Z pewnością znasz kogoś, kto potrafi mówić bez końca i nie zostawia innym zbyt wiele miejsca na wypowiedź. Niezależnie od tego, czy spotykacie się ze znajomymi, przy rodzinnym stole czy w pracy, taka osoba zawsze ma coś do dodania. Kiedy ktoś próbuje włączyć się do rozmowy, szybko wraca do swojego wątku, nie dając innym dojść do słowa. Z czasem pozostali po prostu przestają próbować. Jak zwrócić komuś uwagę i przerwać taki monolog, nie wywołując przy tym niezręcznej sytuacji? Dorie Clark, ekspertka w dziedzinie komunikacji i strategii, podpowiada pięć sposobów, które pomogą ci odzyskać głos, nie psując przy tym relacji z rozmówcą.
Większość z nas zna kogoś, kto potrafi całkowicie zdominować rozmowę. Taka osoba mówi dużo, chętnie dzieli się swoimi przemyśleniami, ale rzadko daje innym szansę, by wtrącili choć kilka słów. Zdarza się, że nawet gdy ktoś próbuje zmienić temat lub podzielić się własną opinią, po chwili rozmowa znów wraca do punktu wyjścia. W efekcie jedni mówią coraz więcej, a inni stopniowo tracą ochotę, by w ogóle zabierać głos.
W takiej sytuacji łatwo poczuć się niezręcznie. Z jednej strony nie chcemy komuś przerywać, z drugiej trudno bez końca słuchać, nie mając możliwości włączenia się do dyskusji. Wiele osób wybiera więc milczenie, choć wcale nie oznacza to, że nie ma nic do powiedzenia. Tymczasem można zareagować w sposób uprzejmy, ale stanowczy, bez niepotrzebnego psucia atmosfery.
Na ten problem zwraca uwagę Dorie Clark, konsultantka strategii marketingowych, zawodowa mówczyni i autorka bestsellerowych książek, w tym „Odkryj siebie na nowo. Jak zdefiniować własną markę i zbudować karierę”. Ekspertka zauważa, że osoba, która nieustannie zabiera głos, niekoniecznie robi to celowo. Może po prostu nie zdawać sobie sprawy z tego, jak jej zachowanie wpływa na pozostałych uczestników rozmowy.
„Być może taka osoba ma o sobie wysokie mniemanie i po prostu lubi słuchać samej siebie. A może chętnie poznałaby twoją opinię, ale nie zdaje sobie sprawy, że mówi tak dużo, iż nie dopuszcza do głosu ani ciebie, ani pozostałych rozmówców” – zauważa ekspertka.
Jak zareagować, gdy ktoś po raz kolejny przejmuje całą rozmowę? Dorie Clark proponuje pięć sposobów, które pozwalają odzyskać głos i zadbać o to, by inni również zostali wysłuchani.
1. Zacznij od krótkiego wtrącenia
Zdarza ci się czekać na moment, w którym będziesz mogła coś powiedzieć, ale twój rozmówca wcale nie zamierza kończyć? Im dłużej trwa jego wypowiedź, tym trudniej znaleźć odpowiedni moment, by włączyć się do rozmowy. Dorie Clark radzi, by w takiej sytuacji skorzystać z krótkiego zwrotu, który pozwoli zwrócić na siebie uwagę i płynnie przejść do własnej wypowiedzi. Ważne, by nie zaczynać od uwag w rodzaju „Czy mogę wreszcie coś powiedzieć?”. Zamiast tego warto na chwilę nawiązać do jego wypowiedzi, używając pozytywnego, przyjaznego zwrotu, a następnie przejść do tego, co sami chcemy dodać.
Możesz powiedzieć na przykład:
- „To ciekawe, co mówisz! Chciałabym jeszcze coś do tego dodać”.
- „Właśnie, dobrze, że o tym wspomniałeś. Przypomniała mi się jeszcze jedna rzecz”.
- „Zgadzam się! Jest jeszcze coś, na co warto zwrócić uwagę”.
Taka forma pozwala zaznaczyć swoją obecność w rozmowie bez niepotrzebnego napięcia. Nie chodzi o to, by podważać zdanie drugiej osoby, ale by znaleźć przestrzeń na przedstawienie własnego punktu widzenia.
„Najlepsze zwroty są krótkie – trzeba zdążyć je wtrącić – i pozytywne, tak aby druga osoba nie poczuła się poprawiana ani krytykowana” – wyjaśnia ekspertka.
Ekspertka przyznaje, że przerywanie komuś może wydawać się niegrzeczne. Jeśli jednak druga osoba nie zostawia żadnej przestrzeni na wypowiedź, niekiedy trzeba samemu ją sobie stworzyć. Duże znaczenie ma przy tym życzliwy ton, który pozwala przejąć głos bez niepotrzebnego zaostrzania sytuacji.
2. Zastosuj technikę przekazania głosu
Czasami problem nie polega na tym, że sami nie możemy dojść do głosu. W grupie mogą być też inne osoby, które chciałyby coś powiedzieć, ale nie mają okazji, by włączyć się do rozmowy. W takiej sytuacji warto zastosować kolejną metodę proponowaną przez Dorie Clark – handoff technique, czyli technikę przekazywania głosu. Na czym polega? Wystarczy w odpowiednim momencie włączyć się do rozmowy, nawiązać do tego, co przed chwilą powiedziała dominująca osoba, a następnie skierować pytanie do kogoś innego. W ten sposób można nie tylko przerwać niekończący się monolog, lecz także zachęcić do wypowiedzi tych, którzy do tej pory nie mieli takiej możliwości.
Jak zrobić to w praktyce?
- „Dobrze, że o tym wspomniałeś! Aniu, wiem, że też oglądałaś filmy tego tej reżysera. Co o tym sądzisz?”.
- „To ciekawy punkt widzenia. Marku, a jak ty na to patrzysz?”.
- „Skoro rozmawiamy o tej książce, chciałabym zapytać Kasię, bo wiem, że również ją czytała”.
Dlaczego ta metoda jest skuteczna? Łączy w sobie trzy elementy: przerywasz wypowiedź rozmówcy, dajesz mu do zrozumienia, że słuchałaś tego, co mówił, a następnie przekazujesz głos komuś innemu. Kiedy zadasz konkretne pytanie drugiej osobie, trudniej będzie rozmówcy natychmiast ponownie przejąć inicjatywę. Jest to szczególnie przydatny sposób podczas spotkań w większym gronie, zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Pozwala zadbać o to, by rozmowa nie skupiała się wyłącznie na jednej osobie, a każdy z uczestników miał szansę podzielić się swoimi przemyśleniami.
3. Nazwij problem
Krótkie wtrącenie czy skierowanie pytania do innej osoby może pomóc w danej chwili, ale nie zawsze rozwiązuje problem. Jeśli ktoś regularnie przejmuje rozmowę i nie daje innym dojść do głosu, warto poruszyć ten temat bezpośrednio. Najlepiej zrobić to na osobności. Dorie Clark zwraca uwagę, że nie każdy, kto dominuje w rozmowie, robi to świadomie. Czasami jest to po prostu nawyk, którego dana osoba nie dostrzega. Zamiast więc zarzucać jej egoizm czy brak kultury, lepiej spokojnie opisać, co zauważamy i jaki ma to wpływ na innych.
Ekspertka radzi, by taką rozmowę zacząć od docenienia drugiej osoby, a dopiero później zwrócić uwagę na jej zachowanie. Można powiedzieć na przykład:
„Bardzo cenię twoje pomysły i zaangażowanie podczas naszych spotkań. Zauważyłam jednak, że czasami inni nie mają okazji podzielić się swoimi spostrzeżeniami, ponieważ często zabierasz głos, zanim zdążą to zrobić. Wiem, że zależy ci również na poznaniu ich perspektywy, dlatego chciałabym, żebyśmy wspólnie zadbali o to, by każdy miał szansę się wypowiedzieć”.
Taki sposób rozmowy pozwala zwrócić uwagę na problem, nie sprawiając, że druga osoba poczuje się zaatakowana. Istotne jest, by mówić o konkretnych zachowaniach, a nie oceniać czyjegoś charakteru. Zamiast rzucać: „Zawsze musisz być w centrum uwagi”, lepiej powiedzieć: „Zauważyłam, że czasami trudno innym włączyć się do rozmowy, kiedy długo zabierasz głos”.
Warto przy tym założyć, że rozmówcy również zależy na tym, by inni czuli się swobodnie i mieli możliwość wyrażenia własnego zdania. Takie podejście zwiększa szansę, że potraktuje nasze uwagi jako konstruktywną sugestię, a nie osobisty zarzut.
4. Umówcie się na dyskretny sygnał
Co zrobić, jeśli ktoś rozumie problem i deklaruje, że postara się zmienić swoje zachowanie, ale podczas kolejnego spotkania znów wraca do dawnych nawyków? W takiej sytuacji warto ustalić z nim prosty, dyskretny sygnał, który pomoże mu w porę zorientować się, że ponownie przejmuje całą rozmowę. Dorie Clark proponuje, by wcześniej umówić się na konkretny gest, krótkie hasło lub prywatną wiadomość wysłaną na czacie podczas spotkania online. Może to być na przykład delikatne uniesienie dłoni albo określone słowo, które będzie przypominało rozmówcy, że warto dopuścić do głosu również innych.
„Dokładne sformułowanie czy sposób przekazania sygnału mają mniejsze znaczenie niż sam fakt, że stworzyliście mechanizm, który pozwala na bieżąco zwrócić komuś uwagę” – wyjaśnia ekspertka.
Takie rozwiązanie może pomóc drugiej osobie lepiej rozpoznawać własne przyzwyczajenia i stopniowo uczyć się nad nimi panować. Z czasem zacznie sama zauważać, kiedy mówi zbyt długo i kiedy warto zrobić miejsce dla innych. Dzięki temu nie będziesz musiała za każdym razem przypominać jej o problemie.
5. Jeśli nic nie pomaga, poproś o wsparcie przełożonego
Nie zawsze możemy porozmawiać z kimś bezpośrednio o jego zachowaniu. W pracy bywa to szczególnie trudne, zwłaszcza gdy osoba, która nieustannie zabiera głos, zajmuje wyższe stanowisko, nie mamy z nią bliskiej relacji albo wcześniejsze próby zwrócenia uwagi nie przyniosły żadnego rezultatu. W takiej sytuacji Dorie Clark radzi zwrócić się o pomoc do przełożonego. Nie musi to oznaczać składania oficjalnej skargi ani wskazywania konkretnej osoby. Zamiast tego można opisać problem szerzej i zwrócić uwagę na to, że podczas spotkań nie wszyscy mają szansę przedstawić swoje pomysły.
Ekspertka proponuje, by powiedzieć na przykład:
„Zauważyłam, że podczas spotkań czasami jedna osoba dominuje w rozmowie do tego stopnia, że pozostali nie mają okazji się wypowiedzieć. Wiem, że zależy nam na tym, aby poznać najlepsze pomysły całego zespołu. Czy podczas kolejnego spotkania moglibyśmy wspólnie zastanowić się, jak zadbać o to, by każdy miał szansę zabrać głos?”.
Takie podejście pozwala zwrócić uwagę na problem bez stawiania kogokolwiek w niezręcznej sytuacji. Jak zauważa Clark, przełożony może sam poruszyć temat zasad dobrej komunikacji podczas spotkań i przypomnieć zespołowi, jak ważne jest, by każdy miał możliwość przedstawienia swojego punktu widzenia. Dzięki temu łatwiej poprawić atmosferę współpracy, nie koncentrując uwagi na jednej osobie.