Zebranie w pracy – dobre praktyki

zebranie_w_pracy
123rf.com

Dobre zebranie to takie, podczas którego uaktywnia się kreatywność całego zespołu, a na koniec zapadają decyzje. Jak osiągnąć taki efekt?
Statystyki nie wyglądają najlepiej. Jedni uważają zebrania w pracy za chwilę odpoczynku, drudzy odwrotnie – za źródło stresu i próbę sił, a dla jeszcze innych to czysta strata czasu, ponieważ ich codzienna praca w żaden sposób się nie posuwa. Nadmiar spotkań wywołuje zniechęcenie i ucieczki z niby-nagłych powodów, tak naprawdę wcześniej zaplanowane.

Zebrania w pracy mogą jedna mieć bardzo dobre efekty. Trzeba tylko odpowiednio je przygotować i poprowadzić. Oto kilka podstawowych zasad:

Każdy może się wypowiedzieć

Często spotkanie jest zdominowane przez 2-3 uczestników. Pozostali milczą, nawet jeśli mają ciekawe pomysły. Nie są w stanie „dorwać się do głosu” i wykazać się kreatywnością. W efekcie alienują się. Odpowiedzialność za taką sytuację spoczywa na prowadzącym zebranie. To on powinien zapewnić możliwość wypowiedzenia się każdemu członkowi grupy. Na pewno warto wprowadzić kilka reguł praktycznych, takich jak przestrzeganie porządku zebrania, nieprzerywanie mówiącemu, powstrzymanie się od personalnych uwag i ocen.

Temat zebrania jest dokładnie ustalony a uczestnicy poinformowani, jak mają się przygotować

Zdarza się, że pracownicy dostają zawiadomienie o spotkaniu, ale nie wiedzą, jaki będzie jego temat, albo mają wrażenie, że sprawa ich nie dotyczy. Przychodzą do sali konferencyjnej niepewni, co ich dodatkowo frustruje. W końcu zebranie „się rozmywa”, ponieważ nikt tak naprawdę się do niego nie przygotował, więc brak elementów do wyciągnięcia wniosków. W zaproszeniu koniecznie należy maksymalnie doprecyzować porządek spotkania, zadania dla uczestników oraz jego cel – np. czy chodzi tylko o poznanie opinii, czy o podjęcie decyzji strategicznej? Eksperci alarmują, że aż 80 % napięć w pracy bierze się z niedomówień!

Decyzja jest wspólna

Jednym z grzechów menedżerów jest ich przeświadczenie o konieczności samodzielnego podejmowania decyzji. Jedni więc przesuwają ją w nieskończoność (ponieważ szukają najlepszej w ogóle, a nie najlepszej w tej chwili), inni podejmują decyzje tylko po to, żeby im nie zarzucono pasywności, podczas gdy w określonych okolicznościach lepiej byłoby odłożyć ją na później – co także przecież jest decyzja, jeśli tylko jest uzasadnione. Tymczasem dobra decyzja to taka, która będzie najlepsza dla wszystkich zaangażowanych, więc powinni oni mieć na nią wpływ. W praktyce warto więc wystrzegać się kategorycznego odrzucania jakiegokolwiek pomysłu, lepiej poddać go dyskusji, tak aby cała grupa mogła dodać coś od siebie i ostatecznie stworzyła wspólne stanowisko, z którym będzie się utożsamiać.

  • Polecane
  • Popularne
  • Najnowsze