– Ty rozłącz się pierwszy – mówi ona. – Nie, ty rozłącz się pierwsza – nalega on. Czyżby romantyczne przekomarzanki rodem z sitcomów i spotkania w pracy miały wspólny mianownik? Najwyraźniej tak. Odesłanie uczestników zebrania z sali konferencyjnej z powrotem do biurek może być równie trudne, co pożegnanie stęsknionych kochanków. HR-owcy uważają, że umiejętność kończenia spotkań jest jedną z najbardziej niedocenianych. Jeśli jeszcze nie masz jej w swoim CV, możesz szybko nauczyć się kilku przydatnych zwrotów, dzięki którym nawet w napiętej sytuacji postawisz kropkę nad i.
I wcale nie musisz być przy tym tak oschła jak Rachel z „Przyjaciół”, którą w jednym z odcinków zirytowała przeciągająca się rozmowa Rossa z Julie. Spotkanie w pracy można zakończyć jednocześnie stanowczo i w miłym tonie. Nad tym, jak skutecznie uciąć toczące się w biurze lub na komunikatorze wideo dyskusje, tak aby nikt nie poczuł się urażony, zastanawiała się Beth Ann Mayer z serwisu Parade.com. O poradę zapytała psycholożki Michele Goldman i Brittany McGeehan oraz neuropsychologa Joela Franka. Eksperci podkreślają, że właściwy dobór kilku podsumowujących słów wpłynie na „produktywność i morale” zespołu.
W najgorszym scenariuszu domknięcie nie pojawia się jednak wcale. – Nagłe zakończenie może spowodować zamieszanie, poczucie straty czasu i frustracji – tłumaczą. – Nie chcemy być gwałtowni i niegrzeczni, przerywać uczestnikom [...] Zawsze kończymy spotkania jasnym komunikatem, potwierdzonym planem działania i zaproszeniem do zadawania ostatnich pytań, aby mieć pewność, że wszyscy zrozumieli wspólny cel.
Co dokładnie powinno paść z ust menadżera, kiedy czas zarezerwowany dla zespołu dobiega końca? Psychologowie przygotowali listę 13 przydatnych fraz. Jedne z nich są zwięzłe i odpowiednie na mniej formalne, codzienne spotkania z przełożonym i najbliższymi współpracownikami. Inne sprawdzą się na międzydziałowych burzach mózgów. Zwróć uwagę na poszczególne zwroty. „Na dzisiaj” sugeruje, że wkrótce do kalendarza dodane zostaną daty następnych służbowych spotkań. „Podsumujmy najważniejsze wnioski” daje przestrzeń na uporządkowanie kluczowych koncepcji. Ważne są również uprzejme podziękowania za aktywny udział, dzięki którym wzmocnimy zaangażowanie.
Poznajcie wszystkie propozycje:
- Na dzisiaj zakończmy.
- Zanim zakończymy, podsumujmy najważniejsze wnioski.
- Dziękuję wszystkim za cenny wkład w dzisiejsze spotkanie, zobaczymy się ponownie za tydzień, aby omówić nasze postępy.
- To był ostatni punkt naszej agendy.
- Doceniam wkład wszystkich w dzisiejsze spotkanie. Zakończmy pozytywnym akcentem.
- Na tym zakończę dzisiejsze spotkanie. Dziękuję wszystkim i życzę miłego dnia.
- Zróbmy 5 minut przerwy między tym a następnym spotkaniem.
- To było produktywne spotkanie. Zakończmy na tym.
- Zanim zakończymy, czy ktoś ma jeszcze jakieś pytania lub uwagi?
- To wszystko, na co mamy dziś czas. Dziękuję wszystkim. Miłego tygodnia.
- Jestem dostępna między spotkaniami. Jeśli ktoś czegoś potrzebuje, proszę śmiało się ze mną kontaktować.
- Zakończmy nasze spotkanie i przejdźmy do realizacji omówionych działań.
- Mając na uwadze upływający czas, przejdźmy do podsumowania.
Źródło: „13 Best Phrases to End a Meeting, Plus the #1 Way You *Don't* Want to Close It Out, According to Psychologists”, parade.com [dostęp: 27.06.2024]