fbpx

Praca w zespole – jak się komunikować?

Praca w zespole, jak sie komunikowac
123rf.com

Właściwa komunikacja ma znaczący wpływ na atmosferę pracy w zespole. A to przekłada się na motywację do działania, skuteczną współpracę, a tym samym wyniki pracy całej grupy.

W każdej formule współpracy wskazane jest przestrzeganie pewnych nadrzędnych zasad komunikacji. Na poniższym przykładzie widzimy, jakie mogą być skutki, gdy tak się nie dzieje:

Anna pracuje w niewielkiej firmie developerskiej. Jej bezpośrednim przełożonym jest właściciel firmy, Piotr. Oboje darzą się szacunkiem i zaufaniem w sprawach zawodowych. Jednak wszystkie nawet najdrobniejsze decyzje Anna musi konsultować z Piotrem. Tak było od początku ich współpracy i podobne oczekiwania szef ma wobec innych pracowników. Często czas podjęcia ważnej decyzji wydłuża się, bo komunikacja jest w danej chwili niemożliwa. W ostatnim czasie firma zaczęła mieć trudności i Piotr zrobił się nerwowy i opryskliwy. Miarka przebrała się, kiedy Anna samodzielnie podjęła dobrą – jej zdaniem – dla firmy decyzję. Piotr wściekł się i obraził ją przy innych pracownikach, mówiąc, że się wywyższa, a jednocześnie jest niekompetentna i niedouczona. Anna poczuła się głęboko urażona i niedoceniona. W efekcie przestała się starać i powoli traciła motywację do pracy, a w duchu oczekiwała, że Piotr ją przeprosi.

Jak błędy w komunikacji w zespole zdarzają się najczęściej?

  • centralizacja decyzji
  • niekonstruktywna krytyka
  • obrażanie się
  • brak informacji zwrotnej
  • wycofanie, unikanie kontaktu
  • niespójne komunikaty werbalne i niewerbalne
  • nieprecyzyjne oczekiwania lub zakres obowiązków
  • brak komunikacji na temat ogólnych celów i strategii firmy
  • nagradzanie ze względów osobistych, a nie merytorycznych

Przykład dobrej komunikacji dają w zespołach menedżerowie, w mniejszych firmach dyrektorzy lub właściciele. Jeśli oni popełniają błąd na swoim szczeblu, zespołowi jest trudniej wypracować prawidłowe wzorce komunikacji. W każdej grupie to lider tworzy i proponuje pewne normy zachowania i zasady komunikacji, a zespół je przejmuje lub – w przypadku słabego – lidera próbuje kreować własne. Bywa, że przełożony używa tak destrukcyjnych narzędzi komunikacji, że zespół nie może się zawiązać albo tak silnie odczuwa skutki tej komunikacji, że odbija się to negatywnie na efektach pracy w zespole.

Wiele błędów wynika z trudności interpersonalnych członków zespołu, dlatego tak dużą rolę pełni szkolenie w zakresie tych umiejętności i właściwe obsadzenie stanowisk managerskich.

Jak usprawnić komunikację w zespole?

  • W miarę możliwości systematycznie spotykaj się z ludźmi w zespole.
  • Udzielaj rzetelnej informacji zwrotnej, zarówno przy okazji ocen okresowych, jak i na bieżąco.
  • Deleguj zadania i odpowiedzialność.
  • Dbaj o spójność komunikatów werbalnych i niewerbalnych.
  • Aktywnie słuchaj swoich współpracowników: skoncentruj się tylko na rozmowie; nie przerywaj wypowiedzi; dopytaj, jeśli czegoś nie rozumiesz i parafrazuj, to co usłyszałeś.
  • Odpowiednio przygotuj się, jeśli chcesz przekazać ważne informacje w zespole:

Skup się na ok. 5 kluczowych zagadnieniach (słuchacze nie zapamiętają więcej), posiłkuj się przykładami, bądź konkretny i podsumuj swoją wypowiedź. Sprawdź, czy została właściwie zrozumiana przez odbiorców.

Obecnie często używana jest komunikacja on-line, przy użyciu różnych komunikatorów. Nierzadko zespół współpracuje na odległość, a zatrudnione w nim osoby nigdy się nie spotkały. Taki model współpracy niesie ze sobą pewne ograniczenia, ale z wielu powodów jest też korzystny dla pracodawcy i zatrudnionych.

Główną przeszkodą w pracy na odległość jest brak możliwości nawiązania osobistego kontaktu. Takie relacje niosą ryzyko mniejszego niż w przypadku pracy biurko w biurko zaangażowania we współpracę, zaufania do współpracowników i identyfikacji z firmą. Dobry bezpośredni kontakt w zespole jest ogromnym motywatorem do wykonywania codziennych zawodowych zadań. W wielu zespołach wyraźnie nadużywana jest forma komunikacji mailowej. Pracownicy często produkują liczne, obszerne maila do menedżera, który nie jest w stanie ich dokładnie przeczytać, ponieważ dostaje dziennie dziesiątki podobnych. Warto pisać konkretne i nastawione na określony cel komunikaty mailowe.

Zasady efektywnej komunikacji mailowej:

  • wyraźny cel wiadomości
  • precyzyjny tytuł
  • zwięzłość
  • czytelność i przejrzystość
  • odpowiedni dobór słów, w celu uniknięcia niedomówień.

Dobrym i niezwykle potrzebnym sposobem zwiększającym skuteczność komunikacji w zespołach pracujący na odległość są systematyczne spotkania zespołu. Aby zebranie było efektywne, należy przygotować plan spotkania i przekazać go uczestnikom najlepiej drogą mailową przed spotkaniem. Plan powinien zawierać cel spotkania i przewidywać jego przebieg: kto będzie mówił, na jaki temat i w jakim czasie. Ważne jest, aby kluczowe decyzje, będące efektem spotkania zostały wyraźnie podkreślone i ujęte w podsumowaniu. Jeśli zabraknie czasu, należy zaplanować drugie spotkanie. Ludzie lubią, kiedy ich czas jest szanowany. Nagłe przedłużenia spotkania z 2 do 4 godzin sprawia, że uczestnicy stają się źli i zniecierpliwieni, a to ma wpływ na efektywność komunikacji. Warto sporządzić notatkę ze spotkania zawierającą ważne wnioski i rozesłać ją do uczestników, a także ustalić terminy realizacji poszczególnych, wypracowanych podczas spotkania działań.

Praca w zespole na odległość niesie również plusy, dla pracodawcy głównie ekonomiczne, a dla zespołu te związane z wyraźną koncentracją na zadaniach a nie na relacjach. Efektem jest oszczędność czasu i często uniknięcie trudnych relacji interpersonalnych. A wreszcie – także możliwość pracy dla kilku pracodawców jednocześnie.

Niezależnie od tego, czy pracujemy na odległość, czy codziennie spotykamy się z naszymi współpracownikami, dbajmy o jakość komunikacji, gdyż jest to narzędzie, które pozwala uniknąć wielu nieporozumień, podnosi wydajność współpracy i przekłada się na osobistą satysfakcję z niej.

  • Polecane
  • Popularne
  • Najnowsze