Czasami chaos w pracy zdarza się jak nieprzewidziana burza – pojawia się nagle, wywraca wszystko do góry nogami i zostawia po sobie zamęt. Dla wielu osób może być tą kroplą, która przelewa czarę frustracji i motywuje do zmiany. Niestety, bywa też tak, że praca w takich warunkach to codzienność, która staje się źródłem stresu i poczucia wypalenia. Trenerka komunikacji i mediatorka Ewa Mażul wskazuje, jak poradzić sobie z tą sytuacją.
Praca chaotyczna to taka, która jest nieprzewidywalna, pozbawiona zdefiniowanych procedur i sensownej struktury. Brzmi znajomo? W takich warunkach pracownicy często czują się zagubieni, zestresowani i zdezorientowani. Zadania zmieniają się z dnia na dzień, zasady są niedoprecyzowane, a komunikacja – jeśli w ogóle istnieje – przypomina bardziej chaos informacyjny niż wymianę opinii i danych umożliwiających współpracę. Jak to wygląda w praktyce?
– Od kilku miesięcy nasz dział próbuje wdrożyć nowy system obsługi klienta – opowiada Ania, specjalistka ds. sprzedaży. – Problem w tym, że co tydzień pojawiają się inne wytyczne. Jednego dnia mamy testować funkcjonalności, a kolejnego szef ogłasza, że wracamy do starego systemu, bo nowy wymaga za dużo czasu. Czasami mam wrażenie, że nikt nie wie, dokąd zmierzamy.
Chaos w pracy odbija się nie tylko na efektywności, lecz także na samopoczuciu pracowników. Gdy brakuje przewidywalności i jasnych celów, nawet najbardziej zmotywowane osoby zaczynają tracić zapał. A dodatkowo brak jasno określonych zasad to wręcz zaproszenie do konfliktów.
W chaosie każdy działa według własnego rozumienia sytuacji, a to często prowadzi do spięć i nieporozumień. Przykładem może być sytuacja Kasi i Moniki, koleżanek z jednego zespołu, które zostały poproszone – każda oddzielnie – o przygotowanie materiałów promocyjnych dla nowego klienta. Niestety, ich przełożony nie poinformował ich, że zlecił obu to samo zadanie, przedstawiając je ogólnikowo – nie przekazał jasno oczekiwań klienta ani nie określił, która z nich za jakie działania jest odpowiedzialna. W efekcie obie zaczęły pracować nad tą samą sprawą, każda na swój sposób. Kiedy przyszło do wspólnego omówienia projektu, i jedna, i druga starały się przeforsować swoją wizję, żeby wykonana praca nie poszła na marne. W wyniku tego między dobrymi dotąd koleżankami pojawiło się napięcie uniemożliwiające współpracę. Zamiast synergii, która byłaby możliwa, gdyby od początku obie współpracowały nad projektem, dzieląc się zadaniami i uzupełniając nawzajem, pojawiła się rywalizacja, niwecząc wcześniejsze dobre relacje Kasi i Moniki.
Ostatecznie ich wysiłki się zmarnowały, bo projekt nie spełniał oczekiwań klienta. Konflikt, frustracja i stracony czas – oto rezultat braku organizacji; w tym przypadku zdecydowanie wynikał ze złego zarządzania projektem przez menedżera.
Chaos staje się szczególnie niebezpieczny, gdy jest stosowany celowo jako metoda zarządzania. Toksyczni liderzy mogą wykorzystywać zamieszanie, by skłócać pracowników i unikać odpowiedzialności. W takich warunkach budowanie zespołowej atmosfery jest praktycznie niemożliwe.
Praca w nieustannym chaosie to także prosty prze pis na wypalenie zawodowe. Kiedy często się zdarza, że zlecone ci zadania zmieniają się, zanim zdążysz je wykonać, to zaczynasz tracić poczucie sensu swojej pracy. Przykładem takiej sytuacji są doświadczenia Ewy, księgowej w firmie, która od lat zmaga się z chaosem organizacyjnym.
– Zdarza się, że dostaję polecenie przygotowania raportu na ostatnią chwilę. Wkładam w niego kilka godzin pracy, a potem dowiaduję się, że był potrzebny tylko dla jednego menedżera, który i tak go nie prze czytał. Po takich sytuacjach zadaję sobie pytanie: po co to wszystko? – mówi.
Taki stres i brak poczucia celowości prowadzi do emocjonalnego wyczerpania, spadku efektywności i wycofania. Wypalenie zawodowe często zaczyna się od małych kroków: od braku jasnych wytycznych przez chaotyczne zarządzanie aż po poczucie, że twoja praca nie ma znaczenia.
Asertywność to kluczowa umiejętność w relacjach zawodowych, ale w środowisku chaosu może się okazać niewystarczająca. Dlaczego? Bo tam, gdzie nie ma zasad, trudno wyznaczyć granice. Hania, młoda specjalistka ds. HR, wyjaśnia: – Kiedy szef poprosił mnie o zajęcie się zadaniem wykraczającym poza mój zakres obowiązków, grzecznie odmówiłam, tłumacząc, że to nie moja rola. Zamiast zrozumienia usłyszałam, że jestem nielojalna wobec zespołu. Jak mam być asertywna, skoro nie wiem, jakie są moje rzeczywiste obowiązki?
W podobnych sytuacjach asertywność, choć wartościowa, często nie wystarcza. Chaos tworzy bowiem środowisko, w którym brak stałego punktu odniesienia i sprawia, że każdy argument może zostać zignorowany lub źle zrozumiany.
Choć pracownicy mogą wiele zrobić, by poradzić sobie z chaosem, to ostateczna odpowiedzialność za wprowadzenie porządku należy do liderów. To obowiązkiem pracodawcy jest: tworzenie jasnych procedur i regularne ich aktualizowanie, budowanie kultury otwartej komunikacji, w której pracownicy mogą się czuć swobodnie, wyrażając swoje potrzeby i obawy, ustanowienie priorytetów i dbanie o ich przestrzeganie oraz rozwiązywanie konfliktów na bieżąco, zanim zdążą eskalować. Kiedy jednak chaos w firmie wymyka się spod kontroli, warto sięgnąć po pomoc zewnętrznego trenera komunikacji. Dlaczego?
Przede wszystkim dlatego, że wnosi on obiektywne spojrzenie na sytuację. Wewnętrzni liderzy czy pracownicy często są zbyt zaangażowani emocjonalnie lub uwikłani w codzienne problemy, by dostrzec pełny obraz. Trener komunikacji to profesjonalista, który analizuje procesy, identyfikuje źródła chaosu i pomaga wdrożyć rozwiązania dopasowane do organizacji. Jednym z narzędzi, które może zastosować, jest facylitacja – proces ułatwiania grupowej pracy nad wspólnymi celami.
Facylitacja polega na moderowaniu spotkań, warsztatów czy procesów decyzyjnych w taki sposób, aby każda strona miała możliwość wypowiedzenia się, a wspólne ustalenia były klarowne i skuteczne. Pomaga nie tylko w uporządkowaniu procesów, lecz także w budowaniu zaufania między pracownikami. A to zmniejsza ryzyko eskalacji konfliktów.
W niektórych przypadkach chaos w pracy i wynikające z niego konflikty mogą wymagać pomocy zewnętrznego mediatora, który pomoże zidentyfikować źródło problemu i wypracować rozwiązanie. Dzięki mediacji pracownicy mogą lepiej zrozumieć wzajemne potrzeby i oczekiwania, a także wypracować praktyczne rozwiązania problemów.
Mediacja sprawdzi się szczególnie, gdy:
- Konflikty w zespole narastają i nie są rozwiązywane na bieżąco.
- Komunikacja między współpracownikami lub z przełożonymi uległa załamaniu.
- Brak jasno określonych zasad prowadzi do ciągłych spięć.
- Problem dotyczy kilku działów lub osób na różnych szczeblach organizacji.
Wprowadzenie mediacji to znak, że firma traktuje chaos i konflikty poważnie i zależy jej na stworzeniu lepszego środowiska pracy dla wszystkich.
Choć chaos może wydawać się nie do opanowania, istnieją sposoby, by skutecznie z nim walczyć. Oto kilka sprawdzonych metod.
Jeśli twoja firma nie określa priorytetów, spróbuj zrobić to samodzielnie. Stwórz listę zadań i zidentyfikuj te, które są najważniejsze.
Zanotuj każde ustalenie, każde polecenie i każdą decyzję. To nie tylko pomoże ci w organizacji, lecz także będzie przydatne w sytuacjach konfliktowych.
- Szukaj wsparcia wśród współpracowników
Rozmowa z kolegami z pracy może pomóc w ustaleniu jednolitych strategii działania. Współpraca i wzajemne wsparcie to najlepsze narzędzia w walce z chaosem.
Nie bój się otwarcie mówić o problemach związanych z chaosem. Czasami przełożeni nie są świadomi skali dezorganizacji i potrzebują informacji zwrotnej, by wprowadzić zmiany.
- Znajdź swój wewnętrzny spokój
Nie da się zapanować nad całym światem, ale możesz kontrolować swoje podejście. Praktyki, takie jak: mindfulness, medytacja czy proste techniki oddechowe, pomagają lepiej radzić sobie ze stresem. Najważniejsze to umieć utrzymać zdrowy dystans i nie popaść w nadodpowiedzialność, przejmując nie swoje zadania i obowiązki.
Czy w twoim miejscu pracy panuje chaos? Zastanów się, czy na poniższe pytania odpowiesz „tak” lub „nie”:
- Czy twoje obowiązki zmieniają się często bez jasnego powodu?
- Czy priorytety w pracy są ustalane na ostatnią chwilę?
- Czy zdarza się, że musisz wykonywać zadania, do których nikt cię wcześniej nie przygotował?
- Czy konflikty w zespole wynikają z braku jasno określonych zasad?
- Czy często czujesz się zestresowana i przytłoczona chaosem w pracy?
Wyniki:
- 0–2 odpowiedzi „tak”: U ciebie panuje porządek – gratulacje!
- 3–4 odpowiedzi „tak”: Chaos zaczyna przejmować kontrolę. Warto podjąć działania naprawcze.
- 5 odpowiedzi „tak”: To pole bitwy, nie miejsce pracy! Czas na rozmowę z przełożonym lub szukanie wsparcia.
Ewa Mażul, trenerka komunikacji, mediatorka. Autorka książki „Od czerwieni do turkusu. Jak lepiej porozumiewać się w pracy”.