Potrafisz zarządzać swoim terminarzem, czy może on zarządza tobą? Umiejętność znalezienia równowagi między życiem zawodowym i osobistym to trudna sztuka, lecz bardzo przydatna.
Gonimy czas. Ale też go tracimy. 20 proc. czasu pracy przypada na bezproduktywne narady, 50 proc. czasu prywatnego – na oglądanie telewizji i surfowanie po internecie. Firma Deloitte wyceniła nawet czas tracony w korkach przez mieszkańców 7 największych miast w Polsce na 4,2 miliarda złotych rocznie. Zamiast tracić czas, lepiej nauczmy się nim zarządzać.
Zarządzanie czasem jest potrzebne, żeby być skuteczniejszym w realizacji dalekosiężnych planów, np. w zdobyciu lepszej pracy, zbudowaniu równowagi między życiem zawodowym i prywatnym, założeniu rodziny, otrzymaniu podwyżki, zakupie nowego mieszkania albo zrzuceniu kilku zbędnych kilogramów. To te cele masz przed oczami, kiedy spieszysz się na spotkanie, robisz zakupy, wstajesz wcześnie rano, a nawet gdy biegasz na siłownię.
Wyznaczone dążenia muszą być: ambitne, ale wykonalne, mierzalne i określone w czasie, a do tego jednoznaczne. Technika obierania celów nosi nazwę SMART – od angielskiego słowa oznaczającego „inteligentny” i od pierwszych liter angielskich odpowiedników wspomnianych reguł. Przykładowym celem może być zmiana pracy. Ambitny plan zakłada, że chcesz dotychczasowe zajęcie zastąpić lepiej płatnym, co można zmierzyć. Liczysz oczywiście na większą płacę, niż gotowy jesteś ostatecznie zaakceptować. Ile dajesz sobie na to czasu? Jeśli miesiąc – to jest to nierealne i nie spełnia wymogu SMART. Sześć miesięcy? Brzmi lepiej.
W czasie kryzysu za ambitny cel można uznać także jak najdłuższe utrzymanie dotychczasowej posady. To też wymaga sprawnego zarządzania czasem. A kiedy dodasz, że chciałbyś mieć jeszcze czas na rodzinę i hobby – zadanie wydaje się nadzwyczaj ambitne. Zatem spróbuj wykorzystać do tego odpowiednie narzędzia.
Jednym z takich narzędzi jest lista spraw do załatwienia, mogąca przybierać różne formy – poczynając od prostej, bieżącej listy zakupów, a na zadaniach długookresowych o charakterze strategicznym kończąc. Na kartce, tablicy albo lodówce (bardzo przydatne będą do tego samoprzylepne karteczki typu post-it) wypisz wszystkie sprawy, które masz do załatwienia w danym momencie. Lista się zmienia, ponieważ jedne zadania już zostały wykonane, inne straciły ważność, a jeszcze inne czekają w kolejce. Żeby nie utracić czegoś naprawdę ważnego (i pilnego!), postaraj się te zadania jakoś uporządkować. Dobrą strategią jest numerowanie – od najważniejszych, do mniej istotnych.
Do wykonania w pierwszej kolejności są zadania jednocześnie ważne i pilne. Jeśli uzbierało się ich na tyle dużo, że masz obawę, że nie starczy ci czasu na te mniej ważne i mniej naglące, pamiętaj, że możesz je przecież powierzyć komuś innemu. Oczywiście, pod warunkiem że nie umieściłeś wśród nich codziennej gimnastyki lub czytania książek, gdyż zadania dotyczące twojej kondycji i rozwoju osobistego nie podlegają delegacji, nikt ich za ciebie nie wykona.
„Cel bez planu jest jedynie życzeniem” – mawiał Antoine de Saint-Exupéry. Dlatego w drugiej kolejności trzeba zaplanować wykonanie zadań w czasie.
Kalendarz z dużymi kartkami do planowania zadań, spotkań i telefonów jest niezastąpiony. Za radą samego guru od planowania, jakim niewątpliwie jest Stephen R. Covey, używam zawsze kalendarzy dających obraz całego tygodnia na rozkładówce. Są lepsze od tych z jednym dniem na danej stronie, ponieważ te ostatnie sugerują działanie z dnia na dzień.
Covey radzi, aby każdy dzień przedzielić wzdłuż grubą kreską, która pozwoli rozgraniczyć zadania prywatne od służbowych.
Jeśli w swoim kalendarzu masz wpisanych tak dużo zadań służbowych, że nie ma miejsca nawet na zaplanowanie wizyty kontrolnej u dentysty, to jest to sygnał, że wcześniej nie dokonałeś odpowiedniej selekcji.
Pod koniec każdego tygodnia zrób mały bilans zrealizowanych i niezrealizowanych zadań z kalendarza.
Ile czasu poświęciłeś na sprawy służbowe, a ile na prywatne? Jeśli odczujesz wyraźny brak równowagi, postaraj się zmienić nieco plany na następny tydzień. Zaplanuj coś ekstra z obszaru zaniedbanej sfery życia (czy to zawodowej, czy prywatnej). Da ci to poczucie bycia kowalem swojego losu i panowania nad czasem.
Steven R. Covey po wydaniu książki „7 nawyków skutecznego działania” (w 1998 roku) stworzył gigantyczną firmę specjalizującą się w sprzedaży: kalendarzy, segregatorów, teczek, pudełek i szkoleń motywacyjnych (FranklinCovey) oraz stał się specem od zarządzania karierą. Uporządkował i ponazywał kilka bardzo istotnych spraw, na które rzadko zwracamy uwagę. A są one niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Oto jego słynne 7 nawyków:
1. Proaktywność – to ty decydujesz, nie pozwól innym robić tego za ciebie.
2. Wizja celu – wiedz, co chcesz osiągnąć w życiu w dłuższej perspektywie.
3. Selekcja zadań – najpierw wykonuj rzeczy najważniejsze, ułatwi ci to życie.
4. Myślenie w kategoriach wygranej – szukaj korzystnej strony w każdej sytuacji.
5. Otwarta głowa – staraj się najpierw zrozumieć, później być zrozumianym.
6. Synergia – pochwała wspólnego wysiłku, pracy zespołowej.
7. Ostrzenie piły – samodoskonalenie, refleksja.
Oprócz kalendarza na biurko, warto mieć przy sobie jakiś „przypominacz”, który zasygnalizuje najważniejsze, terminowe zadania. Może to być kieszonkowy kalendarzyk, drukowany lub elektroniczny, albo telefon komórkowy z alarmem.
Zazwyczaj mamy lepsze nastawienie do tych „przypominaczy”, które lubimy i które wywołują uznanie w oczach innych. Pisarze i artyści często korzystają z kalendarzy Moleskine, zaprojektowanych przez włoskich designerów na wzór notesów zamykanych na gumkę, używanych kiedyś przez Pabla Picassa czy Ernesta Hemingwaya. Dla osób bardziej zaawansowanych technologicznie takim gadżetem może być Life Topix – aplikacja na iPada czy iPhone’a. Pozwala on na zarządzanie 12 obszarami, które w dodatku są ze sobą powiązane. Prowadząc np. remont domu, masz wgląd do stanu realizacji prac, informacji o poniesionych do tej pory wydatkach, wykaz koniecznych zakupów i dostęp do „zasysanych” z książki teleadresowej namiarów do wykonawców poszczególnych prac. Wszystko jest połączone z kalendarzem i dziennym planerem.
Do zarządzania bardziej złożonymi projektami stworzono naukowe rozwiązania, np. wykres Gantta.
Zatem, kiedy masz równolegle do wykonania wiele zadań, które wymagają od ciebie różnych kompetencji, i musisz je zrealizować w określonym czasie – nie panikuj, tylko narysuj tyle linii umieszczonych równolegle do osi czasu, ile masz zadań do zrealizowania. Następnie każde z nich zaplanuj osobno. Nie martw się, jeśli twój „plan” zacznie się rozrastać. W przypadku projektów rozciągniętych w perspektywie miesiąca lub lat zwykła kartka A4 może nie wystarczyć. Dobrym rozwiązaniem jest wtedy doklejanie kolejnych kartek, przez co twój plan może wkrótce przyjąć formę zwiniętej rolki papieru. Rozwijaj go (jak torę) tylko na określonym dniu lub tygodniu. Zwijaj to, co już zostało zrobione, i nie odwijaj jeszcze tego, co będzie do wykonania w dalszej przyszłości, chyba że coś trzeba zmodyfikować.
To cudowne narzędzie menedżerskie jest wynalazkiem z początku XX wieku, przypisywanym Henry’emu Ganttowi. Wprawdzie pierwszym twórcą instrumentu tego typu był polski uczony Karol Adamiecki, jednak niestety świat nie poznał jego wynalazku, gdyż opublikował on swoje odkrycie po polsku…
Osoby zarządzające sprzedażą korzystają na co dzień z innego narzędzia, znanego jako „lejek sprzedaży”. Poszukiwanie pracy też można potraktować jako sprzedaż, więc jeśli chcesz zmienić posadę, spróbuj zastosować taki lejek do zaplanowania swoich kolejnych działań.
Na tablicy lub kartce stwórz zarys lejka – u góry szeroki, zwężający się ku dołowi – i podziel go na cztery zwężające się ku dołowi pola. W największym, u wlotu lejka, przyklej wypisane na karteczkach post-it nazwy firm – potencjalnych pracodawców. Z każdą z nich musisz nawiązać kontakt – np. wysłać CV. Przyklej zatem w niższym, węższym polu karteczki z nazwami firm, do których już wysłałeś aplikacje. Teraz musisz się odezwać do osób kontaktowych i ustalić, jakie są dalsze losy twojej oferty. Firmy, które wyraziły zainteresowanie, „przeklej” niżej, bliżej wylotu lejka, a te, które odrzuciły twoją ofertę – umieść na tablicy obok lejka. Nie wyrzucaj ich – może ktoś, kto odmówił dziś, będzie zainteresowany za pół roku. Wówczas ta sama karteczka powędruje do wlotu lejka. Na samym dole uzbierasz te firmy, które gotowe są podpisać z tobą umowę.
Wszystkie narzędzia służące lepszemu zarządzaniu czasem są ze sobą powiązane. Zadania z lejka możesz także umieścić na wykresie Gantta i w kalendarzu, a nawet w kieszonkowym „przypominaczu”. Owszem, planowanie bywa pracochłonne. Jednak, w odróżnieniu od strategii liczenia tylko na łut szczęścia, realnie zwiększa twoje szanse na sukces.