Pani swojego czasu

Jeden etat w pracy, drugi w domu, do tego podyplomowe studia – wylicza Marta, 35 letnia ekonomistka z Warszawy, mama dwóch córek, właścicielka psa i studentka zarządzania. – Przestaję to wszystko ogarniać, a co dopiero mieć czas na relaks, wizytę u kosmetyczki czy spotkanie z przyjaciółmi.

Brak czasu – to problem, z którym boryka się wielu Polaków. Nic dziwnego – nikt nas przecież nie uczył, jak być dobrze zorganizowanym. W PRL-u i jeszcze w latach 90. w ogóle nie liczyły się umiejętności miękkie, czyli m.in. planowanie czasu pracy. – Dlatego bardzo wiele osób pracuje chaotycznie, w nieuporządkowany sposób, aż w końcu się wypala. I wtedy trafiają do coacha z prośbą: „pomóż mi!” –  opowiada Monika Stabińska, coach z PEP WorldWide Poland. Firma jesienią ubiegłego roku rozpoczęła dwuletnią kampanię społeczną „PEPuj z nami”. Jej celem jest taka zmiana naszych nawyków, byśmy stali się bardziej efektywni. Po wypełnieniu formularza na www.pepujznami.pl można skorzystać z internetowego coachingu – wskazówek i porad wysyłanych drogą e-mailową. Firma przekonuje, że stosując je w życiu, można zaoszczędzić nawet godzinę dziennie. I to w prosty sposób.

Cztery „Z”

Jak tego dokonać? W PEP (Personal Efficiency Program) obowiązuje zasada czterech „Z”. Pierwsze „Z” to: zrób to od razu. Jeśli wiesz, że coś zajmie ci tylko kilka minut, wykonaj to „od ręki”. Na przykład popsuła ci się wycieraczka w aucie – zatrzymaj się na stacji benzynowej, kup nową i wymień. Dostałaś pismo z płatnościami za prąd na pół roku – włącz komputer i ustaw zlecenia w banku internetowym. Czytasz e-maila – od razu na niego odpowiedz. Dla osób pracujących w biurze ta ostatnia rada jest najistotniejsza. Bo odpowiadanie na e-maile, oprócz zebrań firmowych, pochłania najwięcej czasu. – Niczym Scarlett O’Hara lubimy odkładać coś na później, nie precyzując terminu ostatecznego wykonania. Dlaczego? Często dlatego, że boimy się czegoś zrobić i nie mamy nawyku planowania – mówi Monika Stabińska. Tymczasem to „później” okazuje się być często „świętym nigdy”. W najlepszej sytuacji zamienia się w „last minute” – wykonujemy tę rzecz w ostatniej chwili. Niebezpieczeństwo wynikające z wiecznego odkładania polega również na tym, że łatwo wtedy zapomnieć, że w ogóle mamy coś zrobić. Niewymieniona wycieraczka w aucie może np. przypomnieć o sobie podczas ulewnego deszczu w trasie. Z dala od cywilizacji. Według Kerry’ego Gleesona, twórcy PEP, najchętniej odkładamy na później zadania trudne i te, których nie lubimy. W wykorzenieniu tego nawyku może pomóc myśl, że jest to po prostu nieefektywne (by odpowiedzieć na otrzymanego wcześniej e-maila, musisz go przecież ponownie przeczytać).

Nie na darmo drugie „Z” to: zaplanuj. Jeśli nie możesz czegoś wykonać od razu, dokładnie określ, kiedy to zrobisz. Monika Stabińska doradza planowanie z kalendarzem bądź terminarzem – papierowym, w telefonie czy komputerze. Najlepiej takim, który zawsze mamy ze sobą. Dobrze jest zarezerwować konkretny czas, jaki poświęcimy na daną czynność. – Zadania musimy poukładać w „pudełkach czasu”, i to ze średnio 40-procentową elastycznością. Trzeba to zobaczyć – dodaje coach. Z badań wynika, że najlepiej dzielić swój czas według schematu: 90 minut, a potem przerwa. Istotnym elementem planowania z głową jest też tzw. bufor czasowy, czyli margines przewidziany na ewentualne opóźnienia. Bez tego wystarczy, że korek w mieście będzie dłuższy albo jakieś spotkanie się przeciągnie, a kolejne zadania posypią się jak domek z kart.

Trzecie „Z” to: zdeleguj – jeśli pracę powinna wykonać inna osoba, bardziej kompetentna, przekaż ją od razu. Uwaga: delegowania nie należy mylić ze „spychaniem”.

Czwarte „Z” to: zniszcz. Jeśli dostałaś potwierdzenie doręczenia wiadomości (np. z raportem dla szefa), od razu skasuj e-maila. Opłaciłaś przez internet rachunek, który nadesłano ci pocztą – po uregulowaniu należności wyrzuć go do kosza (potwierdzenie przelewu i tak możesz wygenerować ze swojego konta). W przeciwnym razie załatwione rzeczy będą niepotrzebnie odwracać twoją uwagę, aż w końcu w nich utoniesz. A to grozi organizacyjnym chaosem. Porządek to fundament każdej zorganizowanej osoby, a poszukiwanie dokumentów kradnie cenne minuty. Wystarczy, że dokonasz podziału materiałów na dwie sfery – szufladę roboczą, czyli spraw w toku, oraz przechowalnię, w której masz materiały posegregowane w przejrzysty sposób. Pocztę elektroniczną filtruj i kataloguj, włącz np. automatyczne usuwanie niepotrzebnych e-maili. PEP-owcy tłumaczą: głowa ma służyć do myślenia, a nie zapamiętywania, co mam jeszcze zrobić i gdzie coś się znajduje.

Nieświadoma kompetencja

Wprowadzanie w życie tego typu nawyków jest proste, ale czasochłonne – to proces, który nie zakończy się wraz z przeczytaniem artykułu czy nawet książki na ten temat. Bo złe nawyki są jak splatane latami liny – niełatwo je zerwać i w ich miejsce zapleść nowe. Najpierw nowe nawyki wykonujemy świadomie – działamy według zasad. Z czasem wchodzą w krew i już jesteśmy w fazie nieświadomej kompetencji. Zatem by oszczędzać czas, najpierw trzeba go zainwestować. Warto to zrobić, bo – jak przekonuje Monika Stabińska – osoby, które już wykorzystują czas wydajnie, dostają zastrzyk energii i optymizmu. Nieprzypadkowo PEP po angielsku znaczy „wigor, werwa”. PEP-owcy zachęcają też do wprowadzania w życie słynnej japońskiej koncepcji kaizen – filozofii, według której powinniśmy nieustannie poprawiać coś w swoim stylu życia i pracy. Sprawdzaj, ile wykonałaś zadań w ciągu dnia czy tygodnia, i jak to się ma do poprzednich rezultatów. I zaplanuj następny dzień lub tydzień tak, by jeszcze poprawić swój wynik. Tak Japończycy doszli do obecnego poziomu – najwyżej rozwiniętego technologicznie społeczeństwa na Ziemi.