1. Zwierciadlo.pl
  2. >
  3. Psychologia
  4. >
  5. 7 rad dotyczących pracy wirtualnej

7 rad dotyczących pracy wirtualnej

Komunikacja mailowa, komunikatory czy wideokonferencje stają się standardem realizacji zadań w firmie. Mimo tej powszechności pracownicy zmagają się z wyzwaniami związanymi z wirtualnością. Natura ludzka dostosowana do komunikacji bezpośredniej skonstruowana jest z trzech elementów: słów, tonu głosu oraz mowy ciała. Technologia nie jest na tyle rozwinięta, by pozwolić na odpowiedni odczyt we wszystkich płaszczyznach komunikacji. Mamy jednak możliwość wprowadzenia zasad zarządzania w wirtualnym otoczeniu.

Praca w wirtualnym otoczeniu dotyczy niemal każdego. Komunikacja mailowa, komunikatory czy wideokonferencje stają się standardem realizacji zadań w firmie. Mimo tej powszechności menedżerowie, jak i wszyscy pracownicy zmagają się z wyzwaniami związanymi z wirtualnością. Natura ludzka dostosowana do komunikacji bezpośredniej skonstruowana jest z trzech elementów: słów, tonu głosu oraz mowy ciała. Technologia nie jest na tyle rozwinięta, by pozwolić na odpowiedni odczyt we wszystkich płaszczyznach komunikacji. Nie możemy wpłynąć na ograniczenia wynikające z naszej biologii. Mamy jednak możliwość wprowadzenia zasad zarządzania w wirtualnym otoczeniu, które pozwolą na ograniczenie negatywnych skutków wirtualnej komunikacji.

 

Przygotuj się
Wirtualne otoczenie wymaga bardzo dobrych kompetencji miedzy innymi w zakresie komunikacji, wrażliwości na różnice kulturowe, budowania relacji w zespole, motywacji pracowników, a także monitorowania i ewaluacji postępów. Wirtualność wpływa na takie obszary zarządzania jak budowanie zaufania, prowadzenie dialogu, zarządzanie zespołem czy też zrozumienie kontekstu komunikacji. Zarządzanie zespołem w oparciu o technologie jest trudne, ponieważ to sposób mniej interaktywny niż bezpośredni kontakt. Ma również mniejszy wymiar społeczny. Badania prezentowane w Virtual Teams Trends Report w 2016 roku wskazują, iż 96% liderów zespołów wirtualnych uważa, że dobrze zarządza zespołami, natomiast jedynie 19% ma podobne zdanie odnośnie pracy swojego lidera.

Zacznij od zbudowania osobowości zespołu, a nie podziału zadań
Biorąc  pod uwagę obecne tempo pracy w biznesie, często koncentrujemy się na zadaniach do wykonania, a nie na budowaniu relacji. W wirtualnym otoczeniu niezbędne jest włożenie sporego wysiłku w stworzenie porozumienia między członkami zespołu, a potem opracowanie planu realizacji projektu. Bez tego istnieje znacznie większe prawdopodobieństwo rozwoju konfliktu. W tradycyjnych zespołach relacje nawiązywane są w „między czasie”, na przykład w kuchni przy kawie, na lunchu czy nawet w windzie. W wirtualnym zespole pracownicy nie mają szansy na takie interakcje, stąd potrzeba skupienia się na budowaniu relacji.

Zadbaj nie tylko o deadline, lecz również o dobrą atmosferę w zespole
Poza czuwaniem nad deadlinem, menadżer wirtualnego zespołu powinien trzymać pieczę nad tym, jak rozwijają się relacje między członkami zespołu. W wirtualnym otoczeniu jest to niezwykle trudne, ponieważ pracownicy często korzystają z komunikacji asynchronicznej, czyli e-maili. Lider często zostaje dołączony do konwersacji dopiero, gdy konflikt jest natężony. Poprawa atmosfery, gdy ta już raz zostanie zepsuta, jest trudniejsza niż w tradycyjnym środowisku pracy. Głównie ze względu na to, że pracownicy mają mniejszą możliwość interakcji niezwiązanej z zadaniami projektowymi, która pozwoliłaby na odbudowanie więzi. W takim otoczeniu łatwiej jest budować negatywne stereotypy, ponieważ istnieje mniej  możliwości ich zmiany poprzez interakcję z współpracownikami. Nasz mózg często nadbudowuje brakujące elementy obrazu danej osoby. A tych elementów w wirtualnym otoczeniu jest więcej. Wirtualna komunikacja daje nam zatem gorsze możliwości percepcji danej osoby.

Dobieraj odpowiednie narzędzie do komunikacji uwzględniając złożoność komunikatu
Mail wydaje się być najlepszym narzędziem komunikacji – daje możliwość przemyślenia komunikatu lub jego poprawy, jest także szybszy. Jednakże dobra komunikacja w otoczeniu wirtualnym wymaga wykorzystywania wielu narzędzi komunikacji stosując zasadę „im bardziej złożona i problematyczna sprawa, tym bardziej zaawansowane narzędzie komunikacji”. Stąd też sprawy proste, wymagające jedynie potwierdzenia można załatwić mailem. Natomiast w kwestiach decyzyjnych lepiej jest zadzwonić lub zorganizować konferencję video, która umożliwia uczestnictwo kilku członków zespołu.

Dobra komunikacja to częsta komunikacja
Częsta komunikacja z innymi członkami zespołu jest ważna z dwóch powodów. Po pierwsze, badania wskazują, że pozwala na szybkie zbudowanie wspólnego kontekstu między członkami pracownikami – wspólnych modeli myślowych i terminologii niezbędnej to realizacji projektu. Wpływa to na poprawę efektywności pracy. Po drugie, częsta komunikacja pozwala na szybkie wychwycenie błędów w odbiorze komunikatów. Stąd też ważne ustalenia należy powtarzać  minimum dwa razy, na przykład raz podczas wideo konferencji, a zaraz potem w mailu podsumowującym spotkanie.

Dbaj o dzielenie się wiedzą
Badania wykazują, że zespoły wirtualne gorzej dzielą się wiedzą, w szczególności tą dotyczącą „know how”, która wymaga bezpośredniej obserwacji lub nauki przez mentoring. Dodatkowo, w asynchonicznej komunikacji,  która jest nielinearna i wielowątkowa często dochodzi do przeciążenia informacyjnego. Łatwo przeoczyć istotne informacje, gdy dostaje się kilkadziesiąt maili dziennie w jednej konwersacji. Dodatkowo, brak sekwencyjności przekazu informacji ogranicza punkty odniesienia, które pozwalają na identyfikację tego w jaki sposób wiadomości pasują w kontekście całej komunikacji.

Spotkania face to face – filar sukcesu pracy wirtualnej
Można uznać to za swojego rodzaju paradoks, ale praca wirtualna wymaga spotkań. Pozwalają one na wzmocnienie więzi między pracownikami i budowanie wspólnego kontekstu komunikacji. Pracownicy mają możliwość rozwijania relacji poza ścisłym kontekstem zawodowym. Za całkowite minimum uważa się 3 spotkania w roku dla całego zespołu.

 

Autorką tekstu jest dr Kaja Prystupa-Rządca - ekspertka w dziedzinie zarządzania w wirtualnym otoczeniu z Akademii Leona Koźmińskiego.

ZAMÓW

WYDANIE DRUKOWANE E-WYDANIE
  • Polecane
  • Popularne
  • Najnowsze
  1. Psychologia

O randkowaniu w dobie pandemii

Największą popularnością cieszą się serwisy randkowe. Ludzie, często z obawy przed wirusem, dłużej podtrzymują relacje wirtualnie. Rozmowa w realu prędzej czy później może obudzić potrzebę bliskości fizycznej, za którą w końcu w pandemii najbardziej tęsknimy. (Fot. iStock)
Największą popularnością cieszą się serwisy randkowe. Ludzie, często z obawy przed wirusem, dłużej podtrzymują relacje wirtualnie. Rozmowa w realu prędzej czy później może obudzić potrzebę bliskości fizycznej, za którą w końcu w pandemii najbardziej tęsknimy. (Fot. iStock)
Czaty zamiast spotkań, rozmowy wideo w miejsce trzymania się za ręce i czułego patrzenia w oczy, przyjaźń bezpieczniejsza od seksu – to kolejny etap pandemicznej rzeczywistości. O randkowaniu dobie pandemii pisze psychoterapeutka Ewa Klepacka-Gryz.

Agnieszka wybrała mnie, bo spodobała jej się terapia jednego spotkania. Nigdy wcześniej nie korzystała z pomocy terapeuty – jak twierdzi, nie miała takiej potrzeby, była zdrowa jak ryba, pełna energii, radosna i z ogromnym apetytem na życie. Przez telefon zapytała, czy to prawda, że w dobie pandemii trafia mi się coraz więcej „czubów”. To miał być żart, ale czułam, że to śmiech przez łzy. Jak wiele innych kobiet sukcesu i singielek, Aga przed pandemią dużo pracowała, a po pracy uprawiała sport, podróżowała i była bardzo aktywna towarzysko. Żyła pełnią życia. I nagle to wszystko zniknęło. Po kilku miesiącach izolacji lęk przed wirusem zmniejszył się, za to pojawiła się samotność odczuwana niemal fizycznie.

Krok 1. Okazuje się, że tak naprawdę chodzi o wolność

– Jestem wściekła, że nie możemy spotkać się w realu – powiedziała na powitanie. – Nie mogę już patrzeć w ten cholerny monitor, który ma mi zastąpić cały świat. Nie myśl sobie, że to depresja, ale chwilami naprawdę mam już dość.

W trakcie sesji wiele razy usłyszałam zapewnienie, że na pewno nie ma depresji, jej wściekłość i smutek mieszały się jak składniki koktajlu, czułam, że sama nie wie, w którym momencie jest bardziej zła, a w którym smutna. Nie pozwalała dojść mi do głosu przez pierwsze 10 minut, próbowała mi (a może sobie) udowodnić, że wbrew wszystkiemu świetnie sobie radzi.

– Pracuję wcale nie mniej niż zwykle, ćwiczę może nawet więcej niż kiedykolwiek, nawet zaczęłam sesje jogi: jeden na jeden, bo zajęcia grupowe online to nie dla mnie. Muszę ćwiczyć w swoim tempie i mieć od razu informację zwrotną od instruktorki, żeby na bieżąco korygować błędy. Chodzę też na spacery, gadam ze znajomymi, raz w tygodniu spotykaliśmy się na drinka, na Zoomie. Wyobrażasz sobie? – Spotykaliście się? – chcę się upewnić, że czas przeszły nie był pomyłką. – Tak, od marca do maja, potem otworzyli knajpy i znowu było prawie normalnie. – Prawie? – No wiesz, te maski na paszczy i stukanie się łokciami albo butami. Nie uważasz, że to trochę dziwne? Wszyscy byliśmy coraz bardziej zmęczeni, towarzystwo zaczęło się wykruszać.

Pandemia w każdym obudziła naturalny lęk przed nieznanym. Nasze mózgi nie potrafiły uporać się z tym, że rzeczywistość tak diametralnie się zmieniła. Konieczność adaptacji, czyli wytworzenia nowych połączeń neuronów pochłania naprawdę mnóstwo energii. Nic dziwnego, że czasami nie starcza jej na nic więcej. Jednak potrzeba relacji i bycia w grupie, co jest również energochłonne, wcale nie zniknęła, a raczej się nasiliła. Drugi człowiek często jest najlepszym remedium na lęk, ale w dobie pandemii może również stać się silnym generatorem lęku o własne zdrowie i życie. Taka ambiwalencja niesie ryzyko poważnych problemów emocjonalnych.

Wiedziałam, że przede wszystkim muszę pozwolić Adze się wygadać, uwolnić te, często nieprzyjemne, odczucia i myśli, które kłębiły się w jej głowie.

– Rozumiem, że to musiało być dla ciebie trudne. Widzę, że sobie świetnie radzisz, ale sytuacja dotycząca ograniczeń pandemicznych zmienia się stale, nasilając odczucie chaosu i dezorientacji. – Już od czerwca całą paczką przesiadywaliśmy w knajpach jak długo się dało – Aga uparcie wraca do letnich miesięcy, kiedy bywało „prawie normalnie”. – Na wakacje też wyjechałam, nie dałam się zamknąć, byłam na żaglach ze znajomymi, a potem z przyjaciółką wyskoczyłam na przedłużony weekend do Amsterdamu. W końcu to miasto wolności. – Uważasz, że tu chodzi przede wszystkim o wolność? – spytałam.

Krok 2. Próbujemy ustalić, czego Agnieszce teraz najbardziej brakuje

Emocjonalna huśtawka Agnieszki sprawia, że ciągle nie udaje nam się nazwać jej problemu. Wiem, że brakuje jej spotkań towarzyskich, nowych znajomości. Wszystkim nam tego brakuje. Aga jest singielką, bycie singlem w czasie pandemii musi być trudne, zwłaszcza dla ekstrawertyków, którzy uwielbiają spędzać czas w towarzystwie.

– Czego najbardziej ci brakuje? – Przed pandemią prawie wyłącznie pracowałam i balowałam. Do domu przychodziłam tylko po to, żeby się przespać, no poza nocami, które spędzałam z facetami gdzie indziej.

Zauważyłam, że po raz pierwszy porusza temat intymności, mam ochotę zapytać ją o związki miłosne, ale gryzę się w język, a ona kontynuuje: – Często tęskniłam, żeby chociaż jeden wieczór spędzić we własnych czterech kątach, chociaż jeden weekend. Tak po domowemu: zjeść śniadanie w piżamie, potem wziąć długą kąpiel, przebrać się w wygodny dres albo nawet zostać w piżamie i wrócić do łóżka czy położyć się z książką na kanapę i przykryć kocem.

No i moje marzenie się spełniło.

Jak ci się podoba mój gustowny dres? Od pół roku z niego nie wychodzę.

– Czego najbardziej ci brakuje? – ponawiam pytanie. – Normalności. Przerażają mnie ci wszyscy kolesie, którzy kiedyś zakładali się o skrzynkę piwa, że wyskoczą z pędzącego samochodu, a dziś boją się nawet podać rękę na powitanie. Myśmy wszyscy całowali się na dzień dobry, z niektórymi zdarzało się, że to było coś więcej niż zwykły pocałunek, czasami nawet taka przyjaźń z bonusem – mówiąc to, Aga przygląda mi się uważnie. – Ostatni raz uprawiałam seks ponad pół roku temu, na wakacjach i nie z Polakiem, obcokrajowcy są bardziej odważni. – Brakuje ci intymności? – Intymność kojarzy mi się ze stałą relacją. Nie mam jeszcze ochoty na nic poważnego. Niezobowiązujące randki, partnerzy na jedną noc – do tej pory tak żyłam i bardzo mi się to podobało. Uważasz, że to coś złego? – Nie oceniam twojego zachowania. Zastanawiam się, czego ci brakuje i czy możesz to mieć w dobie pandemii. – „Tego” raczej nie – Agata stara się, żeby brzmiało to zabawnie, ale wyszło raczej żałośnie. – Dziś nawet na portalach nastawionych wyłącznie na seks ludzie chcą się przyjaźnić, a nie bzykać. Ostatnio jeden koleś zapytał, czy robiłam sobie test na COVID.

Zakażenie się w trakcie stosunku prawdopodobnie nie jest możliwe, ponieważ do tej pory koronawirus nie został wykryty ani w nasieniu, ani w wydzielinie z pochwy. Jedynie w ślinie. Najlepiej jednak mieć jednego partnera seksualnego, przynajmniej tak zalecają lekarze. Ale dla większości młodych ludzi seks z nowymi osobami jest regularną częścią życia. Dziś to już nie takie proste. Czy można i jak znaleźć złoty środek między całkowitą abstynencją a bezmyślną pobłażliwością?

Krok 3. Randki i seks w dobie pandemii wymagają dużo odwagi

Kiedy rzucam, że może coś „bardziej stałego” byłoby jakimś wyjściem, Aga stwierdza, że wcale nie wie, czy chce mieć rodzinę, a jeśli już – to za parę lat. Jest przekonana, że dla niej za wcześnie na jakąkolwiek stabilizację. Za miesiąc skończy 25 lat i bycie singlem to jej styl życia.

– Jeśli twierdzisz, że coś stałego to remedium na intymność w pandemii, to jesteś w błędzie. Mam kilkoro znajomych, którzy są we w miarę stałych zobowiązaniach (jestem zaskoczona jak dziwnej nazwy użyła), na przykład jedna moja kumpela ma narzeczonego Włocha, widzieli się ostatnio w wakacje, po pojawieniu się drugiej fali koleś zamknął się w domu i odmawia kontaktu. Druga ma chłopaka lekarza, który pracuje na oddziale covidowym i od września znowu nie mieszkają razem, a od marca nie uprawiali seksu, bo on nie chce jej zarazić. No i jest jeszcze moja najbliższa przyjaciółka, ta to ma przerąbane – jej facet ma żonę i dziecko. Domyślasz się, że od początku pandemii siedzi zamknięty jak skazaniec z rodzinką. Raz nawet udało im się spotkać, ale nawet nie zdjął maseczki, Olka płakała chyba z tydzień. – Masz pomysł, czy i jak można poznawać nowych ludzi w dobie pandemii? – Pytasz mnie o randki w czasach zarazy? Brzmi fajnie, ale raczej jako tytuł filmu albo książki. Nie mam pojęcia, jak ludzie to robią, u mnie w zasadzie w tym temacie posucha.

Czy da się randkować z widmem koronawirusa za plecami? A jeśli tak, to w jaki sposób? Okazało się, że dziś największą popularnością cieszą się serwisy i aplikacje randkowe. Ludzie, często z obawy przed wirusem, dłużej podtrzymują relacje wirtualnie, pewnie też dlatego, że chcą się lepiej poznać, nabrać zaufania. Rozmowa w realu prędzej czy później może obudzić potrzebę fizycznej bliskości, w końcu za tym w pandemii najbardziej tęsknimy. Nie ma niczego złego w tym, że decydując się na spotkanie, chcemy dowiedzieć się o tej osobie jak najwięcej, np. czy nosi maseczkę, czy pracuje zdalnie, czy często spotyka się z innymi ludźmi, czy wyjeżdżała ostatnio za granicę.

– Przy tym ostatnim razie, o którym mówiłam, nie było wielkiego romantyzmu, poszliśmy na piwo, a potem on spytał, czy idziemy do niego, czy do mnie. – Z tego co opowiadasz, wcześniej w podobny sposób realizowałaś swoją potrzebę intymności. – Zgoda, ale dziś wymaga to dużej odwagi.

Krok 4. Jak będzie, gdy pandemia już się skończy?

Nasza sesja powoli dobiega końca. Agnieszka chyba zaufała mi na tyle, na ile była w stanie.

– Mam nadzieję, że nie za bardzo wylewałam na ciebie te swoje gorzkie żale. Cieszę się, że mogłam to zrobić. Chyba lżej mi na duszy. Czy żałuję, że nie mam stałego związku, który sprawdziłby się w dobie pandemii? Absolutnie nie. Jakoś sobie poradzę, na razie sama. Mam w szafce przy łóżku sporo zabawek dla dorosłych.

Agnieszka bardziej boi się tego, co będzie po pandemii. – Jeden koleś z Tindera umówił się ze mną na randkę po tym, jak pandemia się skończy. Powiedziałam mu, że wtedy mogę być już za stara na randki.

Rozmawiamy o tym, że kiedy już to wszystko minie, prawdopodobnie nie wyjdziemy wszyscy na ulicę i nie będziemy rzucać się sobie w ramiona.

– Może zaszczepieni będą kochać się tylko z zaszczepionymi? – i znowu słyszę ten śmiech przez łzy... – A jak byś chciała, żeby było? Zamknij oczy i spróbuj to sobie wyobrazić…

Autoterapia dla randkujących w dobie pandemii

Przede wszystkim zadaj sobie pytanie, czego tak naprawdę najbardziej ci brakuje: spotkań towarzyskich, poznawania nowych ludzi, randek, a może kontaktów intymnych? Dopiero kiedy zrozumiesz, za czym tęsknisz i czego potrzebujesz, będziesz mógł zastanowić się, czy i jak można to zrealizować w dobie pandemii.
  • Bądź szczery z samym sobą: nie ukrywaj swoich obaw czy lęków, nie zgrywaj bohatera. Nie masz się czego wstydzić, masz prawo rozmawiać o wirusie, o swoich obawach, o swoich warunkach, o bezpieczeństwie swojego zdrowia i życia. Kontaktuj się z ludźmi w taki sposób, żeby to było przyjemnością, a nie powodem dodatkowego stresu.
  • Pandemia działa jak papierek lakmusowy. Jeśli ktoś nie traktuje tego poważnie i przede wszystkim zupełnie inaczej niż ty, to może oznaczać, że kiepsko u niego z empatią i myśleniem o potrzebach innych ludzi. Daj sobie spokój z taką osobą.
  • Pandemia zbliża osoby poszukujące miłości. Ludzie kontaktują się w taki sposób, w jaki jest to teraz możliwe. Coraz więcej aplikacji randkowych wprowadza opcje wideo na żywo. Wirtualni randkowicze pragną się lepiej poznać, są na siebie bardziej uważni, szukają przyjaźni, bo na razie jest ona bezpieczniejsza niż miłość. Korzystaj z tego, zamiast koncentrować się jedynie na tym, co zabrała ci pandemia.
Ewa Klepacka-Gryz, psycholog, terapeutka, autorka poradników psychologicznych, trenerka warsztatów rozwojowych dla kobiet.

  1. Psychologia

Czy jesteśmy lubiani? - Co wpływa na dobre relacje z ludźmi?

Warto prezentować ludziom dobre, pozytywne myślenie na własny temat, nie mające nic wspólnego z zarozumiałością. (fot. iStock)
Warto prezentować ludziom dobre, pozytywne myślenie na własny temat, nie mające nic wspólnego z zarozumiałością. (fot. iStock)
Większość z nas ma potrzebę kontaktów towarzyskich, udanych relacji, dobrych związków. Nie wszystkim jednak ta sztuka jednakowo się udaje. Co sprawia, że jedni ludzie są lubiani, akceptowani i szybko adaptują się w otoczeniu, a innym przychodzi to z trudnością?

Jak budować dobre relacje? - Poniżej znajdziesz kilka zasad, które pomogą ci zrozumieć, na czym polega sztuka obcowania z ludźmi.

1. Stwórz dobry nastrój

- Kiedy po raz pierwszy zobaczyłem Iwonę – mówi Jacek, 34-letni barman – oczarował mnie jej uśmiech. Usiadła przy barze i zanim jeszcze złożyła zamówienie, prześlicznie się do mnie uśmiechnęła. Tak po prostu. To sprawiło, że choć obsługiwałem tego wieczora wiele pięknych kobiet, wciąż zerkałem w jej stronę i byłem gotów biec na każde jej skinienie. Iwona taka właśnie jest. Uśmiecha się do ludzi, jest bardzo lubiana, ma wielu serdecznych przyjaciół. Poznaliśmy się kilka tygodni później. Sympatyczne wrażenie, które stworzyła pozostało na zawsze.

Pamiętaj o tym, że ludzie instynktownie dostosowują się do twojego nastroju, wyrazu twarzy, który nosisz. Chmura gradowa ściąga pioruny, a piękne, pogodne niebo zachęca do okazywania sympatii. Dlatego, kiedy poznajesz ludzi, wchodzisz do pomieszczenia, w którym ktoś jest – uśmiechnij się.

2. Zamiast krytykować, mów miłe rzeczy

- Moja przyjaciółka przyprowadziła swojego nowego chłopaka, który jest projektantem – opowiada Berta, 31-letnia rehabilitantka. - Rozejrzał się po moim mieszkaniu i po chwili skrytykował wazon, który dostałam w prezencie. Może i nie był dziełem sztuki, ale poczułam się urażona i nigdy już tego faceta nie polubiłam.

No właśnie. Zawsze można znaleźć coś pozytywnego w drugiej osobie i jej otoczeniu lub też skupić się na negatywach. Nie masz obowiązku prawić pustych komplementów. Pochwała powinna być szczera i płynąć z serca. Jeśli jednak kusi cię krytyka, to wiedz, że w ten sposób tracisz punkty już na początku znajomości.

3. Dla twojego rozmówcy najważniejszy jest… on sam

- Kiedy spotkałam się z Robertem – opowiada Małgosia, 33-letnia lekarka - na początku byłam pod wrażeniem. Przystojny, wykształcony, elokwentny. Jednak szybko poczułam się przytłoczona, ponieważ Robert mówił wyłącznie o sobie. Cóż z tego, że całkiem ciekawie (o podróżach, książkach, o wyzwaniach zawodowych), kiedy miałam wrażenie, że w ogóle się mną nie interesuje. Kiedy ja coś mówiłam, nie zadawał pytań, tylko szukał pretekstu, żeby wtrącić jakąś anegdotę na swój temat. W końcu w ogóle przestałam się odzywać.

Jeśli idziesz na spotkanie z zamiarem olśnienia swojego rozmówcy i pokazania jaki/a jesteś mądry/a i obyty/a – nie sprawisz, by ta osoba cię polubiła. Zamiast mówić o sobie – pytaj i dbaj o to, by wymiana informacji między wami pozostawała w równowadze. Nie zatracaj się w tematach, które nie są interesujące dla innych.

4. Spraw, by druga osoba czuła się w twoim towarzystwie ważna

- To był pierwszy raz, kiedy Beata zaprosiła mnie na spotkanie ze swoimi przyjaciółmi – relacjonuje Bartek, 27-letni manager. - Przez cały czas miałem wrażenie, że nie zwraca na mnie uwagi. Nie jestem przeczulony i nie chodziło mi o to, aby mnie adorowała, jednak byłem jedyną osobą spoza kręgu i czułem się trochę obco. Beata mi nie pomagała. Kiedy na przykład coś opowiadałem, odwracała się do koleżanki, wymieniały po cichu jakieś opinie. Potem znowu zaczęła temat, na który nie miałem nic do powiedzenia, bo dotyczył ich dawnych wspólnych wakacji. Czułem się jak piąte koło u wozu.

Osoba, której sympatię chcesz pozyskać, nie powinna mieć wrażenia, że ją lekceważysz. Niestety, brak zainteresowania dla jej/jego wypowiedzi lub też wykluczenie z grupy poprzez temat, który jej/jego nie dotyczy, właśnie taki efekt daje.

Podobnie działa: - spóźnianie się - zapominanie imienia - przerywanie komuś lub odpowiadanie bez zastanowienia tak, jakbyś miał/a gotową odpowiedź.

5. Bądź dobrym słuchaczem - skup uwagę na swoim rozmówcy

- Randka z Piotrkiem byłaby udana, gdyby nie robił wrażenia roztargnionego – mówi Marta, 23-letnia asystentka. - Ciągle prześlizgiwał się wzrokiem po otoczeniu, bawił się łyżeczką. Miałam wrażenie, że go nudzę albo, że jego myśli zaprząta coś o wiele ważniejszego niż nasze spotkanie.

Nic tak nie deprymuje w kontakcie, jak uczucie, że on/ona w ogóle nas nie słucha. Jeśli chcesz być dobrym słuchaczem (co jest naprawdę bardzo cenną umiejętnością), pamiętaj o kilku prostych zasadach: - utrzymuj kontakt wzrokowy, nie uciekaj oczami - nie baw się niczym, a jeśli robisz to nieświadomie - pozbądź się tego - patrz w kierunku osoby mówiącej i po prostu słuchaj tego, co mówi - zadawaj pytania, aby pokazać, że interesujesz się tematem - nie przerywaj ani też nie wyskakuj z dygresjami, zanim twój rozmówca nie wyczerpie tematu.

6. Zaprezentuj się w dobrym świetle

- Przyglądałem się Renacie przez cały wieczór – mówi Jurek, 40-letni inżynier. - Wydawała się spokojna, ale nie znudzona, wesoła, ale nie hałaśliwa, pewna siebie, ale nie nadęta. Pomyślałem, że chciałbym nawiązać z nią znajomość.

Warto prezentować ludziom dobre, pozytywne myślenie na własny temat, nie mające nic wspólnego z zarozumiałością. Jeśli ktoś np. pyta cię o pracę – możesz powiedzieć, że tworzysz małą jednoosobową firmę, która nic nie znaczy w porównaniu z korporacyjnym gigantem lub też, że jesteś sam sobie sterem, żeglarzem i okrętem. Czy czujesz różnicę?

Na duży plus działa szczerość, naturalność, zadowolenie z życia. Na minus: przepraszanie za to, że żyjesz, bufonada, nadgorliwość, obmawianie innych.

7. Używaj słowa "dziękuję", wyrażaj swoją wdzięczność

- To zabawne, ale przez cały pierwszy wieczór z spędzony Maćkiem byłam nim umiarkowanie zainteresowana – opowiada Ewa, 42-letnia kosmetolog. - Gadało się nam nieźle, było całkiem miło, jednak zachowywałam jakiś dystans. Dopiero, kiedy na koniec Maciek spojrzał mi w oczy, wziął moje ręce w swoje i powiedział: "Ewo, bardzo ci dziękuję za ten wieczór" – poruszył moje serce. Poczułam się doceniona i z chęcią umówiłam się z nim na kolejną randkę.

Wyrażając wdzięczność bądź szczery/a, ponieważ zdawkowe podziękowania z pewnością zabrzmią fałszywą nutą. Jeśli dziękujesz – nawiąż kontakt wzrokowy z osobą, której wyrażasz wdzięczność. Takie słowa mają o wiele większą moc, gdy kierujesz je wprost do serca twojego rozmówcy.

To tylko garstka porad, które pomogą wam łatwiej i efektywniej nawiązywać dobre kontakty. Mam nadzieję, że okażą się pomocne.

Zainteresowanym polecam książkę Les Giblin – Umiejętność obcowania z ludźmi.

  1. Styl Życia

Czy będziemy jeszcze pracować w biurach?

Dobrze zaprojektowane biuro przyszłości będzie prawdopodobnie przestrzenią hybrydową, w której zacierają się granice między światem realnym i światem wirtualnym (fot. iStock)
Dobrze zaprojektowane biuro przyszłości będzie prawdopodobnie przestrzenią hybrydową, w której zacierają się granice między światem realnym i światem wirtualnym (fot. iStock)
Przestrzenie biurowe pustoszeją. Pandemia COVID-19 odbiła się szerokim echem na dotychczasowym modelu pracy. Zmieniło się w związku z tym, u wielu ludzi, podejście do pracy biurowej. I chociaż brakuje nam spotkań, kontaktów ze współpracownikami oraz stałego rytmu dnia, niejeden pracodawca przekonał się, że taki system pracy całkiem dobrze się sprawdza z punktu widzenia interesów firmy.

Jak pisze dr Anita Basińska, socjolożka ze School od Form Uniwersytetu SWPS: „Badania pokazują, że 87% badanych chce pracować zdalnie, w tym 48% z możliwością przyjścia do biura, np.: raz w tygodniu, 23% w kilka dni w miesiącu, 16% wyłącznie zdalnie. Z kolei wg raportu Accenture 35% badanych chciałoby zwiększyć częstotliwość pracy z domu w przyszłości, co ciekawe ta liczba wzrasta do 48% w grupie badanych, którzy wcześniej nigdy nie pracowali zdalnie. W październiku 2020 r. Microsoft pozwolił wielu pracownikom na stały home office. Z kolei Facebook przewiduje, że w ciągu 5-10 kolejnych lat, nawet 50% ich pracowników będzie pracować zdalnie na stałe.”

Widać więc, że praca zdalna to przyszłość wielu firm. Nie będziemy już jej kojarzyć z przywilejem, który do niedawna przysługiwał nielicznym. Część osób dostrzegła zalety pracy w domu i zdołała zaaranżować sobie biurową przestrzeń. Dla innych, szczególnie, gdy przebywają w domu z dziećmi, jest ona wciąż problemem, jednak muszą się dostosować.

Co stanie się z biurowcami?

Czy biura znikną, czy zostaną przeprojektowane? – Biura nie znikną, gdyż zgodnie z koncepcją BA (tłum. z języka japońskiego na angielski jako place) zaadaptowaną do nauk o zarządzaniu przez I. Nonakę, teoretyka organizacji - jest to miejsce niezbędne do wytwarzania wiedzy: dzielenia się nią, przetwarzania i generowania pomysłów. BA to wspólna przestrzeń/miejsce dla powstających relacji między ludźmi. To może być przestrzeń fizyczna (jak biuro), wirtualna (e-maile, telekonferencje), umysłowa (wymiana doświadczeń, pomysłów, ideałów) lub jakakolwiek ich kombinacja. Biura mogą się także przekształcić: przenieść się całkowicie lub częściowo do świata wirtualnego i jednocześnie korzystać z elastycznego najmu (tzw. core&flex – krótkoterminowy najem przestrzeni roboczej czy współdzielonej np. na potrzeby realizacji projektu). Niektóre biura dałyby radę również zmienić swoją powierzchnię – zmniejszyć ją, gdyby wszyscy pracownicy pracowali w modelu hybrydowym na zmiany lub zwiększyć, by móc zapewnić dystans fizyczny, gdyby znów pojawiła się taka konieczność. – zaznacza dr Anita Basińska.

Z pewnością nowe projekty biur muszą być dopasowane do obecnych oczekiwań, a przede wszystkim do kwestii bezpieczeństwa. Większość pracy wykonywana będzie w domu. Z kolei biura mogą stać się miejscem spotkań, gdy potrzebna będzie „burza mózgów”, czy omówienie jakiegoś projektu (model hub and club) – czyli miejscem interakcji społecznych. Całkowite odcięcie od ludzi nie wpływa dobrze na naszą psychikę i samopoczucie, co zresztą pokazują badania.

- Według raportu CBRE minusem pracy zdalnej dla 59% badanych było to, że nie widzą twarzy dookoła siebie. Zatem w trakcie wykonywania pracy samodzielnej, wymagającej skupienia ważne jest to, że dookoła nas są ludzie i można z kimś porozmawiać (współpracownik jest za ścianą) lub można wymienić uśmiech w open space. W biurze nawiązują się relacje między pracownikami, które sprzyjają inspiracji i motywacji oraz buduje się poczucie wspólnoty. Kreatywność i efektywność w rozwiązywaniu zadań zależy od współobecności, od możliwości spotykania się i prowadzenia także nieformalnych rozmów. Podczas pracy zdalnej badanym najbardziej brakowało rozmów ze współpracownikami (59%), bezpośrednich spotkań (54%) i wspólnych lunchy (36%)  – podsumowuje socjolożka ze School of Form – Komunikacja, która nie odbywa się twarzą w twarz jest bardziej funkcjonalna i zorientowana na zadanie, mniej bogata i wieloaspektowa.

Taki styl pracy przekłada się więc na to, że mamy większą trudność w tworzeniu stałych, długoterminowych relacji. Możliwość spotkań, w celu omówienia zadań czy projektów, wydaje się wręcz niezbędna. Do tego jednak potrzebne są odpowiednio zaprojektowane przestrzenie biurowe.

Jakie będą biura przyszłości?

Bezpieczeństwo, wielofunkcyjność, elastyczność, modułowość  –  to podstawowe cechy, jakie architekci i projektanci biorą pod uwagę w przypadku „postpandemicznych” biur. – Tak przynajmniej wynika z wielu raportów (m.in.: Kinnarps, Skanska i InFuture Institute, Cushman & Wakefield).

Jakie zmiany powinny zajść w biurach? – Przede wszystkim przestrzeń biurowa powinna być łatwa do przebudowy (za pomocą różnych ścianek lub mebli modułowych) – po to, żeby można było utworzyć tymczasowe miejsce pracy (dla pracownika, który przychodzi tylko w niektóre dni) lub miejsce do pracy „na chwilę” (z przeznaczeniem na krótkie spotkanie), czy też inne wielofunkcyjne strefy pracy o różnym charakterze.

– Biura mają przypominać przestrzenie domowe pod kątem mebli (np. kanapa, fotel), komfortu akustycznego, dostępu do naturalnego światła, obecności zieleni, możliwości personalizacji miejsca pracy oraz bezpieczeństwa (np. przestrzeń powinna być tak zaprojektowana, żeby zachować dystans fizyczny). Ta domowość biura odnosi się także do naczelnej zasady koncepcji Activity Based Working, czyli to pracownicy najlepiej wiedzą, czego potrzebują, więc przestrzeń do pracy powinna wyglądać tak, aby mogli sami decydować, jak i gdzie chcą pracować – podkreśla dr Anita Basińska – Kluczem do dobrego projektu biura w przyszłości postpandemicznej jest zatem projektowanie nastawione na dobre samopoczucie człowieka (wellbeing design), w ramach którego mieści się projektowanie biofilne (biophilic design). Projektowanie biofilne bazuje na pierwotnym związku człowieka z naturą oraz założeniu, że otoczenie wpływa na komfort i efektywność pracy. Wykorzystuje ono m.in.: naturalne materiały, rośliny, zapewnia dostęp do wysokiej jakości powietrza i maksymalnie możliwy dostęp do naturalnego światła, komfort termiczny i komfort akustyczny, miejsca schronienia (może to być strefa do odpoczynku lub kanapa z wysokim oparciem), czego efektem jest zrównoważona przestrzeń do pracy.

Źródło: materiały SWPS; dr Anita Basińska socjolożka, autorka publikacji z zakresu kultury organizacyjnej i funkcjonowania przedsiębiorstw.

  1. Psychologia

Praca - jak rozwiązywać problemy bez złości, z pozycji dorosłego?

Problemy, również te w miejscu pracy, raczej nie rozwiążą się same. Z drugiej strony - ich rozwiązanie wymaga dojrzałego podejścia. (fot. iStock)
Problemy, również te w miejscu pracy, raczej nie rozwiążą się same. Z drugiej strony - ich rozwiązanie wymaga dojrzałego podejścia. (fot. iStock)
Starasz się i pracujesz po godzinach, nawet przekładasz urlop, lecz zamiast pochwały dostajesz następną stertę papierów do zrobienia? Może już pora przestać uskarżać się na szefa i zacząć rozwiązywać problemy z pozycji dorosłego?

Tymon patrzył na kopertę, którą rano wręczyła mu sekretarka, i chociaż sytuacja nie przedstawiała się najlepiej, oprócz złości odczuwał pewien rodzaj ulgi – najgorsze, czego się spodziewał, właśnie nastąpiło, więc teraz po raz pierwszy od dawna mógł wreszcie odetchnąć. W kopercie było wypowiedzenie umowy o pracę – niezły prezent jak na pierwszy dzień po urlopie. Wszyscy już wiedzieli, poznał to po zachowaniu kolegów, którzy unikali jego wzroku i nie byli zbyt rozmowni. Oczekiwał przynajmniej odrobiny współczucia, ale natykał się na obojętność. Nie rozumiał, dlaczego tak się dzieje. „Jacy oni wszyscy są beznadziejni” – pomyślał i złość znowu dała znać o sobie.

Nikt mnie nie docenia...

Tymon pracował w firmie informatycznej od czterech lat. Prawie zawsze wychodził ostatni, ciągle przesuwał urlop na luźniejszy czas, często podejmował się obsługi tzw. nagłych wypadków, wykonywał sumiennie swoją pracę i w głębi duszy czuł, że jest dobry w tym, co robi. Nigdy jednak nie doczekał się jakiegokolwiek docenienia. Czekał cierpliwie tyle czasu, ale w te wakacje postanowił, że wreszcie zrewanżuje się pięknym za nadobne. Skoro do dyrektora nie dociera, ile Tymon robi dla firmy, to może jak przestanie to robić, to wreszcie szef pójdzie po rozum do głowy. Akurat w czerwcu był naprawdę napięty czas: trzeba było dokończyć projekt, który był obwarowany wysokimi karami umownymi za niedotrzymanie terminu. Właśnie w takim momencie Tymek złożył podanie o dwa tygodnie urlopu i pomimo prośby dyrektora, żeby zaczekał do końca projektu, był nieugięty: „Tym razem nie zmienię planów” – powiedział, wprawiając dyrektora w osłupienie, i dostał podpis zatwierdzający urlop. Tymek nie bawił się dobrze na swoim wyjeździe, bo czuł ciągnący się za całym wydarzeniem cień. Tymczasem jego koledzy w pracy wieszali na nim psy, bo przez jego niespodziewany urlop musieli siedzieć po 10 godzin w biurze. Dlatego nie było w ich oczach współczucia, kiedy zobaczyli go z wypowiedzeniem w ręce.

Efekt domina

Jak inaczej można było rozwiązać opisaną sytuację, tak aby nie pozwolić na uaktywnienie wirusa złości? Przede wszystkim należałoby zacząć od rzucenia światła świadomości na etap nieświadomy – czyli nie chować pojawiających się pierwotnych uczuć pod dywan i rozpoznać niezaspokojone potrzeby, na które one wskazują.

Kiedy w głowie Tymka pojawiły się myśli, że jest niedoceniany w pracy, był to moment na to, żeby uświadomił sobie swoją niezaspokojoną potrzebę bycia zauważonym przez innych. Nie powinien czekać, aż problem rozwiąże się sam, tylko wykazać się własną inicjatywą: porozmawiać z szefem o możliwości dodatkowej gratyfikacji, odebrania godzin nadliczbowych czy jakimś innym rozwiązaniu, które byłoby satysfakcjonujące dla obu stron. Druga sprawa to odczucia Tymka w stosunku do kolegów z pracy. Kiedy zaczął ich osądzać: „nie współczują mi, są beznadziejni” – był to moment na uchwycenie tych myśli, zatrzymanie się przy nich i powrót do schowanego uczucia samotności. Dzięki temu Tymek byłby w stanie odkryć, że potrzebuje więcej zrozumienia i wsparcia oraz że lepszym rozwiązaniem niż nakręcanie się na temat beznadziejności innych byłoby danie im szansy na lepsze zrozumienie: wytłumaczenie, że ma dość niepisanej w firmie normy pracowania ponad limit etatowych godzin. Podejmując temat, rozpocząłby dialog i dałby szansę kolegom na pokazanie, jak to wygląda z ich perspektywy – co stworzyłoby możliwość wypracowania rozwiązania akceptowalnego dla wszystkich.

Z kolei dyrektor, myśląc o Tymku: „jest nieodpowiedzialny i powoduje kłopoty”, mógłby odkryć, że tak naprawdę najważniejsze dla niego jest, by pracownicy mogli liczyć na siebie nawzajem, i tak poprowadzić rozmowę, żeby dać szansę Tymkowi na zmianę stanowiska: „Wiesz, dla mnie jest ważne, żebyśmy wspierali się w trudnej sytuacji. Twój urlop w natłoku rzeczy, jakie mamy do zrobienia, spowoduje poważne turbulencje. Czy jest coś, co mogę zrobić, żebyś zmienił zdanie?”.

Natomiast koledzy Tymka z pracy, zamiast od razu zakładać, że to z kimś innym jest coś nie tak: „Przez niego mamy teraz piekło, z nikim się nie liczy”, mogliby odkryć, że tak naprawdę najistotniejsza jest dla nich zasada współpracy, i zastanowić się, jakie rozwiązanie zapewniłoby porozumienie pomiędzy nimi i Tymkiem. Mogliby mu powiedzieć: „Słuchaj, stary, z tego, co mówisz, wynika, że potrzebujesz jakiegoś rozwiązania, bo długo tak nie pociągniesz, ale może najpierw pogadamy i coś wspólnie wymyślimy, zanim trzaśniesz drzwiami i zostawisz nas na pastwę goniących terminów i niezadowolonego klienta”.

Razem, a nie osobno

Oczywiście gdyby wszyscy zachowywali się tak, jak powinni, żylibyśmy w pracowniczym raju. A jest inaczej. Warto jednak zwrócić uwagę, że którakolwiek z proponowanych zmian w sposobie porozumiewania się byłaby w stanie zatrzymać proces osądzania i dokopywania sobie w sytuacji, która i i tak nie przedstawiała się zbyt optymistycznie. Jako że tak się nie stało – uaktywniły się mechanizmy wzajemnej wrogości, powodujące mało konstruktywne zachowania. Każdy okopał się na swojej mało otwartej na potrzeby własne i innych pozycji.

Może się wydawać, że najbardziej poszkodowany był Tymek, ale po dokładniejszym przyjrzeniu się problemowi widać wyraźnie, że każdy wyszedł z tej potyczki poobijany: dyrektor stracił wydajnego pracownika, zespół – współpracownika, Tymek – pracę. A stało się tak dlatego, że pod wpływem emocji wszyscy zaczęli działać nawykowo, nie byli w stanie kierować się rozsądkiem i ulegli mechanizmowi powstawania złości. Zapomnieli, że są elementami tego samego systemu, i to, co nie służy jednemu z elementów, w konsekwencji osłabia wszystkie. Można zażartować, że gdyby członkowie zespołu (w końcu – informatycy) mieli rozpisany algorytm powstawania gniewu, byliby w stanie dotrzeć do swoich niezaspokojonych potrzeb (prawdziwych przyczyn frustracji) i przestać je mieszać z bodźcami wywołującymi złość (osądzanie siebie lub innych).

Skupianie się na bodźcach wywołujących gniew prowadzi zawsze do działań destruktywnych.
Skupienie się na potrzebach inspiruje do poszukiwania rozwiązań, zwiększa kreatywność i prowadzi do działań konstruktywnych. Żeby przyjąć ten drugi sposób postępowania, trzeba nauczyć się, że nie warto chować problemów pod dywan. Każdy może zainicjować takie podejście: „whatever the problem, be part of the solution” – jakikolwiek byłby problem, bądź częścią rozwiązania.

  1. Styl Życia

Pracownik objęty kwarantanną – co warto wiedzieć?

Fot. iStock
Fot. iStock
Podczas trwającej pandemii, często zdarza się, że pracownik, który miał kontakt z osobą chorą, skierowany zostaje przez odpowiednie służby do odbycia kwarantanny. Z sytuacją tego typu na tak dużą skalę jeszcze nigdy nie mieliśmy do czynienia, dlatego wiele kwestii budzi wątpliwości zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika.

Obowiązek poinformowania pracodawcy o objęciu kwarantanną

W obecnej sytuacji informacja o objęciu pracownika izolacją, kwarantanną lub izolacją domową przekazywana jest pracodawcy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jest ona udostępniana bezpłatnie na profilu informacyjnym płatnika składek. Niezależnie od tego pracownik zobowiązany jest do powiadomienia pracodawcy o przyczynach swojej nieobecności. Może to zrobić, np. telefonicznie. Termin, w jakim powinien to zrobić zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, to dwa dni. Jeśli pracownik nie dopełni tego obowiązku w terminie, pracodawca może ukarać go np. upomnieniem. Niekiedy tego typu zaniedbania wynikają po prostu z niewiedzy pracownika, ponieważ tego typu sytuacje są stosunkowo nowym zjawiskiem.

Zwolnienie pracownika podczas kwarantanny

Nieobecność pracownika z powodu kwarantanny, jest nieobecnością usprawiedliwioną, dlatego w czasie jej trwania podlega on ochronie przed wypowiedzeniem umowy o pracę oraz przed wypowiedzeniem zmieniającym. Jeśli jednak podczas nieobecności pracownika pracodawca stwierdzi rażące zaniedbania w wykonywaniu przez niego obowiązków, może zastosować dyscyplinarny tryb rozwiązania umowy o pracę. Przypominamy jednak, że wypowiedzenie dyscyplinarne jest możliwe tylko wówczas, gdy naruszenie obowiązków pracowniczych było bardzo poważne i nie upłynął więcej niż miesiąc od chwili ich ujawnienia przez pracodawcę.

Czy można udzielić urlopu wypoczynkowemu pracownikowi na kwarantannie?

Jeśli pracownik, który przebywa na kwarantannie, jest zdrowy, a pracodawca zlecił mu na czas izolacji pracę zdalną, oznacza to, że za czas ten przysługuje mu wynagrodzenia za pracę, a nie świadczenie chorobowe. W takiej sytuacji należy traktować osobę zatrudnioną tak, jakby wykonywała swoje normalne obowiązki służbowe, w związku z tym przysługuje mu prawo do urlopu wypoczynkowego.

Biuro rachunkowe Efekta świadczy usługi księgowe oraz obsługę kadrową dla mikro, małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Nasz zespół tworzą spadziści doskonale znający polskie prawo podatkowe. Zawsze chętnie odpowiadamy na pytania naszych klientów i pomagamy wybrać najlepsze w danej sytuacji rozwiązanie. Zapraszamy do współpracy. Więcej informacji o naszych usługach znajdziesz na naszej stronie www.