Centrum Wrocław
jannowak1980-agrocentrum@gmail.com

Tel: 500-500-500

  • Polecane
  • Popularne
  • Najnowsze