1. Zwierciadlo.pl
  2. >
  3. Styl Życia
  4. >
  5. Poznaj ABC pracy zdalnej

Poznaj ABC pracy zdalnej

fot. iStock
fot. iStock
W wyobraźni wielu osób praca w domu otwiera drzwi do raju bez szefa i porannych korków, we własnym fotelu i piżamie. Rzeczywistość nie jest jednak tak różowa. O to, jak – dla własnego dobra – ustalić zasady pracy zdalnej, pytamy trenerkę biznesu Małgorzatę Kniaź. 

Koleżanka z sąsiedniego biurka ma focha, szef od rana wściekły, spotkanie z klientem przedłuża się i boisz się, że nie zdążysz po dziecko do przedszkola... Gdy pracujesz zdalnie, nie zależysz od czyichś nastrojów i organizacji, możesz zasmakować samodzielności i niezależności. Ale potrzebna ci będzie wiara w siebie i pewność, że w razie potrzeby poradzisz sobie bez struktury – zwłaszcza jeśli decydujesz się na własną działalność, w której sama musisz zarobić na pensje czy lunch z klientem. Przy pracy z domu istnieje również ryzyko izolacji społecznej, a to może spowodować frustracje i poczucie bezsilności. Jeśli jednak jesteś otoczona przyjaznymi ludźmi i świadoma siebie indywidualistka, a samodyscyplina i samokontrola nie będą dla ciebie problemem – praca z domu może okazać się dobrym rozwiązaniem.

ABC PRACY ZDALNEJ

  • Wyodrębnij przestrzeń, w której będziesz pracować, i uporządkuj ją. To powinno być miejsce, które się wiąże tylko z pracą, czyli lepiej nie stawiaj biurka w sypialni ani w kuchni. Zgromadź w nim wszystkie rzeczy potrzebne ci do pracy – niech to będzie prawdziwe biuro lub pracownia, tyle że w domu.
  • Ustal z domownikami jasne zasady, jakie będą obowiązywały w czasie twojej pracy. Poproś, żeby nikt ci w tym czasie nie przeszkadzał. Na drzwiach swojego „gabinetu” możesz umieścić zawieszkę „Nie przeszkadzać. Pracuję”, a jeśli nie masz drzwi, wymyśl jakiś znak, który będzie sygnalizował to samo.
  • Gdy pracujesz, nie odbieraj prywatnych telefonów i nie załatwiaj domowych spraw, takich jak rozwieszanie prania czy zakupy. Ubieraj się wygodnie, ale w miarę reprezentacyjnie, ponieważ zadbany wygląd poprawia samopoczucie, a to wzmacnia motywację do pracy.
  • Precyzyjnie planuj rozkład zajęć. Wyznaczaj sobie cele i codziennie sprawdzaj, co udało ci się zrealizować, a co przenosisz na kolejny dzień. Raz w tygodniu, najlepiej w piątek, rób podsumowanie mijającego tygodnia i plany na następny. Sama wymyśl dla siebie ramy działania, także pory na przerwy w pracy – bez nich popadniesz w chaos.
  • Grupuj zadania o podobnym charakterze: w określonym czasie odpowiadaj na e-maile, wykonuj telefony albo skup się na pilnym raporcie. W godzinach porannych pracuj nad zadaniami wymagającymi koncentracji lub kreatywności. W miarę możliwości umawiaj się na spotkania tylko w niektóre dni tygodnia.
  • Pilnuj domykania poszczególnych zadań, żebyś nie miała pokusy kończenia ich wieczorem lub w weekend. Nie przerywaj, zanim nie skończysz przynajmniej jakiegoś etapu zadania. Planuj nie tylko pracę w tygodniu, ale i weekendowy odpoczynek.
  • Zadbaj o samomotywację, która „nakręci” cię do działania. Odpowiedz sobie na pytanie, co cię najskuteczniej motywuje: pieniądze, rozwój i nowe doświadczenia, pasja, możliwość bycia bliżej rodziny, a może niezależność? Przypominaj sobie o tym, gdy będziesz tracić motywację.
  • Jeśli pracujesz zdalnie dla jednej firmy, doceń zaufanie, jakim obdarzył cię pracodawca. Utrzymuj kontakt z szefem i dbaj o jasną komunikację – tylko pod tymi warunkami praca z dala od biura będzie zadowalająca dla obu stron.
  • Regularnie spotykaj się z ludźmi z pracy. Nie zapominaj o kontaktach z osobami z branży, żeby nie popaść w odosobnienie i nie wypaść z rynku. Inni ludzie są najlepszym źródłem inspiracji.
 

ZAMÓW

WYDANIE DRUKOWANE E-WYDANIE
  • Polecane
  • Popularne
  • Najnowsze
  1. Styl Życia

Praca i partnerstwo – jak sobie radzić, gdy oboje pracujemy z domu? Co pokazują badania?

Wspólna praca pod jednym dachem wymaga nowych rozwiązań. (fot. iStock)
Wspólna praca pod jednym dachem wymaga nowych rozwiązań. (fot. iStock)
Kwarantanna, społeczny dystans, praca zdalna – nowa, zwykle dość trudna rzeczywistość dla większości z nas to skutek epidemii Covid-19. Jedyne, co nam pozostaje, to najczęściej przebywanie w towarzystwie najbliższej rodziny, partnera i domowników. Nigdy wcześniej nie byliśmy zmuszeni do tak intensywnego łączenia pracy z życiem rodzinnym. Dla wielu par to prawdziwe wyzwanie, aby na niewielkiej wspólnej przestrzeni połączyć swoje życia zawodowe z rodzinnymi i domowymi obowiązkami.

Niegdyś praca zdalna traktowana była jako benefit. Jednak, upragnione przez niektórych, przeniesienie życia zawodowego do domu może obfitować w wiele negatywnych skutków. Trudności z rozdzieleniem domowych i zawodowych czynności, które się obecnie pojawiają nie dotyczą nas indywidualnie (chyba, że mówimy o singlach). Przekładają się one coraz bardziej na nasz związek i rodzinę.

Jak w czasie pandemii radzą sobie pary w Polsce? Jak zareagowały na nagłą konieczność pracy zdalnej? Jak radzić sobie skutecznie z tymi nowymi wyzwaniami? – Zjawisku przyjrzał się dokładniej zespół badaczek z Uniwersytetu SWPS. Pierwszą część badań zrealizowano w ramach projektu „Pary w pandemii: radzenie sobie z konfliktami praca-dom i dom-praca w warunkach dystansu społecznego.”

- Okazało się, że z tą nagłą i wymuszoną pracą zdalną wiąże się cały wachlarz psychospołecznych konsekwencji. Z jednej strony badani podkreślali jej korzystne aspekty, jak oszczędzanie czasu związanego z dojazdami do firmy, poczucie mniejszego pośpiechu w ciągu dnia, czy pogłębienie relacji z partnerem lub partnerką. Z drugiej strony okazało się, że praca w firmie ma też sporo korzyści. Naszym rozmówcom brakowało codziennych rytuałów (jak ubieranie i malowanie się do pracy), czy kontaktów „na żywo” ze współpracownikami. Częstym problemem było poczucie ciągłego bycia w pracy i trudności w „odłączeniu się” od niej – podsumowuje dr Anna Studzińska.

Nigdy nie wychodzę z pracy… Konflikty praca-dom

Czego możemy się spodziewać przy połączeniu tych dwóch różnych światów? Otóż, jak zaznaczają autorzy badania „połączenie strefy zawodowej i domowej może prowadzić do pojawienia się lub nasilenia dwóch konfliktów: praca-dom i dom-praca.
  1. Konflikt praca-dom zachodzi, gdy wymagania i napięcia związane z pracą oddziałują na zdolność pracownika do wywiązywania się z obowiązków rodzinnych.
  2. Natomiast konflikt dom-praca odzwierciedla sytuację, w której wymagania związane z życiem rodzinnym ograniczają możliwość wykonywania obowiązków zawodowych.”
W obecnej sytuacji epidemicznej oba te konflikty zwykle się przenikają i jedno zadanie odbywa się kosztem innego. W sytuacji, gdy do obowiązków domowych dodamy jeszcze opiekę nad dziećmi, siłą rzeczy przeważał będzie konflikt dom-praca. W tej grupie badanych stosowanie różnych strategii wymaga albo dużej elastyczności, albo jest zwyczajnie niemożliwe. Rodzice, zamiast zajmować się planowaniem czasu i przestrzeni, po prostu reagują na sytuację na bieżąco.

Z kolei wiele par, nie obarczonych opieką nad dziećmi, wypracowało sobie konkretne modele działania. Ekspertki wskazały tutaj na dwie strategie radzenia sobie z konfliktem między pracą a domem: separacja oraz integracja. W pierwszej grupie badani wyznaczali ostre granice między pracą a domem, co dotyczyło zarówno fizycznego oddzielenia przestrzeni (zaadoptowanie nowej przestrzeni z przeznaczeniem na biuro) jak i psychologicznego rozdzielenia tych obszarów (przykłady? – wyznaczenie stałych godzin pracy i nieprzekraczanie wyznaczonego czasu, czy nawet nierozmawianie na tematy służbowe po zakończeniu służbowych obowiązków). Tymczasem w drugiej grupie, tak zwanych integratorów, oba światy dość płynnie przeplatały się ze sobą. Nie tylko nie przeszkadzał im taki stan rzeczy. Integratorzy doceniali nawet, że mogą planować działania zawodowe w czasie wykonywania obowiązków domowych (np. w trakcie sprzątania, gotowania) lub zrobić sobie przerwę w pracy kiedy tego potrzebują i poświęcić ją na chwilę odpoczynku.

- Wymagania, z którymi musimy radzić sobie na co dzień – zarówno te zawodowe, jak i związane z obowiązkami domowymi – wymagają od nas wysiłku, dlatego wyczerpują nas fizycznie i psychicznie. Wypracowane przez pary strategie to sposoby na redukowanie obciążeń, zarówno wprost, przez zmniejszanie ich natężenia, jak i pośrednio – poprzez dostarczenie zasobów do lepszego radzenia sobie z nimi – tłumaczy dr Ewelina Smoktunowicz.

Jak wygląda domowa „pandemiczna” regeneracja?

Część strategii, które wypracowało sobie wiele par, dotyczyło tego, w jaki sposób skutecznie odpoczywać i regenerować siły. Jak wymieniają psycholożki „sport, kontakt z naturą (gdy pozwalały na to obostrzenia epidemiologiczne) czy hobby były sposobem na relaks, ale również odreagowaniem niepewności wywołanych zmieniającą się rzeczywistością. Podobną funkcję spełniało poszukiwanie wsparcia bliskich lub specjalistów, a także pogłębianie i rozwijanie relacji z partnerem lub partnerką. Częstą praktyką było także redukowanie nadmiaru obowiązków, np.: poprzez robienie zakupów przez Internet, ograniczanie liczby spotkań czy nawet zmniejszenie wymiaru etatu.”

- Kobiety są bardziej obciążone zadaniami w domu niż mężczyźni. Dodatkowo rola pracy w ich życiu jest postrzegana jako mniej centralna. W naszym kolejnym badaniu przyjrzymy się temu, w jaki sposób strategie podziału obowiązków pomagają parom w radzeniu sobie z konfliktami ról, gdy obie osoby pracują z domu. (…) – przewiduje dr Marta Roczniewska.

Źródło: mat. pras. SWPS. na podstawie badań zrealizowanych, w ramach projektu „Pary w pandemii: radzenie sobie z konfliktami praca-dom i dom-praca w warunkach dystansu społecznego. Intensywne badanie podłużne w diadach”, przez dr Martę Roczniewską, dr Ewelinę Smoktunowicz, Ewę Makowską-Tlomak  z Uniwersytetu SWPS oraz dr Annę Studzińską z Akademii Ekonomiczno-Humanistycznej w Warszawie.

  1. Materiał partnera

Czy na home office potrzebujesz modnych ubrań? Strategia przetrwania

(Fot. materiały partnera)
(Fot. materiały partnera)
Zobacz galerię 5 Zdjęć
W ostatnich miesiącach cały świat wywrócił się do góry nogami. Wszystkie dziedziny życia zmieniły się nie do poznania, w tym również sposób, w jaki pracujemy. Home office stał się dla wielu z nas nie przywilejem, a koniecznością. Skupienie się na obowiązkach w domowym zaciszu może być wyzwaniem. Na motywację i jakość pracy może wpływać wszystko, nawet to jak jesteśmy ubrani. Co założyć do biura w domu? Podpowiadamy.

Rutyna – największy sprzymierzeniec

Dzień spędzony w domu, nawet przy licznych obowiązkach biurowych, kusi do pozostania w wygodnych dresach czy pidżamie. Jednak siedząc na kanapie w byle jak dobranym stroju na pewno nie stajesz się bardziej produktywna. Wysyłasz w ten sposób sygnał swojej podświadomości, że nie jesteś w pracy. Sprzyja to lenistwu i rozproszeniu. Twój mózg odczyta to jako znak, że możesz zająć się czymś innym.

Aby temu zapobiec, warto wypracować sobie rutynę, która dotyczyć będzie również ubioru. Codziennie wieczorem przygotuj sobie outfit na następny dzień, starannie dobierając ubrania. Wprowadź też u siebie nawyk budzenia się o tej samej godzinie oraz ustal grafik przerw i posiłków. W ten sposób stworzysz pozory pracy w biurze i zmotywujesz się do działania.

Pamiętaj też o stworzeniu odpowiedniej przestrzeni do pracy. Oczywiście nie każdy dysponuje oddzielnym pokojem na biuro, ale warto zaaranżować stolik, który będzie specjalnie służył w tym celu. Postaraj się też utrzymać porządek w całym mieszkaniu, zwłaszcza w pokoju, w którym działasz. Porozrzucane ubrania i brudne naczynia przeszkadzają się skupić i stwarzają pretekst do oderwania się od pracy.

Wygodna elegancja bez wysiłku

Co zatem założyć na siebie w domowym biurze? Oczywiście nie musisz wciskać się w elegancką garsonkę i szpilki ani robić pełnego makijażu. Nikt nie będzie podziwiał ani oceniał twojej stylizacji, a typowo biurowe ubrania po pewnym czasie staną się niewygodne i uciążliwe.

(Fot. materiały partnera) (Fot. materiały partnera)

Warto jednak wybrać takie modele, które jednocześnie będą kojarzyły się ze środowiskiem pracy i zapewnią ci komfort. Wybieraj elastyczne, a jednocześnie oddychające materiały w stonowanych kolorach, choć niekoniecznie nudnych szarościach czy czerniach i bielach.

(Fot. materiały partnera) (Fot. materiały partnera)

Doskonale sprawdzą się casualowe koszule, na przykład w paseczki od Isabel Marant, w odcieniu pudrowego różu marki Agnona czy z bufiastymi rękawami od Zimmermanna. Pasują one zarówno do sytuacji biurowej, jak i swobodnego wyjścia na miasto. Będą one również adekwatne przy okazji telekonferencji i rozmów wideo z współpracownikami i klientami.

(Fot. materiały partnera) (Fot. materiały partnera)

Pewność siebie zamiast dresu

Dobrym wyborem do pracy w domu będą wygodne jeansy. Proste, gładkie nogawki i jednolity odcień materiału pasują do wszystkiego. Są one ubiorem codziennym, który jednak sprawia, że czujemy potrzebę działania. Świetne modele znajdziesz chociażby u MSGM, Ganni, Etro czy Diesela. Znakomitą alternatywą będą też materiałowe spodnie o luźnych nogawkach, na przykład od Moschino albo AllSaints. Chociaż nie będą one widoczne nawet w czasie rozmów online, dodadzą ci pewności siebie i profesjonalizmu.

- Jeśli jesteś zwolenniczką sukienek i spódniczek znajdź takie modele, w których po kilku godzinach nadal będziesz czuć się wygodnie. Najlepiej sprawdzą się rozszerzane, zwiewne doły i nieco bardziej eleganckie, na przykład koszulowe topy. Znajdziesz je chociażby u Marni, Tory Burch czy Burberry – radzi Karolina Pietrasik-Książek, ekspert ze sklepu internetowego Vitkac.com.

(Fot. materiały partnera) (Fot. materiały partnera)

Również na stopy warto ubrać coś innego niż znoszone kapcie. Nie musisz co prawda męczyć się w szpilkach, ale warto zainwestować w parę wygodnych i stylowych balerinek od Chloe czy espdryli od Kenzo.

  1. Styl Życia

Praca zdalna. Czy będziemy pracować lepiej? - Wyniki badań

Z pewnością plusem jest to, że praca zdalna wyklucza stanie w korkach i pozwala zaoszczędzić czas, który przeznaczaliśmy na dojazd do biura. (fot. iStock)
Z pewnością plusem jest to, że praca zdalna wyklucza stanie w korkach i pozwala zaoszczędzić czas, który przeznaczaliśmy na dojazd do biura. (fot. iStock)
Kiedyś benefit, obecnie odpowiedź na pandemię, w przyszłości prawdopodobnie standardowa i powszechna forma pracy. Praca zdalna – jak powinniśmy się do niej przygotować? – wyjaśnia Malwina Puchalska-Kamińska, psycholożka i trenerka biznesu Uniwersytetu SWPS.

Dla wielu osób praca zdalna to duże wyzwanie i konieczność przeorganizowania całego życia (opieki nad dziećmi, codziennych obowiązków). Dla innych taka forma pracy jest wymarzonym wręcz rozwiązaniem. Mogą pracować w pełnym skupieniu w domowym zaciszu, na działce lub na pięknie urządzonym balkonie – wybór scenerii w letnim okresie zależy już tylko od nich. Obojętnie jak na to patrzymy i jaką mamy sytuację w domu – praca zdalna stała się, póki co, koniecznością.

Większość korporacji oficjalnie ogłosiła, że do końca roku pracownicy utrzymają zdalny charakter pracy. W niektórych firmach padły już deklaracje, że i po pandemii praca zdalna pozostanie główną formą wykonywania obowiązków zawodowych.

Jakie niesie to konsekwencje dla pracowników? Przed jakimi wyzwaniami stoją pracodawcy? Zdaniem psycholożki Malwiny Puchalskiej – Kamińskiej warto zwrócić uwagę na kilka aspektów.

Praca zdalna a poczucie satysfakcji z wykonywanej pracy

Badania przeprowadzone przez IBM (International Business Machines Corporation) w kwietniu 2020 roku w Stanach Zjednoczonych ujawniły, że 54% pracowników chętnie pracowałoby głównie zdalnie, nawet po zakończeniu pandemii. Badania Owl Labs i Global Workplace Analytics z 2019 roku, a więc jeszcze sprzed czasu pandemii, pokazały, że praca zdalna niesie za sobą wiele korzyści. Taka praca to szansa na, m.in.: większą wydajność i koncentrację, mniejszy poziom stresu oraz lepszy balans między życiem prywatnym a zawodowym. Warto dodać, że pracownicy, którzy pracowali na cały etat zdalnie deklarowali aż o 22% większe zadowolenie z pracy niż ci pracujący wyłącznie z biur. Jednak korzyści z pracy zdalnej, według autorów badania, ukazują się przede wszystkim wtedy, gdy pracownicy otrzymują wsparcie w tym zakresie i są przeszkoleni z takiej formy aktywności.

Nowe realia – nowe wyzwania

Jak wyjaśnia psycholożka: - Nie wszystkie organizacje i managerowie radzą sobie z zarządzaniem pracą w formie zdalnej. Z moich obserwacji wynika, że polscy szefowie często obawiają się utraty kontroli nad pracownikiem, gdy nie widzą go w biurze. W niektórych firmach pracownicy odbierają telefony od swoich przełożonych co godzinę, gdyż ci chcą sprawdzić, czy pracownicy na pewno wykonują swoje obowiązki. Taka forma kontroli nie tylko potęguje stres pracownika, ale i zmniejsza efektywność pracy. Badania prowadzone nad open space już dawno wykazały, że środowisko pracy bogate w dystraktory i pozbawione intymności obniża efektywność pracowników. Co prawda korporacyjny open space w domach nam nie grozi, ale notoryczne przerywanie pracy owszem, jeżeli zabraknie jasnych i wspierających pracę zdalną reguł. W niektórych firmach, przy zgodzie managera, zespoły umówiły się między sobą na „godziny ciszy”. Każdy z pracowników raz w tygodniu może wybrać przedział czasowy, w którym skupia się jedynie na indywidualnej i wymagającej skupienia pracy. W tym czasie współpracownicy nie bombardują go telefonami ani mailami i, co więcej, zastępują takiego pracownika w kontaktach z klientami zewnętrznymi. Kolejną praktyką, która sprawdza się w pracy zdalnej i zapobiega konfliktom, jest jawne ustalenie czasu pracy i przerw (np. ustalenie przedziału czasowego, w którym nie organizuje się telekonferencji). Takie rozwiązania z jednej strony są elastyczne i pozwalają pracownikom dostroić pracę do życia domowego, z drugiej strony dają poczucie bezpieczeństwa, ponieważ wyznaczają jasne granice w pracy.

Wirtualne przerwy na kawę

Coraz więcej badań nad pracą w czasie pandemii pokazuje, że pracownikom „zdalnym” brakuje kontaktów społecznych. Dlatego dobrą praktyką w obszarze dbania o relacje są rytuały i zwyczaje, które wynikają z oddolnej inicjatywy pracowników. Przykładem mogą być on-linowe przerwy na kawę, czyli czas, w którym pracownicy łączą się ze sobą o stałej porze, np. o 11.00-11.15, żeby porozmawiać o wszystkim, tylko nie o pracy. Taka norma wspólnych wirtualnych spotkań pozwala zastąpić to, co do tej pory spontanicznie wydarzało się w kuchni. W jednym z eksperymentów prowadzonych pod kierunkiem Alexa Pentlanda z Massachusetts Institute of Technology pokazano, że rytuał wspólnych przerw kawowych w pracy wpływa nie tylko na relacje, ale i efektywność pracowników. Co prawda eksperyment ten odbywał się w biurze w czasie przed pandemią, lecz mimo wszystko pokazał, jak ważny jest czas na nieformalne kontakty w pracy.

Praca zdalna to często wydłużony czas pracy

Badania zrealizowane przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie Gumtree w kwietniu 2020 roku ujawniły, że ponad dwie trzecie osób pracujących zdalnie przyznaje, że przekracza standardowe godziny pracy. Wśród najczęściej wymienianych przyczyn takiego stanu rzeczy ankietowani wymienili: wykonywanie dodatkowych, niezwiązanych z pracą czynności (46%), zbyt długie przerwy (30%), z kolei 17% respondentów wskazało, że powodem nadgodzin są problemy ze skonsultowaniem tematów z przełożonymi czy współpracownikami. Szczególnie ma to znaczenie dla pracowników młodych stażem, którym w obecnej sytuacji trudniej jest pozyskać wsparcie od współpracowników. Co ważne, powyższe wyniki nie oznaczają, że pracownicy podczas home office pracują mniej – natomiast pokazują, że mają oni większą trudność w osiąganiu efektywności, rozumianej jako sprawne wykonywanie swojej pracy w założonym czasie. W biurze bardziej się mobilizujemy. Większość osób, po wyjściu z pracy, biegło do swoich domowych obowiązków i opuszczenie biura oznaczało dla nich odcięcie się od służbowych obowiązków. Praca zdalna, którą wykonujemy w domu, nie daje nam często tego komfortu.

„Work smart not hard”

Nawiązując do wspomnianych wcześniej badań nad pracą zdalną z 2019 roku, warto przypomnieć, że pracy z domu można się nauczyć. Z jednej strony taka praca wymaga przejrzystych i elastycznych zasad, z drugiej strony sprawdza się, gdy pracownicy mają w tym obszarze kompetencje, np. związane z planowaniem i radzeniem sobie z dyrektorami. Może więc pandemia będzie czasem, gdy zdamy sobie większą sprawę z tego, że potrzebujemy pracować mądrze i efektywnie, a nie dużo i ciężko. Wspierać mogą nas w tym nie tylko nowoczesne narzędzia pracy i transparentne zasady, ale i inwestycje w rozwój takich kompetencji u pracowników, jak samodzielność i samoorganizacja – podkreśla Malwina Puchalska-Kamińska.

Źródło: Uniwersytet SWPS

  1. Styl Życia

Home Office w trybie 365

(Fot. Filip Blank/materiały prasowe Microsoft)
(Fot. Filip Blank/materiały prasowe Microsoft)
Zobacz galerię 6 Zdjęć

Obecna sytuacja w ekspresowym tempie (na tzw. ASAP-ie) zmusiła nas do pracy zdalnej. I tak zaczęła się nieodwracalna zmiana cywilizacyjna – wszyscy sięgnęliśmy po nowe technologie i okazało się, że łączenie roli pani domu z biznes leaderem jest możliwe.

W miarę pozytywną stroną przymusowego odosobnienia jest przyspieszony kurs funkcjonowania w trybie zdalnym, w świecie nowych technologii. Nawet osoby przywiązane do tradycyjnych metod komunikacji, nauki i pracy przekonały się, że korzystanie z nowych rozwiązań wcale nie jest trudne, umożliwia realizację codziennych zadań i ułatwia życie. 

Na pracodawcach i właścicielach firm obowiązek kwarantanny wymusił zapoznanie się z narzędziami do pracy zdalnej. Okazało się, że „bajki o pracy na odległość” wcale nie są fantazją. Prowadzenie firmy, zarządzanie zespołem i realizacja projektów z dowolnego miejsca w znakomitej większości przypadków jest możliwa. W niektórych firmach pokutowało wcześniej przekonanie, że „lepiej, bardziej profesjonalnie i efektywniej” jest się spotkać w sali konferencyjnej. Wielu szefów żyło w przeświadczeniu, że praca w domu nie może być zrobiona tak samo dobrze jak pod okiem szefa.

Przez lata trochę z zazdrością słuchałam koleżanek pracujących w międzynarodowych korporacjach, kiedy opowiadały o swojej pracy zdalnej mówi Karolina z działu marketingu w sieci drogeryjnej. – Sporo myślałam wtedy o pracy z domu, bez porannych dojazdów i popołudniowych powrotów w korkach. Z czasem udało mi się wynegocjować jeden dzień w systemie home office. Pierwsze wrażenie? – Po dniu pracy z domu byłam bardziej zmęczona niż zwykle. Ale miałam też większą satysfakcję, ponieważ okazało się, że pracując z domu, robię dużo więcej, niż będąc w biurze. Bo jestem bardziej skupiona i wydajna. 

Przykład Karoliny znajduje potwierdzenie w wielu badaniach. Pracodawcy boją się, że pracownik pozbawiony bezpośredniej kontroli stanie się mniej wydajny, ale fakty temu przeczą. 

Elastyczność, mobilność, równowaga

W badaniu Grupy IWG z 2018 roku* 89 proc. pracodawców potwierdziło, że wprowadzenie elastycznych godzin pracy przyczyniło się do rozwoju firmy. 87 proc. zadeklarowało zwiększenie konkurencyjności, a 82 proc. – wzrost produktywności. Aż 80 proc. pracodawców zauważyło też, że możliwość pracy zdalnej przyciąga najzdolniejszych pracowników.

„Adres na wizytówce pracownika ma coraz mniej wspólnego z miejscem, w którym ta osoba faktycznie pracuje. Firmy muszą rozszerzyć to, co do tej pory było uważane za »biuro« czytamy w raporcie „Harvard Business Review” dotyczącym roli technologii w zaangażowanie w pracę. 

Zmianę podejścia do pracy wymusili na pracodawcach tzw. milenialsi, czyli pokolenie dzisiejszych 20- i 30-latków. Dla nich praca jest ważna, ale nie bardziej niż inne sfery życia. Zgodnie z ideą work-life balance. Z badań „Harvard Business Review” wynika, że młodzi, zdolni szukający pracy zwracają uwagę na: niezależny styl pracy oraz elastyczność czasową, czyli możliwość pracy zdalnej. Potwierdziło to aż 68 proc. ankietowanych.

„Dla ludzi wychowanych w czasach Ubera, Twittera i smartfona korzystanie z nowoczesnych technologii jest oczywiste i ważne w kontekście rozwoju zawodowego. Aż 86% przyznało, że technologia pozytywnie wpływa na ich zaangażowanie w pracę” czytamy w raporcie HBR. 

Współcześni pracownicy chcą wykonywać swoją pracę dobrze, ale dbają o równowagę między życiem zawodowym i prywatnym. Wiedzą to również pracodawcy, bo wypoczęty i zadowolony pracownik to dobry pracownik. 

Japoński oddział Microsoftu w sierpniu 2019 roku przeprowadził eksperyment polegający na wprowadzeniu czterodniowego tygodnia pracy. Pracownicy zatrudnieni na pełny etat wszystkie piątki mieli wolne, przy zachowaniu całego wynagrodzenia. Przełożyło się to na zwiększenie przychodu na pracownika o 40 proc. względem analogicznego okresu w poprzednim roku. 92 proc. uczestników testu wyraziło zadowolenie z wprowadzonych rozwiązań.

Dzieciaki na hołmie Home office w czasach przymusowej kwarantanny to dla rodziców wyzwanie z kategorii ekstremalnych. Jak się zachować, kiedy na przykład prowadzimy właśnie ważną telekonferencję, a po domu biegają dzieciaki? Jedyne, co możemy zrobić, to po prostu zaakceptować tę sytuację, przyjąć ją ze spokojem i uśmiechem. Maluch wbiega z krzykiem w kadr? Nie stresuj się. On jest teraz częścią twojego zespołu. Weź go na kolana, pozwól przywitać się z kolegami z pracy. Rozluźnicie trochę atmosferę, a może nawet do calla dołączą kolejne dzieciaki.

(Fot. Filip Blank/materiały prasowe Microsoft) (Fot. Filip Blank/materiały prasowe Microsoft)

Home office ‒ jak to wszystko zorganizować?

Wszyscy szefowie i pracownicy   rozpoczynając model pracy zdalnej, muszą zmienić podejście. Najistotniejsze jest nastawienie na rezultat, przejrzystość w definiowaniu celów, odpowiednie narzędzia i dobra atmosfera, także na spotkaniach w sieci. Bo utrzymanie kontaktu z zespołem i zarządzanie oczekiwaniami to podstawa efektywnej pracy zdalnej.

Na początku szefowie mogą mieć poczucie utraty kontroli nad pracownikiem, co może skutkować nadmiernym rygorem wobec podwładnych. Muszą pogodzić się z tym, że w trybie home office pracownik ma więcej autonomii. Liczy się efekt końcowy, a nie kontrola na każdym kroku. Pracownik, który ma jasno postawione cele i swobodę w działaniu, pracuje lepiej, bardziej kreatywnie i z większym zaangażowaniem. Nakazy, zakazy i nadmierna kontrola krępują i blokują.

Ważne jest jednak utrzymanie regularnego kontaktu – wideokonferencje, spotkania online, zespołowy kalendarz. Czas, kiedy cały team może porozmawiać o projektach i problemach, na przykład raz w tygodniu.

Narzędzia ‒ top 4, które umożliwiają efektywną pracę zdalną 

Chmura OneDrive 

Usługa OneDrive to tzw. magazyn dokumentów w chmurze. Pozwala na dostęp do wszystkich naszych plików z każdego miejsca, z dowolnego urządzenia. Chmura daje też komfort, że dokumenty nie przepadną w razie awarii albo zaginięcia sprzętu.

SharePoint, współdzielenie plików

Projekty, przy których pracuje wiele osób, wymagają szybkiego przepływu informacji, reagowania na zmiany. Praca na wspólnym pliku umożliwia obserwowanie zmian wprowadzonych przez kogoś w czasie rzeczywistym. Pozwala wspólnie z innymi osobami stworzyć prezentację. Dzielenie pliku w programach Word, Excel, PowerPoint odbywa się w chmurze.

Teams

To specjalna nakładka na SharePointa przeznaczona do pracy w zespołach. Ta aplikacja cieszy się coraz większą popularnością. Służy do komunikacji zespołowej, współdzielenia plików czy kalendarza spotkań. Może być platformą kontaktu z współpracownikami oraz osobami spoza firm. Daje możliwość zarządzania kalendarzem, koordynowania wirtualnych spotkań wideo, czatowania, tworzenia grupy dla wielu projektu, kierowania pracą zespołów, organizowania potrzebnych plików czy wspólnej przestrzeni do przygotowywania dokumentów projektowych. 

Outlook

Dostępny dla wszystkich plan działań czy pogrupowane zadania to podstawa dobrej organizacji pracy każdego. Outlook z wszystkimi funkcjami spiętymi z kalendarzem pozwala na to, by na przykład po otrzymaniu ważnego maila dwoma kliknięciami przypisać go do konkretnej kategorii zadań, konkretnego klienta itp. Aplikacja daje także możliwość dostępu do kalendarza innych osób z zespołu (jeśli go nam udostępnią) lub też założenia drugiego kalendarza – np. do spraw domowych, który możesz współdzielić z partnerem.

* Badanie Grupy IWG przeprowadzone zostało na grupie ponad 18 000 przedsiębiorców z 96 krajów. Objęło ono swoim zasięgiem również respondentów z Polski.

Barbara Michalska Modern Workplace Group Lead w polskim oddziale Microsoft

Przejście w 100 proc. na przysłowiowy home office jest jednym z najtrudniejszych on-boardingów, jaki mogłybyśmy sobie wyobrazić. I bynajmniej nie ze względów technologicznych – akurat narzędzia do zdalnej komunikacji, pracy w chmurze czy współdzielenia zasobów są szeroko dostępne i, jak pokazały ostatnie tygodnie, zdały ten egzamin wzorowo. Naszym celem jako matek, żon i menedżerek jest wypracowanie jasnych zasad i elastycznego workflow, które pozwolą nam łączyć światy home i office. A technologie mogą nam w tym tylko pomóc.

  1. Psychologia

Praca zdalna - jak to wygląda naprawdę

Praca zdalna - jak to wygląda naprawdę (Fot. iStock)
Praca zdalna - jak to wygląda naprawdę (Fot. iStock)
W czasie pandemii koronawirusa świat przestawił się na pracę zdalną – w tych wszystkich zawodach, w których jest to możliwe. A nawet w tych, w których dotąd wydawało się to niemożliwe. Jak sobie z nią poradzić. Opowiem wam, jak to wygląda w rzeczywistości.

W czasie pandemii koronawirusa świat przestawił się na pracę zdalną – w tych wszystkich zawodach, w których jest to możliwe. A nawet w tych, w których dotąd wydawało się to niemożliwe. Jak sobie z tym poradzić? Opowiem wam, jak to wygląda w rzeczywistości.

Ja pracuję zdalnie od wielu lat. Teraz jeszcze zdalnie studiuję, bo uczelnie zawiesiły tradycyjne zajęcia i przeszliśmy w tryb online. Sama wychowuję dwie córki (obecnie uczą się zdalnie w szkole podstawowej i liceum), mam w domu psa i kota (zwykle aktywizują się w czasie moich spotkań na wideoczatach).

Czasami, kiedy czytam teksty pełne porad, jak zorganizować sobie czas podczas pracy z domu, by zachować dobre zdrowie psychiczne, ogarnia mnie niepohamowana wesołość. Chcę być dobrze zrozumiana: wiele z tych rad brzmi sensownie, jeśli ktoś mieszka sam, w pełni kontroluje swój rozkład zajęć, ma odpowiednie cechy osobowości i żadnych problemów technicznych ze sprzętem (komputer, router itp.).

Moja rzeczywistość jest inna. Podobnie opisują sprawy moi znajomi – ludzie z dziećmi, niewielkimi mieszkaniami, obowiązkami domowymi, pracujący twórczo, potrzebujący do wykonywania zadań choć odrobiny spokoju.

Dlatego wszystkim, którzy czują, że praca zdalna ich przerasta, chcę powiedzieć, że:

- to nie jest twoja wina, jeśli pracowanie z domu źle idzie. Bardzo trudno jest nagle przestawić się taki tryb wykonywania zadań, a jednocześnie zajmować się rodziną

– bo siłą rzeczy w domu trudno odciąć się od partnera, dzieci, domowych zwierzaków. Nie myśl, że coś jest z tobą nie tak. Inni (np. twoi koledzy, koleżanki) też tego nie ogarniają, zapewniam;

- to jest normalne, że dzieci domagają się uwagi i zaspokajania swoich potrzeb. Popularna w mediach społecznościowych grafika Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o tym, żeby dzieciom dać puzzle i zachęcić do cichej zabawy, gdy rodzice pracują, jest oderwana od rzeczywistości. Rodzic pracuje 8 godzin dziennie. Jeśli jakiś kilkulatek jest w stanie bawić się cicho i samotnie przez 8 godzin dziennie, to zaniepokoiłabym się jego rozwojem emocjonalno-społecznym.

- wielu rodziców pisze w mediach społecznościowych o tym, że zamiast pracować zmieniają się w nauczycieli swoich dzieci, bo tak dużo trudnego materiału dostają w ramach zajęć online uczniowie. Mam głębokie przekonanie, że taka sytuacja nie jest normalna i warto się nad nią zastanowić. Z nauczycielem też da się spokojnie porozmawiać i powiedzieć, jak sprawa wygląda z punktu widzenia rodzica. Wielu nauczycieli twierdzi, że po to wysyłają dużo zadań, by zająć czymś dzieciaki, gdy ich rodzice zdalnie pracują. Wygląda więc na to, że wszyscy chcą dobrze, ale może nie do końca się dogadali. Warto pozwolić dziecku na pracę samodzielną i na popełnianie błędów. Nauczyciele, z którymi pracuję zawodowo, mówią, że praca domowa wykonana przez rodzica to duże utrudnienie w procesie nauczania. Jeśli dziecko popełnia błędy, nauczyciel widzi, czego nie rozumie i nad czym trzeba popracować. Tylko taka wiedza daje możliwość współpracy i rozwoju.

- nie ma uniwersalnych rad, jak poradzić sobie ze zdalną pracą i zachować równowagę psychiczną. Bo też każdy z nas czego innego potrzebuje do zachowania owej równowagi. Introwertyk pracując w skupieniu nad raportem lub tekstem będzie całkiem zadowolony. Ekstrawertyk bez przerw na telefon do znajomych z pracy, bez chwili rozmowy z kimś bliskim, kto rozumie jego położenie, będzie się czuł jak lew uwięziony w klatce. Osoba lękowa może mieć duży problem z utrzymaniem w ryzach niepokoju, jaki wywołuje epidemia. Ktoś, kto do dobrego samopoczucia potrzebuje mocnych wrażeń, może się w sytuacji zagrożenia czuć pełen energii. Jesteśmy bardzo różni i na każdego działa co innego. Warto zaufać sobie i zamiast słuchać dobrych rad, posłuchać swojego wewnętrznego głosu. „Czego teraz potrzebuję? Co mnie regeneruje? Co mi przeszkadza?” Niech odpowiedzi na te pytania będą wskazówką.

- czytałam tekst, w którym radzono, by nie siadać do pracy w piżamie i szlafroku. I brzmi to sensownie, warto dbać o rozgraniczenie strefy relaksu i pracy. Tylko jest wielu rodziców, dla których jedyną szansą na spokojne wykonanie obowiązków jest pobudka o piątej rano i cichutkie włączenie komputera, zanim się dzieci obudzą. Dlatego nauczyłam się pracować także w piżamie i nie robić sobie z tego powodu wyrzutów. Dzielę zadania na takie, które wymagają skupienia (robię to bladym świtem lub w nocy) i takie, przy których domownicy mogą się kręcić wokół mnie. Ustaliłam z dziećmi, że są takie chwile, kiedy nie należy do mnie mówić, bo nie udzielę sensownej ani wiążącej odpowiedzi, za to się zdenerwuję. Mamy swój sygnał – podnoszę rękę i otwartą dłonią przekazuję sygnał: „Stop”. Staram się pamiętać o tym, że ktoś czegoś ode mnie chciał i gdy moment skupienia mija, pytam, o co chodziło. Zaskakująco często nie chodziło o nic ważnego i właściwie osoba pytająca sama znalazła rozwiązanie.

- niektórzy radzą, żeby wydzielić sobie do pracy spokojne miejsce i nie jeść tam posiłków. To też ma sens, jeśli ktoś posiada dom z jadalnią i gabinetem. W moim blokowym mieszkaniu nie ma takich warunków. Przy tym samym stole pracuję, córka odrabia lekcje, a potem jemy obiad. Nie mam siły za każdym razem sprzątać ze stołu wszystkich naszych notatek i książek. Pilnuję tylko, by nigdy nie stał między nami komputer ani nie leżał telefon. Te chwile bliskości są potrzebne, idealny porządek mniej.

- jako dziennikarka często prowadzę przez telefon czy wideoczat rozmowy, podczas których naprawdę trzeba móc zebrać myśli. Gdybym miała dobry zasięg w łazience, to pewnie tam bym się zamykała. Znajoma, mama trójki dzieci, ostatnio prowadziła duży wywiad zamknięta w pralni. Ja zwykle rozmawiam na poważne tematy pomiędzy przytulankami w pokoju córki. Czasami podczas rozmowy kot próbuje przegryźć mi kabel od słuchawek albo huśta się na zasłonie. Dlatego mam zawsze przy sobie spryskiwacz do kwiatków i w podbramkowej sytuacji odstraszam zwierzaka (nie wypada, by mój rozmówca słyszał to, co mam ochotę powiedzieć kotu). To nie jest trudniejsze niż praca w open-space, tylko wymaga treningu. Mnie pomaga ćwiczenie uważności (mindfulness).

- gdy muszę się zmobilizować do wydajnej pracy, wyłączam WiFi w komputerze. W przeciwnym razie powiadomienia, które co chwila pojawiają się na ekranie, wprowadzają chaos w myślach. Naukowcy wyliczyli, że przestawienie się uwagi zabiera około 20 minut czasu, dlatego tak wiele wysiłku kosztuje zajrzenie „na chwilę” do poczty albo na portal społecznościowy.

- warto zadbać o przerwy w pracy. O moje dba pies. Sprawdziłam na sobie to, czego dowodzą badania – rzeczywiście dziesięciominutowy spacer znacznie lepiej pobudza umysł niż kawa czy batonik. Bez psa też można się poruszać – otworzyć okno, zrobić kilka ćwiczeń. U mnie w domu stoi mały steper, kiedyś miałyśmy trampolinę – te sprzęty pomagają pobudzić krążenie krwi, dotlenić mózg (ale nie są konieczne, poskakać można i na podłodze).

- to, co najtrudniejsze w pracy z domu (przynajmniej dla mnie) to rozdzielenie: kiedy pracuję, a kiedy odpoczywam. Przy wysokiej sumienności wpadam w pułapkę pracy od świtu do późnej nocy. To bardzo drenuje z energii, a przecież każdy z nas potrzebuje regeneracji. Staram się o określonej porze założyć słuchawki i krzątając się po kuchni wysłuchać serwisu informacyjnego (nie puszczam go w telewizji ani w radio, bo nie chcę windować poziomu lęku w dzieciach). Sprzątam, robię kolację. To jest moja granica między pracą a domem, mój powrót z szychty. Pewnie każdy może mieć na to swój pomysł.

Joanna Szulc, dziennikarka, autorka książek „Sama mama”, „Sensoryczne niemowlę”, „Jest z nami dziecko"