fbpx

Co zrobić, gdy z niczym się nie wyrabiamy?

Gdy z niczym się nie wyrabiasz
Jak zaplanować sobie dzień w pracy? (fot. iStock)

Zastanów się, co sprawia, że 8 godzin pracy mija ci niepostrzeżenie, a lista rzeczy do zrobienia jest dłuższa niż tych odhaczonych. Małgorzata Kniaź, trenerka biznesu, ujawnia największych złodziei czasu i radzi, jak się z nimi rozprawić.

Niekontrolowane przerwy

Pracujesz nad projektem, który wymaga koncentracji, i masz na jego skończenie niewiele czasu. Koleżanka podchodzi do twojego biurka, o coś pyta. Jeśli przerwiesz to, co robisz, chociażby na 5 minut, trzy razy dłużej będziesz wracać do poziomu swojego skupienia sprzed przerwy. Jeśli rozmowa potrwa dłużej, tracisz jeszcze więcej czasu, twoje napięcie rośnie, a efektywność spada. Kończy się na tym, że praca się przeciąga, nie jesteś z niej zadowolona, a na pewno zestresowana.

– Nikt nie zadba o nasz komfort pracy, sami musimy to zrobić. Nie ma możliwości, żeby inni wiedzieli, że właśnie potrzebujemy spokoju – mówi Małgorzata Kniaź, trenerka i coach biznesu. – W jednej z firm, w której pracowałam, w takich sytuacjach stawialiśmy na biurku zielony proporczyk. Każdy, kto przechodził, wiedział, że ktoś właśnie intensywnie pracuje i nie wolno mu przerywać.

Sprawdza się to zwłaszcza w biurach typu open space. W mniejszym pokoju możemy po prostu powiedzieć innym, że teraz potrzebujemy ciszy. Jeśli lubisz pracować przy muzyce, możesz dzięki słuchawkom odgrodzić się od współpracowników. Taką rolę spełniają również stopery do uszu. Małgorzata Kniaź zachęca, żeby w trosce o własną koncentrację wykorzystywać różnego rodzaju wspólne komunikatory i kalendarze. Czas poświęcony na przygotowanie prezentacji, pracę strategiczną czy koncepcyjną możesz sobie w nich blokować, dzięki czemu inni będą wiedzieć, żeby ci nie przeszkadzać. Przez godzinę lub dwie po prostu nie ma cię dla innych.

Jeśli wykonujesz czynność, która wymaga skupienia, poproś kogoś z zespołu, żeby odbierał twój telefon lub przełącz go na pocztę głosową. – Nie musisz przez cały czas być dostępna – mówi Małgorzata Kniaź. – Podobnie praca przy włączonej skrzynce e-mailowej jest mało efektywna. Jeśli specyfika twojej pracy nie polega na byciu przez cały czas on-line, wystarczy, że będziesz sprawdzać pocztę dwa–trzy razy dziennie, a raz w ciągu dnia odpowiadać na wszystkie e-maile.

Często sami sobie przeszkadzamy, przerywając pracę. Na przykład szukamy w Internecie czegoś, co jest nam potrzebne do wykonania zadania, i niepostrzeżenie zaczynamy przeglądać strony z tym zupełnie niezwiązane. Albo robimy sobie mało zorganizowane przerwy. – A to herbatka, a to z kimś w kuchni parę zdań zamienimy, a może być i kilka takich herbatek w ciągu dnia – mówi Małgorzata Kniaź.

Eksperci zalecają, żeby po godzinie pracy przy komputerze zrobić sobie 5 minut przerwy. Dobrze jest tę godzinę wytrzymać i zanim pójdziemy zrobić herbatę, dokończyć jakiś etap pracy, a na dłuższą przerwę poczekać do lunchu.

Złe zarządzanie czasem

Większość z nas ma za dużo pracy i rzadko kiedy może wykonać ją w stu procentach. Jaka jest na to rada? – Uzmysłowić sobie, że nie można zaplanować 100 proc. czasu w danym dniu. To się nie uda – mówi Małgorzata Kniaź. – Istnieje zasada planowania czasu: 60-20-20. Zaplanujmy 60 proc., 20 zostawmy na działania spontaniczne, które my inicjujemy, a kolejne 20 na nieoczekiwane wydarzenia.

Największa wydajność ludzkiego organizmu przypada na godziny przedpołudniowe – między 9 a 12. W tym czasie dobrze wychodzą nam prace koncepcyjne i zebrania, które są burzą mózgów. Potem wydajność spada. Od godziny 13 do 15 mamy „dołek”. To jest najlepszy czas na lunch, na sprawy rutynowe, które nie wymagają koncentracji (na przykład czytanie poczty), albo na takie, które są interakcją, czyli telefony lub spotkania.

Kontakt z innymi jest skutecznym bodźcem, który ożywia i działa przeciwkryzysowo. Wzrost energii, ale już nie tak wysoki jak rano, następuje między 16 a 18. Wówczas znowu możemy pracować nad sprawami, do których potrzebna jest spora koncentracja. Pracę powinniśmy kończyć na kwadrans przed wyjściem, żeby mieć czas na tzw. rytuał pożegnania. Wtedy podsumowujemy, co nam się udało zrobić danego dnia, stawiamy ptaszki, skreślamy. A to, z czym nie zdążyliśmy, przekładamy na kolejny dzień lub dni. Pamiętajmy, że jeśli coś zapiszemy, nie nosimy tego w głowie. Dobrze też zostawić na biurku porządek.

Zbyt wiele obowiązków

– Jeśli w pracy nie jesteśmy wystarczająco asertywni, bierzemy na siebie zbyt dużo obowiązków – mówi Małgorzata Kniaź. – Napięcie, w którym pracujemy, powoduje, że wpadamy w diabelskie koło. Im więcej zadań, tym większe napięcie i gorsza koncentracja, skuteczność oraz wydajność.

Dlatego warto codziennie ustawiać sobie priorytety: jako pierwsze wybierać te zadania, które musimy zrobić, potem te, które możemy, i na końcu te, które dobrze byłoby zrobić. Jeśli z czymś nie zdążymy, konsekwencje będą mniej odczuwalne. Warto też pamiętać o tych czynnościach, od których zależy praca reszty zespołu, lub o tych, na które czeka przełożony. – W coachingu biznesowym często mówimy, że nie trzeba działać maksymalnie, tylko optymalnie – podpowiada Małgorzata Kniaź.

Kiedy znajdujesz się już w kropce na tyle, że ilość zadań zdecydowanie cię przerasta, idź do bezpośredniego szefa, by pomógł ci wybrać, co jest najistotniejsze. Aby nie dopuścić do takiej sytuacji, na bieżąco informuj go, jak wyglądają twoje sprawy.

– Kiedy otrzymujesz zlecenie nowego zadania, możesz powiedzieć od razu: „Dobrze, zrobię to, ale będę musiała zrezygnować z tego, co wcześniej ustaliliśmy”. Albo: „Ta praca zajmie mi tyle i tyle czasu, przez to odłożę na później coś innego” – radzi Małgorzata Kniaź. – Zwykle jest tak, że inni nie dodają nam zadań, żeby obciążyć nas do granic możliwości. Sami się zwyczajnie nie wyrabiają i nie pomyślą, że delegując na ciebie dodatkową pracę, wybijają cię z rytmu. Dlatego każdy musi sam za siebie myśleć i przede wszystkim dawać sygnał, że pracy robi się zbyt wiele.

Długie i nudne zebrania

Zamiast prowadzić do konkretów, zebrania lubią długo trwać, pochłaniać energię, a ich efekty nie przekładają się na pracę. – Dlatego każde zebranie powinno mieć zaplanowaną godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz agendę – mówi Małgorzata Kniaź. – Należy zaczynać od rzeczy najważniejszych, a te, z którymi nie zdążyliśmy, przekładać na następne spotkanie. Do specyfiki zebrania należy dobrać odpowiednią formułę i reguły.

Jeśli potrzebne jest na przykład wysłuchanie opinii pracowników na dany temat, warto zaplanować dla każdego czas na wypowiedź, żeby jedne osoby nie rozgadywały się zbytnio, a inne nie milczały. Pomocne jest też podsumowanie zebrania i rozesłanie go do wszystkich.

Prywatne rozmowy

– W porównaniu z innymi zachodnimi krajami, w Polsce więcej czasu poświęca się w pracy na prywatne, często intymne rozmowy – zauważa Małgorzata Kniaź. – Mamy silne tendencje, żeby poruszać sprawy osobiste. Nie bierzemy pod uwagę, że słuchacz może nie być przygotowany na takie zwierzenia oraz że to go wytrąca z pracy, bo działa na emocje. Opowiadamy o chorobach w rodzinie, rozwodach, swoim fatalnym samopoczuciu. No i takie rozmowy zabierają mnóstwo czasu.

Kiedy widzisz, że koleżanka jest smutna, i chcesz jej pomóc, umówcie się, że razem wyjdziecie na lunch i porozmawiacie albo wybierzecie się po pracy na spacer lub kolację. Załatwienie w ten sposób sprawy wymaga i asertywności, i samodyscypliny. Są one jednak nieodzowne, kiedy dbamy o wysoką jakość koncentracji na obowiązkach w pracy i szanujemy swój czas.

Małgorzata Kniaź – certyfikowany trener biznesu, coach, menedżer. Wspiera organizacje w tworzeniu wizji, misji, wartości oraz w budowaniu kultury coachingowej.

ZAMÓW

E-WYDANIE
  • Polecane
  • Popularne
  • Najnowsze
?>