1. Fakty
Opisz fakty dotyczące zachowania rozmówcy, do których się odnosisz:
W ciągu ostatnich sześciu tygodni trzy razy przekazałaś mi tygodniowy raport z dwu- i trzydniowym opóźnieniem.
2. Skutki zaistniałych faktów
Wskaż następstwa wystąpienia faktów, o których mówisz:
Przez to trzy razy musiałam pracować po godzinach, a wcześniej miałam „puste przebiegi”, czekając na dane od ciebie. Takie sytuacje to dla mnie dyskomfort i niepotrzebny stres.
3. Odniesienie do zasad, przepisów, umów, ustaleń
Wskaż, jaka jest formalna podstawa twojej prośby o zmianę zachowania:
Mamy jasno ustalone terminy przekazywania przez ciebie raportów.
4. Prośba o działanie lub zaprzestanie działania.
Powiedz, co w związku z powyższym chcesz, żeby rozmówca zrobił lub przestał robić, i sprawdź, czy jest to w stanie zrobić:
Dlatego chcę, żeby podjąć działania, które zapobiegną powtarzaniu się tych sytuacji w przyszłości. Czy jesteś w stanie sama temu zapobiec, czy może jest coś, co wymaga ponownego przeanalizowania i jakichś zmian, które umożliwią ci terminowe przekazywanie raportów?
W zależności od odpowiedzi, jakiej udzieli rozmówca, możesz zareagować na kilka sposobów:
Odpowiedź TAK: wyraź zaufanie, że sytuacja się poprawi, i zakończ rozmowę.
Jeśli usłyszysz: Tak, jestem w stanie sama zadbać o to, by sytuacja się nie powtórzyła – twoja odpowiedź może brzmieć: Cieszę się i ufam, że tak będzie.
Odpowiedź POTRZEBUJĘ WSPARCIA: podpowiedz, co może zrobić twój rozmówca, i zaproponuj swoją ewentualną pomoc w rozwiązaniu problemu.
Jeśli usłyszysz: Widzę, że sama nie dam rady tego rozwiązać, bo mam inne obowiązki, które czasami mi nie pozwalają przekazywać tych raportów terminowo – twoja odpowiedź może brzmieć: To może umówisz nas razem z szefową, żebyśmy wspólnie przemyślały, jak to zmienić? Chętnie się włączę w rozwiązanie tego problemu.
Odpowiedź NIE lub brak jednoznacznej odpowiedzi: opisz konsekwencje braku zmiany.
Jeśli usłyszysz coś, co wskazuje na to, że rozmówca raczej nie ma zamiaru z tobą współpracować przy rozwiązywaniu problemu, na przykład: Ojej, nie przesadzaj z tą terminowością, albo: Wszyscy czasami robimy coś po godzinach i nikt nie robi z tego afery, albo jakąś inną wymijającą odpowiedź – twoja odpowiedź powinna zapowiadać, jakie działania podejmiesz, jeśli nic się nie zmieni:
Jeżeli to znowu się powtórzy, to umówię nasze wspólne spotkanie z szefową, żeby znaleźć jakieś rozwiązanie wspólnymi siłami, bo nie jestem skłonna zaakceptować takiej sytuacji na stałe.