Wielu z nas wciąż żyje w błędnym przekonaniu, że aby zasłużyć na tytuł „pracownika miesiąca”, trzeba mieć oczy dookoła głowy i co najmniej dwie pary rąk. Tymczasem nauka mówi jasno: o naszej skuteczności nie decyduje to, ile zadań dźwigamy na swoich barkach w tym samym czasie, lecz czy potrafimy w pełni skupić się na jednym z nich.
Przeglądając ogłoszenia o pracę, wśród wymagań nadal można natknąć się na hasło „multitasking” czy jego polski odpowiednik – „wielozadaniowość”. Mnóstwo przełożonych wyobraża sobie idealnego pracownika jak cyrkowego akrobatę, który z lekkością i gracją przeskakuje z projektu na projekt niczym między zawieszonymi nad areną trapezami. Nie od dziś jednak wiadomo, że lawirowanie wśród miliona poleceń, odpisywanie na maile jedną dłonią, przerzucanie dokumentów drugą i jednoczesne przytrzymywanie ramieniem słuchawki nie jest kluczem do sukcesu. Z badań przywoływanych na łamach „Zwierciadła” przez coachkę Ewę Mażul wynika, że IQ osoby rozpraszanej przez dźwięki komunikatorów, skrzynki mailowej i rozdzwonionych telefonów spada nawet o 10 punktów (!).
Łapanie kilku srok za ogon nie zwiększa więc efektywności – to tak, jakbyśmy zasiedli do pracy po nieprzespanej nocy i oczekiwali, że mimo ziewania i przecierania oczu ze zmęczenia będziemy działać na najwyższych obrotach.
Znacznie zdrowszą (i bardziej opłacalną) alternatywą jest monotasking, czyli skupienie się na jednym zadaniu naraz. Dlaczego? Ponieważ – jak zauważa w artykule dla amerykańskiego „Forbesa” psycholog Mark Travers – nasze mózgi nie są przystosowane do wykonywania kilku złożonych czynności jednocześnie. Nie działamy jak system operacyjny, który może równolegle przetwarzać wiele procesów w otwartych zakładkach. Zamiast tego nieustannie się między nimi przełączamy, a każdy taki ruch ma swoją ukrytą cenę.
Zjawisko to opisała w swoich pracach Sophie Leroy z Uniwersytetu Waszyngtońskiego, nadając mu nazwę „residuum uwagi” (attention residue). W praktyce oznacza ono, że gdy przerywamy jedną czynność, by zająć się kolejną, część naszej uwagi pozostaje przy zadaniu niedokończonym. Nawet jeśli wydaje nam się, że jesteśmy już w pełni skupieni na nowym temacie, fragment umysłu wciąż „trzyma się” poprzedniego punktu z listy rzeczy do zrobienia, którego nie zdołaliśmy jeszcze z niej wykreślić. Skutkiem są wolniejsze myślenie, mniejsza precyzja i narastające w ciągu dnia zmęczenie psychiczne.
Tendencję do utrzymywania w pamięci spraw niezamkniętych nazywa się także efektem Zeigarnika. Badania opublikowane w 2011 roku na łamach „Journal of Experimental Social Psychology” pokazały, że świadomość niedokończonego działania wywołuje napięcie i natrętne myśli, które odciągają nas od bieżącej pracy. Jeśli więc nowy, pilny priorytet przerywa twój dzień, spróbuj świadomie zamknąć poprzedni temat. W przeciwnym razie nie skoncentrujesz się w pełni na żadnym zadaniu.
Ba, nawet doprowadzenie sprawy do formalnego końca nie zawsze wystarcza, by całkowicie się od niej uwolnić! Z badania przeprowadzonego przez Leroy w 2009 roku wynika, że kluczowe jest poczucie poznawczego domknięcia, czyli przekonanie, że temat rzeczywiście został na dobre zamknięty. A to, jak łatwo potrafimy „odpuścić” wykonane (lub porzucone w połowie) zadania, zależy od wielu czynników: zewnętrznych, takich jak presja czasu, oraz wewnętrznych – m.in. poziomu wrodzonej sumienności czy skłonności do neurotyczności.
Jak więc wprowadzić monotasking w życie? Mark Travers radzi, by zacząć od kilku prostych zasad.
- Po pierwsze stwórz własny rytuał przejścia, czyli krótkie działanie domykające. Może to być podsumowanie postępów, zapisanie kolejnych kroków albo sporządzenie listy wykonanych zadań. Czasem właśnie lista „zrobione” bywa skuteczniejsza niż tradycyjna lista „do zrobienia”. Rejestrowanie ukończonych działań wysyła bowiem do mózgu sygnał o domknięciu sprawy i tym samym ogranicza tendencję do rozpamiętywania. – Jeśli przechodzisz do czegoś innego, postaraj się mieć jasny plan dotyczący tego, co stanie się z zadaniem, nad którym pierwotnie pracowałeś – dodaje prof. Bart van Ark z University of Manchester w rozmowie z BBC.
- Po drugie grupuj podobne aktywności. Przechodzenie między zadaniami o zbliżonym charakterze zmniejsza koszty poznawcze zmiany kontekstu. W praktyce oznacza to planowanie spotkań jedno po drugim czy wyznaczanie konkretnych okien czasowych na obsługę skrzynki mailowej.
- Wreszcie – zadbaj o przestrzeń na głęboką pracę. Planuj dłuższe, nieprzerwane bloki koncentracji i rozsądnie zarządzaj przerwami. Gdy tylko możesz, wyłącz powiadomienia i ogranicz bodźce zewnętrzne. I przede wszystkim pamiętaj, że produktywność rzadko jest efektem heroicznego wysiłku, a zdecydowanie częściej wynika z mądrego projektowania własnego dnia.
Artykuł opracowany na podstawie: Mark Travers, „The No. 1 Habit That Hurts Your Productivity, By A Psychologist”, forbes.com [dostęp: 03.03.2026]