Zdrowe nawyki pozwalają lepiej zarządzać swoją energią w pracy. Jednak zdarzają się sytuacje, gdy wszystko trzeba zrobić naraz i pod presją czasu. Co wtedy? „Miejmy odwagę komunikować się wprost i poprosić osoby w zespole czy bliskich o więcej wyrozumiałości” – podpowiada psychoterapeutka Paulina Bernatek.
- Polacy są jednym z najbardziej wypalonych zawodowo narodów. Brak umiejętności stawiania granic i poczucie bycia „niezastąpionym” zwiększa to przeciążenie.
- Kluczowe w zarządzaniu energią w pracy jest delegowanie zadań, tworzenie sieci wsparcia i transparentna komunikacja.
- Sztywne rozdzielanie pracy i życia prywatnego w modelu work-life balance może generować napięcie, dlatego coraz skuteczniejsza jest koncepcja work-life integration.
- Planowanie przerw, ograniczenie multitaskingu i wprowadzenie „godzin ciszy” pozwala zwiększyć koncentrację, efektywność i obniżyć stres.
- Psychoterapeutka Paulina Bernatek podkreśla, że komunikowanie swoich potrzeb i ustalanie granic z zespołem czy rodziną pozwala zachować energię i zdrowie psychiczne nawet w okresach dużego obciążenia.
Wywiad pochodzi z miesięcznika „Sens”, 6/2024.
Aleksandra Strójwąs: Statystyki wskazują, że Polacy są najbardziej wypalonym zawodowo narodem w Europie: 26–35 proc. z nas odczuwa symptomy wypalenia. Rośnie też liczba zwolnień lekarskich z powodu zaburzeń zdrowia psychicznego. Co możemy zrobić, aby mądrze zarządzać naszymi zasobami w pracy?
Paulina Bernatek: Całkiem sporo, pod warunkiem że zaczniemy funkcjonować w pracy bardziej świadomie. Chociażby przez umiejętność stawiania granic. Często spotykam się w swoim gabinecie z tym, że ludzie mają poczucie, że muszą zrobić wszystko, co szef im przydzieli. Tylko zapominają, że rolą pracownika w firmie jest nie tylko przyjmować zadania, ale też je urealniać.
Tak jak zadaniem szefa jest zarządzać ludźmi, a nie mieć specjalistyczną wiedzę z wielu obszarów. Czyli, dajmy na to, jeśli jestem dyrektorem marketingu i kieruję zespołem, to nie muszę być ekspertką w każdej dziedzinie, bo po to mam specjalistów w zespole. W związku z tym dostaję projekt do wykonania i rozdzielam konkretne zadania na poszczególne osoby. Może mi się wydawać, że na daną rzecz potrzebne są trzy dni, więc tyle na to przeznaczam. I większość pracowników, nawet jeśli przewiduje, że to za krótko, godzi się na to i zaczyna zarywać noce. Czują ogromną presję, pojawiają się: kołatanie serca, drżenie rąk, skurcze mięśni, bezsenność, drażliwość – to objawy nadmiernego stresu. A tymczasem dana osoba powinna powiedzieć: „Podoba mi się to zadanie, ale kiedy patrzę na nasze zasoby, to potrzebujemy na nie 12 dni. Jeżeli mamy trzy dni, możemy zrobić część zadania – to i to... Powiedz mi, którą opcję wybierasz. Robimy tę cząstkę w trzy dni czy robimy całość w 12?”. To jest właśnie forma stawiania granic w świecie zawodowym, tak jak uczymy się stawiać granice w życiu prywatnym.
Czyli nie stawiając granic, sami często się doprowadzamy do momentów przeciążenia.
Tak, a do tego doczepiamy sobie etykietkę, że jesteśmy niezastąpieni. Mamy teraz pokolenie perfekcjonistów przeświadczonych, że nikt nie wykona tak dobrze ich pracy jak oni. Ale co ciekawe – często, gdy zapytasz, jak dane zadanie ma być zrobione, żeby było idealnie, nie są w stanie odpowiedzieć. Po prostu uważają, że muszą to zrobić sami. I w rezultacie taka osoba nie deleguje zadań albo nie dzieli się nimi, tylko bierze wszystko na siebie, aż tych zadań jest tak dużo, że nie jest w stanie ich udźwignąć.
Dlatego tak ważne jest tworzenie w pracy sieci wsparcia, czyli dobrze mieć osobę, która może w razie czego zastąpić mnie i wykonać wystarczająco dobrze moje zadania, kiedy ja się z czymś nie wyrabiam, wyląduję na nagłym zwolnieniu lekarskim albo pójdę na urlop. Albo można stworzyć instrukcję obsługi swoich kluczowych zadań. Ludzie często się tego boją, bo myślą, że gdy przygotują taką ściągawkę, przestaną być potrzebni.
Ale na tym polega dojrzałość zawodowa – dzięki temu mogę zostawić laptop służbowy w domu, kiedy jadę na urlop, a jeśli z powodu nagłej niedyspozycji nie będzie mnie przez kilka dni w pracy, to moje zadania mogą być nadal wykonywane.
Co jeszcze oprócz zdjęcia z siebie syndromu zosi samosi wpływa na naszą kondycję w miejscu pracy?
Kolejna rzecz to transparentna komunikacja z szefem. Ludzie nie dają informacji zwrotnej szefom, a jeżeli nie powiem komuś, że jakieś zachowanie jest dla mnie nie w porządku, to druga strona się tego nie domyśli. Nie rozmawiamy też o rodzaju zadań, które wykonujemy. Często pracownicy się nie zastanawiają, w jakim kierunku chcieliby się rozwijać, które zadania ich do tego przybliżają, a które im nic nie dają w tym obszarze. Na przykład na rozmowie oceniającej możemy powiedzieć: „Widzę siebie za dwa, trzy lata tutaj, chciałabym w związku z tym dostawać więcej takich zadań, a mniej takich”. W dużym stopniu to my podejmujemy decyzję, w jaki sposób kierujemy swoją karierą. Jeżeli nie mam odwagi porozmawiać o swoich celach zawodowych z szefem, to, niestety, sama siebie skazuję na dryfowanie i frustrację.
Jest jeszcze kwestia umiejętności oddzielania pracy od życia zawodowego. Da się to w ogóle zrobić?
Tu dochodzimy do tzw. work-life balance, które ostatnio jest mocno krytykowane. Problem z tą koncepcją polega na tym, że wiele osób zaczęło podchodzić do niej zero-jedynkowo. Czyli jeśli mam zachować równowagę pomiędzy życiem a pracą, to muszę te obszary wyraźnie rozdzielić, więc gdy wybija siedemnasta, zamykam laptop i choćby się waliło, paliło, nikt nie ma prawa zawracać mi głowy służbowymi sprawami. A takie sztywne podejście rodzi napięcia. Bo na przykład kolega z zespołu ma naprawdę awaryjną sytuację i czegoś ode mnie potrzebuje, a nie może na mnie liczyć. Ja z kolei czuję się nie fair, bo w czymś nie pomogłam, zawiodłam swój zespół. Okazało się, że na dłuższą metę ta metoda się nie sprawdza.
W ostatnich latach powstała druga, konkurencyjna koncepcja – work-life integration, zgodnie z którą nie chodzi o to, żeby całkowicie rozdzielać życie i pracę, tylko żeby umieć je integrować. Dążyć do tego, aby się płynnie przenikały, balansować pomiędzy jednym a drugim. Czyli czasami mogę popracować dłużej, coś dokończyć, ale jednocześnie dbam o to, żeby potem, kiedy będzie luźniejszy dzień, zrekompensować to sobie. Tak żeby w ostatecznym rozrachunku nie ucierpiała na tym żadna ze sfer – ani praca, ani życie poza nią. To jest kolejna rzecz, o której warto rozmawiać z zespołem czy z szefem.
Jakie codzienne nawyki w pracy są wspierające? Dla mnie odkrywcza była zasada, żeby najpierw wpisywać do kalendarza chwile na odpoczynek, a dopiero potem zadania.
Planowanie przerw w pracy to kluczowa rzecz, jednak często o tym zapominamy. Ludzie umawiają sobie spotkanie za spotkaniem albo chwalą się, że pracują po 13 godzin. Czym tu się chwalić?! To znaczy, że masz źle zaplanowany dzień pracy i że jesteś przeciążona, a co za tym idzie – spada twoja jakość pracy.
Z badań OECD wynika, że Polak pracuje średnio 1928 godzin rocznie, co plasuje nas na siódmej pozycji najbardziej zapracowanych narodów. Dla porównania dłużej od nas pracują Grecy i Meksykanie, a krócej – Niemcy. Tylko zapominamy o tym, że ilość nie świadczy o jakości – przy pewnym zmęczeniu organizmu nasza wydajność spada, obniża się koncentracja, odczuwamy stres.
Zatem dużo bardziej efektywnie jest nawet czasami pracować krócej, ale jakościowo. Dlatego warto planować przerwy, które są potrzebne dla naszego mózgu, żeby się zregenerować i kontynuować to, co mamy do zrobienia.
Kolejna rzecz, od której na szczęście się już odchodzi, to multitasking.
Wmówiliśmy sobie, że możemy robić kilka rzeczy naraz, ale tak naprawdę wtedy nie jesteśmy skupieni w pełni na żadnym z zadań. Pracowałam kiedyś w gabinecie z kobietą, która skarżyła się na ciągłe rozproszenie i przebodźcowanie w pracy. Wykonywała zadania wymagające skupienia, tymczasem co chwilę ktoś coś do niej mówił, przerywał jej pracę, a do tego dostawała e-maile od klientów, którzy wymagali natychmiastowej odpowiedzi. Wypracowałyśmy wspólnie taki system, że wprowadzała sobie „godziny ciszy”. W momentach, kiedy potrzebowała się skoncentrować, ustawiała w stopce mejlowej, że przez dwie godziny nie jest dostępna pod e-mailem ani pod telefonem. W tym czasie wyłączała powiadomienia i robiła wszystkie rzeczy wymagające skupienia. Oczywiście ustaliła to wcześniej z szefem. Efekt był taki, że mocno obniżyła poziom stresu, zmniejszyła liczbę popełnianych błędów i zwiększyła swoją efektywność, bo wreszcie kończyła zadania na czas. A i klienci po chwili to zaakceptowali. Komfort jej pracy wyraźnie wzrósł.
A co możemy zrobić w sytuacjach, kiedy mamy bardzo intensywny okres w pracy i wiemy, że będziemy musieli przez jakiś czas robić wiele rzeczy jednocześnie i pod presją czasu. Czy są sposoby na podładowanie swojej energii?
Po pierwsze, warto wpisać sobie na stałe przerwy na jedzenie czy napicie się wody. Bo to pierwsza rzecz, która w natłoku obowiązków zejdzie na dalszy plan, a jednocześnie najszybciej może nas doprowadzić do wyczerpania. Po drugie, dobrze stworzyć listę drobnych rzeczy, które sprawiają nam przyjemność. Takie momenty oderwania: wyjście na pięć minut na słońce czy posłuchanie energetycznej muzyki – jeśli są wykonywane regularnie – zadziałają jak zastrzyki energii. A po trzecie, przyda się lista rzeczy, które zwiększają moje napięcie. Na przykład to, że ciągle ktoś podchodzi do mojego biurka i mi przerywa pracę albo że po powrocie do domu nie mam chwili dla siebie, tylko od razu przechodzę w tryb obowiązków domowych. Taką listę należy omówić. I przykładowo mogę ustalić z członkami zespołu, żeby przychodzili do mnie z pytaniami po godzinie 13, albo z domownikami, że po powrocie z pracy potrzebuję 15 minut na wyciszenie, zanim będę gotowa funkcjonować dalej.
Niezależnie od tego, czy mamy mniej, czy bardziej intensywny czas w pracy, kluczowe jest dawanie jasnej informacji zwrotnej, czego potrzebujemy, żeby dobrze wykonać nasze zadania. Miejmy odwagę komunikować się wprost i poprosić osoby w zespole czy bliskich o więcej wyrozumiałości.
Paulina Bernatek – psycholożka, psychoterapeutka, trenerka biznesu i rozwoju osobistego. Współzałożycielka Self Studio.