Komunikujemy się z innymi codziennie. Zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym porozumiewanie się jest podstawą wszystkich innych działań każdego z nas. W skutecznej komunikacji informacja nadawcy dokładnie oddaje jego intencję, a interpretacja odbiorcy zbiega się z zamierzeniami nadawcy. Jak to robić?
Współcześnie dysponujemy masą narzędzi ułatwiających porozumiewanie się, a dostęp do e-maila, telefonu komórkowego, komunikatora, internetu, intranetu, wideokonferencji, jest bardzo powszechny. Wprost trudno już wyobrazić sobie bez nich życia. Ale te zdobycze cywilizacyjne nie przyczyniły się do całkowitego wyeliminowania problemów w komunikacji. Mało tego, czasami utrudniają porozumienie, gdyż dzięki uproszczeniu komunikatów, tracimy czasem ich właściwe znaczenie. Dlatego, aby zaznaczyć znaczenie innych, poza słowami, poziomów komunikacji, dodajemy w mailach i SMS-ach emotikony. Komunikacja zawiera w sobie zarówno intencję, jak i znaczenie. Precyzując, można by powiedzieć, że polega na zdolności do wchodzenia w kontakt z drugą osobą i powodowania, że jest się zrozumianym. Zjawiska te są możliwe, ponieważ nasze umysły przechodzą stopniowo od świadomości do podświadomości, która ma zdolność analizowania, syntetyzowania i oceniania. Może zatem rozwiązywać nasze problemy, podejmować decyzje i generować nowe koncepcje. Komunikacja kieruje się czasem ku tym podświadomym poziomom umysłu i z nich wypływa. Z chwilą, gdy dwoje lub więcej ludzi wchodzi w pewnego rodzaju wzajemne oddziaływanie, możliwe staje się komunikowanie na różnych poziomach, nieraz równocześnie. Pod tym względem przypominamy odbiorniki radiowe o wielu różnych kanałach i częstotliwościach. Jednak zdarza się, że jedna osoba mówi, a druga zupełnie inaczej odczytuje jej intencje.
Jak mówić (pisać), by być jednoznacznie zrozumianym? Jak zadbać o szeroki dostęp do informacji, a jednocześnie tak żyć, aby tych informacji nie było zbyt dużo, bo powoduje to trudności w selekcji? Skuteczna komunikacja zachodzi między dwiema osobami wtedy, kiedy odbiorca rozumie sytuację tak, jak zamierzył przekazać ją nadawca. W skutecznej komunikacji informacja nadawcy dokładnie oddaje jego intencję, a interpretacja odbiorcy zbiega się z zamierzeniami nadawcy. Warto podjąć osobiste zobowiązanie - co będę robić, by lepiej się porozumiewać z innymi? Podstawą jest zastosowanie perspektywy JA i oparcie wypowiedzi na faktach oraz wzięcie pod uwagę trzech kolejnych poziomów komunikacji (opinie, emocje i potrzeby), które składają się na interpretację faktów. Problem jest taki, że najczęściej w komunikacji bardzo szybko przenosimy ciężar naszych rozmów z faktów na interpretacje. Mówimy o naszych uczuciach, oczekiwaniach, wskazujemy na to, co myślimy o danym zdarzeniu. I im bardziej oddalamy się od rzeczywistych zdarzeń, tym trudniej nam się dogadać. Fakt to coś, co może zostać zweryfikowane niezależnie od czyjejś interpretacji. Natomiast interpretacja to nadawanie znaczeń faktom. To nie fakty, lecz interpretacje powodują, że trudno nam się porozumiewać. Kłopot polega na tym, że bardzo często mylimy fakty z interpretacjami. Jesteśmy przekonani, że mówimy o faktach, a w rzeczywistości tylko nadajemy im nasze znaczenie z osobistej perspektywy. Oczywiście, nie da się prowadzić rozmowy tylko i wyłącznie w oparciu o fakty. Mówienie o emocjach, opiniach czy potrzebach, jest niezbędne w komunikacji. Jednak skuteczna komunikacja to taka, w której fakty zostają w sposób świadomy i czytelny oddzielone od ich interpretacji. Jeśli do kogoś mówisz, jesteś odpowiedzialny za to, aby twój rozmówca wyraźnie usłyszał, na jakich zdarzeniach (faktach) opierasz swoje opinie, czy wyrażasz swoje emocje do niego. Kiedy słuchasz, twoja odpowiedzialność polega na tym, aby dopominać się wyraźnego rozróżnienia, co jest weryfikowalną daną, a co tylko interpretacją.
Wyobraźmy sobie następującą sytuację. Wracam z pracy do domu i widzę, że mieszkanie nie zostało odkurzone - piach i porozrzucane buty atakują mnie już w przedpokoju. Ogarnia mnie wściekłość - to ja tak ciężko pracuję, a oni nie mogą zadbać o minimum porządku? Przecież ustaliliśmy, że syn zajmie się odkurzaniem. Całkiem lekceważy nasze ustalenia. Za grosz szacunku dla mnie i mojej pracy. Na widok syna atakuję - „Dlaczego znowu nie odkurzyłeś?”. Z jego strony pojawia się kontratak - „Ciebie nigdy nie ma w domu, a jak wracasz, tylko się czepiasz!” Tak mogło być kiedyś. Dziś mogę zastosować komunikat z perspektywy JA oparty na faktach - „Widzę, że jest nie odkurzone. Denerwuje mnie, kiedy nie robisz tego, na co się umawiamy. Mam wtedy wrażenie, że mnie lekceważysz. Proszę, odkurz teraz”. Także syn słysząc - „Znowu nie odkurzyłeś?” może zareagować inaczej, niż to uczynił i powiedzieć - „Rozumiem, że denerwuje cię to, że nie zdążyłem odkurzyć przed twoim powrotem do domu. Zapewne myślisz, że w ten sposób łamię nasze ustalenia i nie okazuję ci szacunku i chciałabyś, żebym natychmiast zabrał się do roboty. Czy tak?”. Taki sposób prowadzi do porozumienia, utrzymuje pozytywne relacje między rozmówcami i dodatkowo zwiększa prawdopodobieństwo uzyskania (od razu, i/lub na przyszłość) tego, na czym nam zależy.